El diseño de reuniones y eventos está entrando en una era disruptiva. Se ha pasado de situar el centro de atención en el escenario -lo que daba como resultado reuniones pasivas y estáticas-, a diseñar experiencias interactivas y participativas.
¿Por qué? Por un lado, sabemos –como demuestra la pirámide de aprendizaje– que sólo recordamos entre el 5 y el 20% de un nuevo conocimiento que hemos leído o que nos lo han contado. Pero si aprendemos algo discutiéndolo, poniéndolo en práctica o enseñándoselo a otros, retenemos entre el 50 y el 90% del total, y lo recordamos durante más tiempo.
De ahí que el diseño de eventos participativos, aquél en el que el público opina y comparte información, sea una tendencia en alza. En este blog ya hablamos de técnicas para ayudar a tus asistentes a levantarse de la silla y compartir su conocimiento.
Pero no es suficiente con aplicar unas metodologías. El proceso para que tus asistentes interactúen afecta a todo el diseño del evento (antes, durante y después). Apunta estas ideas:
- Conoce a tu audiencia. El primer paso para incentivar su participación es saber quiénes son tus invitados, dónde están, qué canales utilizan para recibir información, si están (o no) y si utilizan las redes sociales… Así sabrás mejor qué tipo de mensajes y qué tono comunicativo son más adecuados para dirigirte a ellos.
- Di ‘hasta luego’ a la teoría y ‘hola’ a la práctica. ¿Por qué los profesionales continúan acudiendo a eventos, si -en muchos casos- pueden seguirlo desde su casa u oficina por streaming? Porque buscan experiencias. Así que olvídate de conferencias basadas en un “Power Point” e incluye sesiones prácticas y actividades dinámicas, en las que la audiencia interactúe.
- Construye una historia para tu evento. Aprovecha la fuerza del storytelling para captar la atención y las emociones de tus invitados. Si se ven reflejados en la historia que está detrás del programa, seguro que se involucran más a lo largo de toda la reunión.
- Ten en cuenta que desean. ¿Cómo? Preguntando antes de diseñar el evento: qué tipo de contenido quieren ver, qué sí y que no esperan de esta reunión. Si ya se celebraron ediciones anteriores del mismo evento, será muy útil conocer la opinión de los que asistieron en su día para mejorar los puntos débiles y potenciar aquello que más atrajo la atención del público.
- Cuentas con ellos: díselo. Desde el inicio del evento, comunica -a través del presentador o de los ponentes- qué oportunidades de participación tendrán: si habrá discusiones abiertas, encuestas, grupos de trabajo, etc.
- Busca espacios innovadores. El espacio que eliges influye en tus invitados. Su creatividad y productividad pueden verse estimuladas por un lugar inspirador. Por eso debes encontrar un lugar de reuniones que te ofrezca espacios flexibles, que faciliten el networking y que ofrezcan las últimas tecnologías.En NH Hotel Group nos centramos en crear eventos que inspiren y dejen huella con el fin de garantizar tu éxito. Nuestros hoteles están equipados con tecnología punta y pionera que te permitirá crear eventos impactantes y memorables, así como reuniones de alto rendimiento. Revoluciona tus reuniones de negocio consiguiendo un mayor nivel de involucración de tus clientes y empleados.
- Incentiva su participación. Puedes premiar la actividad del público dando regalos, organizando sorteos de los productos o servicios de tus patrocinadores… A veces cualquier tipo de estímulo externo, por pequeño que sea, activa la motivación de cualquier persona.
- Extiende la conversación. Las redes sociales, webinars, reuniones informales… sirven como altavoz de las ideas de los participantes. En Twitter asegúrate de crear un hashtag único antes del evento, con el fin de unificar la conversación. Y retuitea las mejores ideas, responde si preguntan directamente a la organización del evento alguna cuestión, ya sean quejas o agradecimientos… Otra forma de alimentar la conversación es creando contenido post-evento, como vídeos con los speakers o artículos que resuman las mejores ideas.
Ya sabes que el intercambio de información e ideas entre los participantes es una de las razones de la existencia de eventos y reuniones. Y hay muchas formas de lograr que tus invitados interactúen. Eso sí, no dudes en integrar estas ideas desde el principio la próxima vez que te enfrentes al diseño de un evento.
