NH Hotels Mai 30, 2023
Vous souhaitez organiser un événement ? Ça tombe bien, nous sommes là pour vous aider. Organiser une réception demande beaucoup de travail et de préparation ; nous avons donc élaboré cette check-list pour l’organisation d’un événement pour que vous et votre équipe restiez sur la bonne voie.
Pour quelle raison organisez-vous cet événement ? Cherchez-vous à informer votre public d’un sujet en particulier ? Souhaitez-vous lever des fonds ou sensibiliser vos invités à une cause ? Quel qu’il soit, votre objectif doit vous tenir à cœur. Votre passion doit sauter aux yeux de vos invités qui n’auront alors qu’une envie : vous apporter tout leur soutien.
En vous fixant un objectif, vous renforcez votre motivation et nourrissez votre inspiration. Munissez-vous d’une feuille de papier et d’un stylo, et répondez aux questions suivantes :
Si vous souhaitez ajouter d’autres questions à cette liste, n’hésitez pas à en prendre note.
Définir le budget d’un événement est l’un des aspects les plus importants du processus de planification et un point essentiel dans n’importe quelle check-list pour l’organisation d’un événement. Organiser un événement suppose des frais, et il est donc essentiel d’avoir une bonne idée du budget qui vous est alloué avant d’élaborer votre plan d’action.
Les coûts peuvent varier du tout au tout selon le type d’événement que vous organisez et fluctuent en fonction du nombre d’invités, du choix de lieu et de traiteur, de la décoration, du divertissement ou encore de l’éclairage. Ainsi, vous devrez adapter votre vision à votre budget, ce qui peut se traduire par un jeu de lumières moins sophistiqué ou un lieu de réception différent. Il est également vivement recommandé de mettre de l’argent de côté en cas d’urgence ou d’imprévu.
Le choix de la date de votre événement n’est pas à prendre à la légère. Assurez-vous qu’aucun autre grand rassemblement ne soit prévu à la date à laquelle vous souhaitez organiser votre événement, ni dans les environs. En effet, il pourrait non seulement y avoir des embouteillages et un nombre limité de ressources à votre disposition, mais vos invités pourraient également délaisser votre événement au profit d’un autre rassemblement. En outre, pensez à prendre en compte les jours fériés et les congés lors du choix de votre date.
Essayez de fixer une date le plus tôt possible pour que vous ayez assez de temps pour organiser votre événement, réserver les services de différents prestataires et prévenir vos invités qui pourront alors en prendre note dans leur calendrier. Pensez également à la météo : si votre réception a lieu en Espagne, évitez le mois d’août car il s’agit du mois le plus chaud de l’année dans cette région du monde.
Dans l’idéal, optez pour un lieu facilement accessible en transports en commun et qui dispose de places de parking. Commencez par fixer la date de votre événement avant de choisir le lieu de réception, et souvenez-vous : plus tôt vous connaissez la date, mieux c’est. Si un grand nombre de participants viennent de loin, vous pouvez opter pour un lieu à proximité de l’aéroport ou de leur hôtel.
Passons au lieu en lui-même : c’est toujours une bonne idée de comparer différents endroits et de négocier les prix à la baisse avant d’arrêter votre choix. Voici quelques questions de la plus haute importance à ajouter à votre check-list pour l’organisation d’un événement :
Si possible, entretenez-vous avec les membres du personnel du lieu de votre réception pour attester de leur professionnalisme. En effet, ce seront ces mêmes personnes qui seront chargées d’accueillir et d’interagir avec vos invités.
Il est temps d’établir votre liste de choses à faire et d’organiser une séance de brainstorming pour rassembler les idées des membres de votre équipe et vous assurer de prendre en compte votre budget, votre date et votre lieu de réception. En outre, gardez toujours cette liste à portée de main car une idée peut germer à tout moment. De cette manière, vous êtes assuré de ne rien oublier et de ne négliger aucun détail.
Une bonne check-list pour l’organisation d’un événement dédiée aux spécialistes de l’événementiel serait incomplète sans une section sur l’image de marque et le marketing. Couleurs, design, logo… commencez à penser aux différents éléments qui représenteront votre événement. Créez des affiches, une newsletter, des articles de blog, une page promotionnelle (sur Facebook ou Eventbrite, par exemple) ainsi qu’une page dédiée à votre rassemblement sur votre site Web pour permettre aux intéressés de s’y inscrire, et contactez d’autres entreprises pour leur demander de partager votre événement.
