Meetings Blog Nov 14, 2019
Quand donnez-vous le meilleur de vous-même ? Il peut y avoir différentes réponses à cette question, mais le stress n’en est certainement pas une. Le stress fait partie intégrante de l’événementiel, mais rien de tel que cette sensation d’accomplissement quand vous cochez cette dernière case dans la liste des tâches de votre dernier succès et que vous repensez à quel point vous avez contrôlé la situation. Le parcours de l’organisation est bien parsemé de quelques embûches et tout ne s’est pas déroulé exactement comme prévu au départ, mais vous avez gardé la tête hors de l’eau tout au long du processus et, lorsque cela s’est avéré nécessaire, vous avez pu relâcher la pression. Peut-être avez-vous utilisé certains de nos conseils pour éliminer le stress…
Une question à la fois. Un problème à la fois. Certaines périodes de la vie d’un organisateur d’événements sont particulièrement impitoyables, surtout dans la phase de déroulement. Jongler entre les tâches que vous vous êtes fixées et celles du client et de toutes les personnes impliquées représente un véritable défi en soi ! Ajoutez à cela toutes les questions qui vous sont constamment adressées, parce que tout le monde sait que vous avez toutes les réponses, il est important d’accepter le fait que le cerveau a ses limites.
En gardant ceci à l’esprit, n’essayez pas de mémoriser toutes les informations. Prenez des notes, soit en utilisant un système efficace sur papier ou, plus vraisemblablement, un outil en ligne. Cela peut sembler un conseil très basique, mais si vous ne le faites pas régulièrement, l’excès d’informations peut vite vous submerger, auquel cas c’est l’adrénaline qui montera en flèche. Pas de recette magique ici, l’organisation est essentielle pendant tout le processus.
De nos jours, le nombre d’outils à la disposition des organisateurs d’événements semble infini. Avec les progrès constants de la technologie, tout est faisable à partir d’un site web ou d’une application, qu’il s’agisse de l’inscription des participants et du paiement ou de la promotion de l’événement et des interactions pendant son déroulement. Tout ça est génial, à condition de le gérer avec bon sens.
Avant de vous précipiter vers n’importe quel nouveau gadget que vous avez trouvé ou qu’on vous a recommandé, demandez-vous s’ils apporteront vraiment un plus à votre projet et à la réussite finale de l’événement. Ainsi, vous ne voudrez pas vous retrouver submergé par l’obligation de maintenir à jour plusieurs plateformes de réseaux sociaux si l’immense majorité de l’engagement passe par une seule d’entre elles. Comprendre votre public et vos objectifs peut vous aider à choisir les outils adéquats pour votre projet (sachant que la technologie n’est pas toujours la meilleure solution) tout en vous permettant de gagner du temps.
Ce titre fera peut-être lever plus d’un sourcil dans le milieu de l’événementiel. Nombreux sont ceux qui vous diront que faire du multitâche est le moyen de survivre à l’approche de l’événement et surtout pendant la journée même. Et cela est tout à fait exact, mais pour réduire la pression inévitable qui en découle, nous pouvons envisager différentes alternatives.
La phase de préparation nécessite certainement la plus grande attention afin d’attribuer suffisamment de temps à chacune des tâches qui doivent être effectuées. Il est prouvé que, globalement, l’efficacité est affectée négativement lorsqu’on essaye de faire plusieurs choses à la fois. Servez-vous donc de votre plus grande force : l’organisation. Établissez un parcours clair jusqu’à l’événement, précisant quand chaque étape doit être terminée, et respectez-le autant que possible. Le jour même, essayez de déléguer les responsabilités entre les ressources disponibles, notamment en attribuant des rôles au personnel du site, aux intervenants et même aux participants de manière subtile et attrayante. Ils apprécieront probablement cette implication supplémentaire tout en vous donnant une plus grande marge de manœuvre.
Vous êtes arrivé à la veille de votre événement et tout semble être bien en place. Pour vous préparer à une bonne nuit de sommeil, passez en revue virtuelle (ou réelle, si possible) toutes les étapes prévues. de la journée. Comment les participants vont-ils interagir ? À quoi ressemble le programme de votre intervenant invité ? Le flux de déroulement naturel que vous avez prévu est-il bien adapté à votre objectif ? Y a-t-il certains points sensibles que vous devez surveiller ?
En considérant ainsi toutes les questions et les difficultés qui sont susceptibles de se présenter, vous et votre équipe pouvez arriver le lendemain sur place en pleine forme, confiants et pleins d’optimisme. Il y aura toujours quelques surprises à gérer, mais le fait d’anticiper la plupart d’entre elles vous permettra de réagir aux imprévus avec une relative facilité.
Une bonne hygiène de vie est quelque chose que la plupart d’entre nous recherchent et l’un des nombreux avantages qui en découlent est le soulagement du stress. Cela peut sembler évident, mais toute occasion de se dégourdir les jambes et de respirer l’air frais au cours d’une journée de travail est un atout considérable. Si vous êtes plus actif, une petite séance d’entraînement à la salle ou un match de votre sport préféré sera encore plus bénéfique, pour votre respiration et pour relâcher la tension musculaire. Une alternative possible est la méditation, qui vous permet avec une simple pause quotidienne de 15 minutes de détendre votre esprit, faisant ainsi des merveilles pour soulager votre stress, vous pouvez également opter pour des thérapies par le mouvement comme le yoga ou le tai-chi. Et n’oubliez pas d’éviter les sucreries qui semblent toujours plus attirantes sous l’effet du stress, mais qui ne vous aident pas à le gérer. Un excellent moyen d’y parvenir est de laisser de la place pour la préparation de collations saines dans votre programme quotidien.
Un autre facteur de votre santé est lié à votre esprit. Alors que vous essayez de jongler avec toutes vos responsabilités, visant constamment la perfection, il arrive souvent que votre projet dévie de sa trajectoire. Oubliez le rêve impossible de la perfection. Bien évidemment, il y aura des problèmes en cours de route, il s’agit donc d’apprendre à les gérer lorsqu’ils surviennent. En acceptant que des problèmes de dernières minutes se présentent, et que quelques petits détails doivent s’y adapter, votre esprit sera, et restera, beaucoup plus détendu. Et bien-sûr, prévoyez toujours un plan B pour les aspects les plus importants de votre événement.
La communication est un aspect clé de l’organisation. Parlez avec vos partenaires, vos subordonnés, vos fournisseurs… Gardez constamment le contact avec eux et informez-les des moindres détails ou des nouveautés qui pourraient affecter leur travail.
Et développez vos compétences pour déléguer les tâches. Un vrai leader coordonne une équipe et fait confiance à ses collègues, des experts choisis pour chaque étape de l’événement. Gardez une vue globale de l’ensemble du processus, afin de pouvoir accorder une attention particulière à certaines questions qui pourraient nécessiter votre intervention.
Soyez positif. Un esprit ouvert et optimiste est toujours plus à même de trouver une solution ou de minimiser les conséquences d’un incident. Recherchez le soutien de votre famille et de vos amis : vos proches connaissent vos forces et vos faiblesses et peuvent trouver le meilleur moyen de vous encourager.
Des débutants du secteur aux professionnels chevronnés, le stress fait partie intégrante du métier d’organisateur d’événements. Mais en suivant nos conseils ci-dessus, vous pourrez, espérons-le, garder le contrôle de la situation. Chez NH Hotel Group, nous nous appuyons sur une équipe d’experts de l’événementiel, avec pour objectif de vous faciliter la vie. Alors contactez-nous, et vous sentirez vos épaules se détendre…
