User Pro Nov 15, 2018
Puede que tengas que reunirte con cliente para cerrar algunos detalles, o que tengas que visitar un salón que quizá elijas para tu próximo evento. En cualquier caso, ir de un lado a otro es el día a día de un organizador de eventos. Ser eficiente y centrarte en lo importante mientras estás fuera de la oficina es una habilidad que no tiene precio. Por eso, te damos algunos trucos para que puedas conseguirlo.
Recuerda que, aunque no estés físicamente, estás trabajando. Es importante que todas las personas con las que trabajas sepan esto, ya que seguramente los emails seguirán llegando a tu bandeja de entrada. Programa una respuesta automática explicando que estás fuera de la oficina, indica una persona de contacto alternativa y aclara que contestarás a los mensajes lo antes posible. Procura que no sea un mensaje estándar: añádele tu toque creativo adelantándote a lo que puedas recibir mientras no estés en la oficina. También puedes aprovechar la ocasión para redirigir a tus interlocutores hacia tu newsletter o hacia una página de suscripción. Si te atreves, incluso puedes convertirlo en una oportunidad para compartir tus perfiles de redes sociales y hacer networking.
Estás de viaje, así que vas a necesitar equipaje. Haz la maleta con cabeza y piensa por adelantado cómo es tu viaje y qué puedes necesitar. Tanto si viajas por carretera, como si vas en tren o en avión, te recomendamos elegir siempre maletas de buena calidad para llevar tus pertenencias: es importante que tu equipaje llegue sano y salvo al destino. Piensa en lo que necesitas llevar e invierte en el kit que más te convenga. ¡No te vas a arrepentir!
Elige una maleta con ruedas si tienes que llevar mucho equipaje (o que incluya dispositivos pesados como ordenadores portátiles); tus hombros y tu espalda lo van a agradecer. Otra opción, si solo llevas lo indispensable, es hacer uso de una mochila.
Revisa la predicción meteorológica con tiempo. De esta forma podrás asegurarte de llevar la ropa adecuada para el viaje. Elige prendas versátiles para poder reutilizarlas con diferentes combinaciones y para ocasiones diversas. ¡Tampoco te olvides de tu neceser! Revisa las normas de la aerolínea, sobre todo si no piensas facturar el equipaje, ya que es posible que no puedas llevar botellas de más de 100 ml.
Cuando estés haciendo la maleta, recuerda poner los pantalones, jerséis y zapatos en el fondo. Coloca encima las prendas más ligeras (vestidos, faldas o blusas). Si llevas ropa que no se suele arrugar, como los vaqueros o las camisetas, puedes enrollarlas para que ocupen menos espacio.
Estamos en 2018, así que la cuestión no es si usar o no la tecnología durante tu viaje, sino qué dispositivos tecnológicos llevar y para qué te van a resultar útiles. Tu teléfono móvil te ayudará a gestionar muchas de tus necesidades, así que asegúrate de que le estás sacando el máximo partido. El trabajo en remoto es fundamental hoy en día, sobre todo en un sector como el de las reuniones y eventos. Asegúrate de tener aplicaciones útiles para todo lo que puedas necesitar.
Algunas interesantes son Tripl o TripCase. Con ellas te será mucho más fácil gestionar reuniones o reservas de viajes, restaurantes, etc. Si lo que quieres es ser todavía más organizado, con Todolist te asegurarás de no olvidar ninguna tarea, por pequeña que sea. Y, aunque vivimos en un mundo conectado por las redes Wi-Fi, debes estar preparado para acceder a tus documentos, aunque no tengas conexión a internet. Súbelos todos a Google Drive, One Drive o Dropbox y quédate tranquilo: cuando vuelvas a tener internet, todo estará perfectamente sincronizado.
Por supuesto, los dispositivos modernos requieren de recargas de baterías, así que lleva siempre contigo un cargador y una batería portátil… ¡Y no te olvides de tus auriculares!
¿A qué hora prefieres comer? ¿Tienes una rutina sobre cuándo y dónde cenar? Cuando tus reuniones son fuera, es importante que busques una buena alternativa. Planifica el día y encuentra un lugar adecuado para cargar tus baterías. Lo ideal es poder organizar una comida o una cena pero, si no se da la oportunidad, te recomendamos que ubiques los lugares en los que puedas tomar un tentempié rápido. Además, puedes llevar algunos aperitivos saludables contigo para conseguir ese extra de energía que necesitan tu cuerpo y mente cuando hay que rendir al máximo.
No subestimes el poder de un buen descanso. Intenta descansar todo lo que puedas y aprovecha cualquier lugar que se preste. Por ejemplo, una pequeña siesta en el avión o en el tren puede ayudarte a reponer fuerzas y estar al 100% para tu próxima reunión.
En cualquier viaje de negocios hay ratos libres que puedes aprovechar con cualquier plan. Por ejemplo, puedes ver a otros clientes y confirmar ponentes, o puedes ponerte al día con las noticias del sector y actualizar tus redes sociales. Recuerda que estos ratos también pueden servirte para reflexionar o para pensar en nuevas ideas creativas para tu evento.
Cada organizador de eventos aprecia la importancia del tiempo, y para ser productivo cuando se está fuera de la oficina es necesario maximizar cada precioso minuto antes del gran día. Como una vez dijo el empresario Peter Drucker, “la eficiencia es hacer las cosas bien; la efectividad es hacer lo correcto”. Ambas son claves para el éxito.
