User Pro Nov 24, 2017
Como es de esperar, cuanto más pequeña sea la lista de asistentes más deberás implicarte. Incluso si eres un organizador que disfruta involucrándose en el detalle del día a día sin importar cuánta gente acuda. Un número reducido de invitados te mantendrá ocupado con las minucias a un nivel muy personal. La opción de delegar es menos probable en este tipo de eventos, pudiendo prescindir de un nutrido equipo de apoyo para asumir todas las responsabilidades y cerciorarte de que todo sale a pedir de boca.
La importancia de tus comunicaciones a cada uno de tus asistentes no puede pasarse por alto. En el entorno más íntimo de una reunión o una sesión de brainstorming, tus invitados van a jugar un papel activo, cuanto más sepan, más fácil será el día y menos probabilidad habrá de que el estrés se apodere de ti. Asegúrate de que tienes el tema perfectamente definido, de que los objetivos de la reunión están preparados y de que todos los roles para las sesiones están explicados con anterioridad. Cuanto más te comuniques con todos aquellos involucrados, mejor será, y una vez consigas los detalles, transmíteselo a los delegados para que los cierren y aprueben. Esto también te permitirá despejar cualquier duda que puedan tener y contestar a sus preguntas.
Puede sonar algo contradictorio decir que tener los tiempos medidos en la duración de una reunión es vital, pero aumentar la flexibilidad de esos tiempos es igual de clave, y como con el organizador del evento, esto puede ser a veces tu mayor reto. En una gran conferencia, los ponentes probablemente terminen sus presentaciones conforme a lo acordado, y el público se moverá al siguiente tema. Aquí, sin embargo, mientras los invitados todavía necesitan sentir que hay una estructura en su día (los descansos tienen que programarse en el momento adecuado, y el cierre debe estar fijado para no interferir en cualquier plan tras el evento) existe una dinámica diferente. Reprimir una conversación productiva en su momento álgido o interrumpir un punto de negociación crucial puede hacer que el grupo no consiga sus objetivos, por lo que tener un margen de maniobra puede reducir algo de presión si mides el panorama general.
Hablando de breaks, no subestimes su valor para los objetivos de los pequeños eventos. La mayoría de la gente ya es consciente de que no son sólo momentos para tomar el aire, sino que bien hechos, pueden sumar la eficacia del día. El espacio asignado a menos personas puede a veces estar limitado, así que tendrás que pensar con creatividad. ¿Qué tipo de interacciones ayudarían al grupo? Quizás considerar espacios para mini reuniones en privado, o si es posible acondicionar algún rincón tranquilo para momentos de reflexión personal o un espacio al aire libre para despejar las ideas. Conociendo al grupo y los objetivos de la reunión, puedes generar un momento de relax especialmente productivo si usas toda esa información para organizar las sesiones previas a la pausa. Por supuesto, el catering que acompaña cualquier pausa también puede provocar más de una mirada de aprobación dirigida a ti.
El carácter de las sesiones previstas para el día, junto a las preferencias personales de los attendees, liderarán los requisitos tecnológicos de tu evento. Pizarras y proyectores pueden funcionar en un grupo pequeño, pero igual hay otros equipos alternativos que pueden beneficiarte. Las pizarras inteligentes, por ejemplo, pueden simplificar el apunte de las notas del brainstorming, mientras que una interacción fluida mediante videoconferencia permite contribuciones de otros que no pueden estar presentes en persona.
Las reuniones más pequeñas no tienen por qué exigirte el uso de tecnología de hologramas en 3D, aunque si quieres añadir un elemento de sorpresa para la ocasión, ¿por qué no aprovecharte de lo último en vídeo mapping para así reemplazar la imagen bidimensional de un prototipo o nuevo producto que se va a lanzar? La tecnología implementada no debe ser sólo un truco, sino que en su lugar puede ser otra forma de dejar una impresión duradera en tus invitados.
Como ya se ha dicho, conseguir la información apropiada para las personas clave te va a facilitar un evento más manejable, así como otros elementos que pueden ser utilizados en el proceso con antelación para hacer tu vida más sencilla. Elige el lugar, por ejemplo. La ciudad probablemente sea un conductor principal, pero intenta aprovecharte de los servicios tecnológicos. También revisa los servicios que el lugar elegido ofrece, por ejemplo, especialistas a tu disposición durante todo el día para manejar cualquier requisito o solucionar cualquier problema, de nuevo siempre dejando que te centres en tus attendees.
Los grandes eventos probablemente vengan con desafíos más obvios para el organizador, sin embargo, puede existir una sensación real de intimidad en eventos más pequeños que te provocan una capa añadida de examen. La planificación, la comunicación y una cuidadosa implantación podrán asegurarte que estarás a la altura de la prueba.
