Meetings Blog Mai 10, 2017
Cette date entourée en rouge sur le calendrier est enfin arrivée et les soucis commencent dès le début de la journée : un vol retardé, des embouteillages… certains vous prennent même au dépourvu, étant totalement imprévisibles. Et vous savez mieux que quiconque que vous devez être prêt à surmonter tout obstacle imprévu en un temps record, à résoudre mille petits problèmes et à trouver la meilleure solution pour éviter une crise. Suivez ces conseils et ne laissez rien qui puisse s’interposer entre vous et le succès total de votre événement !
Veillez à ce que rien ne puisse empêcher le succès total de votre événement.
Des centaines de choses peuvent éventuellement perturber le bon déroulement d’un événement. La plupart du temps, une réaction immédiate des organisateurs peut éviter que quelque chose de rapidement réparable devienne un problème qui gâche l’événement ou vous force à en annuler une partie. Il vous faut en effet un plan d’action si votre intervenant vedette tombe soudainement malade, s’il est en retard ou ne se présente pas du tout. Un autre problème courant : l’intervenant oublie la clé USB sur laquelle il a enregistré sa présentation. Prévoyez suffisamment de temps pour mettre en place un plan de crise et envoyez-le à toute votre équipe.
Quelques points à inclure :
Il est vital que toute votre équipe connaisse la hiérarchie de votre organisation et sache à qui s’adresser en cas d’imprévu. Il est aussi important que vous réduisiez le nombre de personnes à prévenir quand quelque chose ne va pas.
Voici un exemple : supposons qu’il y a un changement dans l’emploi du temps et que vous devez avancer le déjeuner d’une heure. À ce moment, il est vital que vous sachiez qui appeler. Pour les événements organisés chez NH Hotel Group, vous aurez toujours une personne de confiance disponible qui pourra trouver rapidement une solution adaptée à vos besoins. Plus la communication sera directe, plus les solutions seront rapidement trouvées, et plus votre événement sera vite remis sur les rails.
Quelques minutes sont parfois décisives pour résoudre une crise lors d’un événement et les technologies d’aujourd’hui peuvent parfois réduire le temps nécessaire de manière drastique. Les téléphones portables, les tablettes et intercoms permettent de faire circuler l’information entre tous les membres de l’équipe et constituent un excellent investissement.
Si vous avez invité des journalistes ou des photographes, il est essentiel de les informer à l’avance du plan de déroulement de l’événement. Cela leur facilite le travail et leur permet de mieux couvrir l’événement. Il est judicieux, par exemple, de laisser un certain nombre de places pour la presse et de réserver une plage horaire pour une séance photo ou pour des interviews avec les principaux intervenants.
Et si un problème se présente, vous devrez redoubler vos efforts pour le résoudre. En outre, vous devez l’avoir déjà anticipé et avoir prévu un plan de communication pour tout scénario de crise. Préparez des déclarations écrites et approuvées avec les communiqués de presse, avec des commentaires génériques à diffuser dès que possible. Maintenir les journalistes informés vous permet de contrôler l’information et de détourner plus facilement toute attention négative de l’événement lui-même.
Pour revenir à l’éventualité où votre intervenant vedette ne se présente pas, nous avons évoqué le besoin d’avoir une solution prête pour garantir le bon déroulement de l’événement, et vous devez aussi avoir un plan de communication préparé pour que cette absence ne devienne pas une source de rumeurs qui détourne l’attention de l’événement.
En résumé, il est vital de prendre le temps de créer un plan de gestion de crise et de l’envoyer à tous les membres de l’équipe. Investissez dans des solutions technologiques pour garder tout le monde connecté et, si possible, faites des exercices d’entraînement à l’avance. Avec ces conseils, vous pourrez faire face à tous les imprévus et vous éviterez de vous retrouver avec une crise sur les bras.
