Astuces pour le grand jour

C’est maintenant. Ce moment auquel tous ces mois de dur labeur et de patience ont abouti, le jour de l’événement ! Vous avez trouvé l’endroit idéal, vous avez organisé vos équipes, la restauration et les intervenants, le programme est parfaitement élaboré. Et maintenant ? Voici une liste de contrôle à garder en tête pour vous aider à offrir le meilleur service possible, et vous assurer que tous les efforts que vous avez déployés en préparation de cette journée, pour vous, pour votre client et pour les participants seront récompensés.

D’abord et avant tout, vous l’avez déjà entendu, mais vous allez le relire dès à présent : soyez toujours prêt. Voyez les conseils à suivre comme une sorte de mini guide de survie pour vos événements.

Avec un peu de chance, vous avez déjà pris les mesures nécessaires pour vous faciliter la vie ainsi que celle de vos invités, en mettant en place un site web personnalisé créé spécialement pour l’événement. Ce site a pour but de permettre à vos invités de trouver tout ce dont ils ont besoin en un seul et même endroit. C’est pour cette raison que nous avons créé le Site Web personnalisé, afin que les organisateurs de réunions ou d’événements dans nos établissements puissent disposer d’un moyen simple et rapide de partager l’ensemble des informations nécessaires.

Avant le jour de l’événement, il est essentiel de s’assurer que l’on est tout à fait prêt à parer à toute éventualité et de prendre les précautions qui s’imposent pour éviter que de petits aléas ne se transforment en problèmes plus importants. Vous pourriez mettre en place un kit d’outils pour l’événement qui comprendrait les éléments suivants :

Impressions supplémentaires :

• Listes essentielles : Bien qu’il soit courant de disposer d’un site web, d’une application mobile, d’essayer de réduire l’impact de l’utilisation des ressources, ou même de vous appuyer sur vos ordinateurs ou téléphones pour les listes de participants et le déroulement des opérations, vous n’êtes jamais à l’abri d’un problème technique.
• Bannières et signalétiques : Imprimez toute la signalétique avant le début de l’événement, en particulier si des impressions couleur sont nécessaires. Faites quelques copies supplémentaires au cas où.
• Badges et étiquettes : Procurez-vous une imprimante portable conçue à cet effet ou équipez-vous de cartes pré-imprimées et de cartes avec des espaces vierges pour les participants non prévus.

Autres éléments essentiels :

• Stylos, post-it, ruban adhésif, bloc-notes, ciseaux.
• Cadeaux pour les intervenants, les VIP, les clients.
• Kit de premiers secours, écran solaire.
• Ordinateurs portables, téléphones, chargeurs.
• USB de sauvegarde contenant tous les documents de l’événement formatés et prêts à être imprimés.

Maintenant que vous êtes prêt et que vous disposez des outils nécessaires pour éviter la plupart des imprévus et des impondérables, examinons ce qu’il faut prendre en compte le jour même de l’événement. N’oubliez pas qu’un expert NH est à votre disposition pour répondre à vos questions, vous rassurer, vous aider en cas de changements de configuration, etc.

Alors quels sont les éléments à prévoir ?

Au moment de l’arrivée :

