User Pro Ago 06, 2019
Ambientado a principios del siglo XX en una mansión de ficción situada en Inglaterra, ‘Downton Abbey’ es un drama de época que se ha convertido en un éxito televisivo. Hace 5 años que se estrenó y en 2019 llega a su fin, en esta ocasión en la gran pantalla. Hace tiempo que no vemos regularmente a los miembros del reparto, pero… ¿cómo podríamos olvidarnos de la encantadora franqueza de Violet Crawly, interpretada por Maggie Smith, por no mencionar al entrañable mayordomo Charles Carson, interpretado por Jim Carter, o a la sabia ama de llaves, la señora Hughes?
Carson y la señora Hugues son parte del personal que se encarga del mantenimiento de esta enorme mansión y son los responsables de supervisar la actividad del resto del personal para asegurarse de que todo esté en orden.
¿Has pensado alguna vez en todos los detalles que hay que tener en cuenta entre bastidores para mantener y hacer que luzca convenientemente una mansión tan grande como la de Downton Abbey?
Asumir la responsabilidad
Siempre es imprescindible que haya un líder durante todas las etapas de un evento. Recibiendo los invitados a su llegada, supervisando la cocina o coordinando todo lo que sucede, es necesario que alguien se asegure de que todo está funcionando sin problemas y de manera eficiente.
Al igual que le sucede al mayordomo o al ama de llaves, es probable que tú o la persona designada para ello tengan que estar presentes para dar la bienvenida a todos los asistentes de manera que todos sean recibidos correctamente según acceden al venue.
Estas son las personas que se hacen responsables de los procedimientos y que deben estar a disposición de los otros miembros del equipo o incluso de los asistentes para responder cualquier duda o pregunta. Esto significa que tú, o “el mayordomo” designado, debéis cumplir con todos los requerimientos del programa del evento, conocer quién está llegando y en qué momento, coordinar los horarios de todos los implicados y, si es posible, tener todas las respuestas a las preguntas que puedan surgir.
El protocolo en la práctica
Como organizador de evento sabes que es esencial que siempre exista un protocolo para emergencias y que todos los miembros del equipo estén al corriente de sus detalles. Esto incluye al cliente y a sus propios equipos, de manera que todos estén alineados en caso de que haga falta utilizarlo. Los fans de ‘Downton Abbey’ saben que los personajes que trabajan en la mansión tienen esto grabado en sus corazones.
¿Quién es el responsable de todo el procedimiento?
¿Están operativos los sistemas de alarma?
¿Dónde están las salidas de emergencia?
¿Hay un punto de reunión designado?
¿Quién está a cargo de supervisar a todos?
Estas son solo algunas de las preguntas que deben de tenerse en cuenta al considerar un protocolo de evacuación o un plan de primeros auxilios y seguridad.
Pero no todos los protocolos tienen que estar relacionados con una emergencia. Tal vez el que te toque enfrentar sea la llegada de ciertos asistentes VIP, o acaso asegurarte de que el ambiente de tu evento es el que tenías planificado.
Cualquiera que sea tu protocolo, debes asegurarte de que todo está en su debido lugar y de que tu equipo está familiarizado con él.
Cambio de habitación, cambio de ánimo
Para que a energía de un evento fluya como te gustaría es fundamental jugar con las distintas atmósferas del espacio del evento.
Desde el salón de bienvenida hasta la sala principal, pasando por los refrigerios y un área para conversar despreocupadamente, es importante que tengas una idea de cuál es la función que cumplen las diferentes áreas del espacio que hayas escogido.
Al igual que en una mansión señorial, los asistentes se trasladan de una sala a otra según las distintas etapas de la jornada, como ya hemos dicho, para mantener el flujo adecuado de la energía del evento.
Si tu evento cuenta con ponentes que han preparado discursos con mucha información, entonces lo recomendable es que incluyas un número adecuado de pausas para que los asistentes puedan estirar las piernas y regresar con la mente clara, listos para aprender y compartir.
Cuenta con ‘Downton Abbey ‘
Así que, seas o no fan de ‘Downton Abbey’, no puedes negar que hay muchas semejanzas en la forma en que funciona el mundo de MICE. ¿No te parece? Pues bien, te proponemos que te tomes tu tiempo para disfrutar esta icónica serie televisiva y te inspires en ella para sacar ideas para tu próximo evento.
En cuanto a nosotros, ¿hay algo que podamos hacer por ti? Cuéntanos cuáles son tus proyectos y haremos todo lo posible por ayudarte.
