Meetings Blog Juin 01, 2018
Organiser une réunion ou un événement n’est pas de tout repos. Entre le choix des couleurs, le design des invitations et les options de restauration, de nombreuses décisions doivent être prises. Cependant, avant de vous lancer dans les détails, vous devez trouver le lieu idéal pour accueillir votre événement. Mais comment faire les bons choix lorsqu’une myriade d’options vous est présentée ? Nous avons identifié huit étapes pour vous aider à simplifier vos recherches et trouver facilement le lieu idéal pour votre événement. Vous nous remercierez plus tard !
La plupart des spécialistes de l’événementiel ont une bonne idée du budget qui leur est alloué pour organiser leur événement. Connaître votre enveloppe vous permet de définir des critères de recherche plus précis pour savoir quels lieux sont envisageables. Toutefois, si vous ne savez pas quelle est votre marge de manœuvre financière, recherchez des événements similaires au vôtre sur Internet pour vous faire une idée des coûts qu’ils ont engendrés.
Il existe un certain nombre de choses dont votre événement ne peut se passer. Par exemple, si vous organisez une conférence, il vous faudra une estrade, des projecteurs et un écran. Dans le cadre d’un événement pour le secteur de l’automobile, vous devrez opter pour un espace suffisamment spacieux pour accueillir des véhicules dans un lieu situé à proximité de stations de lavage et d’une bretelle d’autoroute. Certains des hôtels de la marque NH sont équipés de technologies de pointe, comme des écrans incurvés, des appareils LED et des chambres intelligentes. Les options de restauration ne sont également pas à prendre à la légère. Dressez donc la liste de tous les éléments qui vous semblent indispensables pour que votre événement se déroule comme sur des roulettes et ait le succès escompté. En parallèle, notez toutes les choses qui ne sont pas essentielles et sur lesquelles vous êtes prêt à faire des compromis. Vous serez surpris de toute l’aide que peut vous apporter l’établissement que vous avez choisi pour réaliser votre vision !
S’il n’est évidemment pas nécessaire de connaître la vie personnelle de chacun de vos participants, il peut être utile de faire quelques recherches sur les personnes intéressées par votre événement ou celles qui y ont participé par le passé. En outre, connaître votre public cible et savoir combien de personnes comptent se joindre à vous vous permettra de choisir un lieu adapté tant en termes d’espace que de style et d’ambiance. Si vous pensez que le lieu qui vous a tapé dans l’œil n’est pas assez grand, pensez à demander s’il dispose d’annexes ou de salles supplémentaires.
Connaissez-vous déjà la date de votre événement ? Dans certains cas, la date choisie peut coïncider avec d’autres événements ou dépendre de facteurs externes. Toutefois, si vous avez la possibilité de faire preuve de plus de flexibilité, gardez les quelques conseils suivants à l’esprit. Commencez par tenir compte de la date d’événements similaires ou concurrents pour éviter de poser un dilemme aux personnes qui pourraient vouloir y participer. Vérifiez également si des festivals ou d’autres événements locaux ne se tiennent pas le même jour afin de vous assurer que vos participants potentiels ne sont pas déjà occupés. Enfin, tenez compte de la météo. S’il fait froid, pensez aux options de chauffage ; s’il fait chaud, installez des ventilateurs, un système de climatisation et des brumisateurs.
Il se peut que les participants à votre événement souhaitent explorer les environs pendant leur temps libre. Vous devez donc vous familiariser avec la ville que vous envisagez de choisir pour vous assurer qu’elle convient à votre événement et à ses participants. Est-elle accueillante ? Que pensent les habitants de votre secteur d’activité ou de votre marque ? Y a-t-il des événements culturels ou des activités auxquels vos invités pourraient participer ? Quelles sont les options de transport disponibles ? Le lieu de l’événement est-il suffisamment pratique et accessible ? Gardez ces quelques questions à l’esprit lors du choix de votre lieu. Si vous optez pour un établissement NH Hotel Group, n’hésitez pas à demander la création d’un site Web personnalisé pour votre réunion ou événement. Cette prestation gratuite permettra à vos participants de réserver leur chambre et d’avoir accès à toutes les informations importantes au sujet de votre événement (planning, documents, transports, etc.).
Trouver le lieu idéal n’est pas chose aisée, mais connaître les caractéristiques de différents établissements peut vous aider à faire le bon choix. Cherchez donc à savoir combien de personnes les lieux que vous avez dans le viseur peuvent accueillir, à quoi ressemblent leurs salles de réunion, s’ils disposent d’équipements technologiques et audiovisuels ainsi que d’un parking, combien de chambres peuvent être réservées ou encore quelles sont leurs options de restauration. Dressez la liste de tous les critères auxquels le lieu de votre événement doit répondre pour vous assurer de ne passer à côté d’aucun élément important, puis comparez les caractéristiques de chacune de vos options avec votre liste d’indispensables. NH Hotel Group met à votre disposition son 3D Meeting Planner Virtual Planner® , un outil qui vous permet de connaître les dimensions d’un espace donné, d’obtenir un aperçu 3D de chaque pièce et de tester plusieurs dispositions et perspectives pour vous aider à planifier au mieux votre événement.
Dressez une liste des lieux qui vous intéressent et, si possible, visitez chacun d’entre eux. Il n’y a rien de mieux que se rendre sur place pour savoir si un espace convient à votre réunion ou événement, même si c’est bien souvent plus facile à dire qu’à faire. Si vous ne pouvez pas vous rendre sur place, planifiez un appel téléphonique ou vidéo avec un représentant du lieu qui vous intéresse pour en savoir plus et poser toutes les questions auxquelles vous n’avez pas trouvé réponse. Chez NH Hotel Group, nous vous accueillons avec plaisir pour organiser une visite. Pour ce faire, il vous suffit de prendre rendez-vous. Vous pouvez également utiliser notre 3D Meeting Planner Virtual Planner® pour découvrir notre espace de façon virtuelle.
Cette dernière étape est à prendre en compte dès le moment où il ne vous reste plus que quelques options sur votre liste de lieux potentiels. En effet, le service client proposé et le processus de réservation peuvent tout à fait faire pencher la balance. Puisque vous avez déjà beaucoup de pain sur la planche, il est important de choisir un lieu facile à réserver et dont les représentants sont à votre disposition pour répondre à vos questions ou vous aider à résoudre les problèmes que vous rencontrez.
En suivant ces huit étapes, nous sommes convaincus que vous trouverez le lieu idéal pour votre prochain événement ou réunion. Si vous optez pour un établissement NH Hotel, nous vous fournirons une check-list détaillée pour vous aider autant que possible à mener à bien votre mission. Alors, commencez dès maintenant à gagner du temps et organisez un événement au succès retentissant !