• Une visite des lieux pour que vous sachiez exactement où tout doit se trouver : L’endroit où le personnel prend ses pauses et où les orateurs patientent. Vérifier que les toilettes sont en bon état de fonctionnement et approvisionnés. Entrées et sorties.
• Un aperçu du déroulement de la journée : orateurs, heures des repas, rotation du personnel, circulation des participants.
• Le vestiaire doit être stratégiquement placé de manière à ce qu’il soit utilisé avant l’inscription, mais qu’il ne soit pas la première chose que l’on voit. Veillez à ce que son positionnement n’interrompe pas le flux des déplacements et ne crée pas de files d’attente.
• La signalisation doit être placée juste après la visite initiale. Cela vous permettra d’avoir une idée des meilleurs endroits où placer les panneaux et les indications afin qu’ils soient faciles à voir, qu’ils aient un sens et qu’ils contribuent à la fluidité du mouvement.
• Testez l’équipement audiovisuel afin d’éviter tout problème embarrassant, y compris les projecteurs, les appareils sans fil, la connexion à Internet et le positionnement de l’éclairage. Testez tout cela à votre arrivée, familiarisez-vous avec l’opérateur et recommencez ultérieurement.
• Préparez les interventions Préparez également des bouteilles d’eau pour les orateurs. Mettez en place les décorations ou bannières requises, le cas échéant. Sachez où se trouvent les micros et placez-les à un endroit aisément accessible.
• Vérifiez les services de traiteur et assurez-vous que les régimes alimentaires spécifiques ont bien été pris en compte. Si nécessaire, demandez à votre expert NH de faire une visite guidée avec le personnel de restauration et procurez à celui-ci toutes les informations essentielles dont il pourrait avoir besoin.
• Mettez en place la table d’inscription et préparez les badges nominatifs. Il faut que vous connaissiez l’emplacement des imprimés supplémentaires, des badges de rechange et des trousses de premiers secours. La table d’inscription est parfaite pour cela.
• Les points de rassemblement d’urgence doivent être définis et un point de rassemblement de l’équipe doit également être déterminé.
• Préparez le photographe s’il y en a un, de façon à ce qu’il soit en mesure de prendre les meilleures photos au meilleur moment.

Encore une fois, comme nous l’avons vu plus haut, un grand nombre de ces points seront de fait entre les mains de l’expert NH affecté à votre projet, qui vous assistera dans toute la mesure de ses moyens.

L’événement est donc en marche et il n’y a plus qu’à suivre le mouvement à présent, c’est ça ? Pas exactement. Pas du tout, en réalité. Il va vous falloir être plus vigilant que jamais et prêt à répondre à plus de questions que vous ne l’auriez cru possible.

Quelles sont donc les tâches supplémentaires à envisager tout au long de la journée ?

• Accueillir les participants, en particulier les VIP, les intervenants et les sponsors.
• Assister les VIP, les intervenants et les sponsors est indispensable, en veillant à les prioriser en conséquence et de manière équitable.
• Prendre en charge les intervenants. À moins que vous ne le fassiez vous-même, désignez un collaborateur compétent pour guider et assister les intervenants, ainsi que pour leur fournir un micro.
• Gérer le flux des participants. Veiller à ce que les signaux appropriés soient donnés pour que les participants se déplacent vers et depuis la zone de l’événement selon les besoins, avant, après et pendant les pauses.
• La restauration est-elle prise en compte dans le programme de la journée ? Vérifiez que le personnel s’assure du respect des horaires. Une circulation constante de boissons est-elle requise ? Si oui, est-elle suivie ?
• En parlant de nourriture… N’oubliez pas de manger et de boire vous-même, en vous accordant de courtes pauses à des moments stratégiques tout au long de la journée.

Oh, et respirez ! L’événement est terminé, lesparticipants sont partis et le traiteur a rangé son matériel et pris congé. L’espace a été soigneusement nettoyé et tout a été rangé correctement. Les intervenants et les VIP ont été remerciés. Les photos ont été prises. Les enquêtes, les formulaires d’évaluation et les listes d’invités sont prêts à être analysés et étudiés. L’événement est réussi, il est temps de prendre une pause bien méritée.

Ces recommandations reflètent l’expérience de nos experts, les conseils prodigués par d’autres et des années d’essais et de perfectionnement. Bien entendu, il existe de nombreuses façons de concevoir, d’organiser et de mettre en œuvre un événement réussi et nous sommes toujours désireux d’apprendre.

Qu’en pensez-vous ?

Vous vous dites probablement qu’on a oublié quelque chose… Quid de la liste de tâches post-événement ?

Affaire à suivre !