Si votre budget le permet, pensez à embaucher une équipe marketing. En effet, elle saura comment promouvoir votre événement et tirer le meilleur parti des applications de réseaux sociaux comme Facebook, Instagram et LinkedIn qui sont essentiels à la réussite de toute campagne marketing.
Une fois vos pages sur votre site Web et les différents réseaux sociaux créés, il est temps de faire la promotion de votre événement. Proposer un tarif pour les inscriptions anticipées est un excellent moyen d’encourager les membres de votre public cible d’acheter leur billet et de faire parler de votre événement. Cette stratégie vous permet également de vous faire une idée des personnes intéressées par votre événement et de ce qui fonctionne ou non en termes de marketing. Utilisez ces données pour ajuster votre stratégie en conséquence.
Pensez à envoyer des rappels et à promouvoir votre événement jusqu’au dernier moment. Encouragez vos invités à parler de votre événement avec leurs proches et collègues et demandez aux intervenants d’en faire part à leurs abonnés.
À chaque événement sa pléthore de permis et de licences à obtenir, et leurs spécificités varient d’un lieu à l’autre. En tant qu’organisateur, il vous incombe d’en connaître les bases. Voici donc un bref résumé des documents auxquels vous pourriez avoir affaire :
Il existe deux types de licences propres aux boissons alcoolisées : l’une pour servir des bière et l’autre pour servir des spiritueux. Si vous choisissez un lieu enregistré, ces licences devraient déjà exister. Autrement, vous devrez en faire la demande.
Les produits alimentaires sont soigneusement réglementés et doivent respecter un certain nombre de normes d’hygiène. Assurez-vous que le traiteur ou le restaurant auxquels vous faites appel disposent de tous les permis nécessaires.
Avez-vous l’intention d’organiser une soirée du Nouvel An ou un grand anniversaire ? Faites bien attention : les feux d’artifice sont interdits dans de nombreux endroits, et vous risquez de lourdes amendes si vous en tirer. Veillez donc à consulter la réglementation locale.
Si vous prévoyez un rassemblement public, assurez-vous d’obtenir un permis de construire avant d’ériger des tentes ou des gradins. Chaque structure devra également faire l’objet de vérifications par les pompiers pour des raisons de sécurité.
De nombreux lieux sont soumis à des règles strictes quant à leurs heures d’activité afin d’éviter autant que possible les nuisances de voisinage. Si le lieu que vous avez choisi ne dispose pas déjà des autorisations nécessaires, faites-en la demande.
Les demandes administratives prennent souvent du temps à aboutir. Ainsi, plus tôt vous vous y prenez, mieux c’est. Nous vous recommandons de vous rendre à la mairie de la commune dans laquelle vous organiser votre événement pour en savoir plus.
Une fois la partie logistique réglée, vous pouvez commencer à faire appel à différents intervenants et réfléchir aux activités que vous souhaitez proposer. Il s’agit en effet d’un bon moyen de stimuler l’engagement des participants et de leur donner un moyen d’apprendre à se connaître, de renforcer leurs liens et passer un bon moment.
Si vous ne savez pas quelles activités proposer, voici quelques
idées de divertissement pour événements professionnels.. Enfin, si vous avez l’intention de distribuer des stylos, des badges ou des carnets, assurez-vous de les commander à l’avance pour qu’il y en ait assez pour tout le monde.
Une fois les huit autres étapes terminées, il est temps de peaufiner les quelques détails restants.
Tous vos efforts sont sur le point de porter leurs fruits. Prenez une grande respiration, profitez du moment et interagissez avec vos invités. Une fois votre événement terminé, il vous restera quelques petites choses de votre check-list pour l’organisation d’un événement à compléter, comme vous féliciter pour avoir réussi à organiser une réception digne de ce nom.
Ensuite, envoyez un mot de remerciement à vos sponsors, vos intervenants ainsi qu’à toutes les personnes qui vous ont aidé de près ou de loin. Vérifiez ensuite votre budget et vos reçus. Enfin, faites part de la réussite de votre événement en envoyant des photos, des vidéos et les dernières informations à vos participants. En effet, il est crucial de rester en contact avec vos participants car il se peut que vous deviez à nouveau compter sur eux à l’avenir !
Télécharger la check-list pour l’organisation d’un événement et les organisateurs d’événements
