Meetings Blog Fév 21, 2019
Chaque année, les paillettes et le tapis rouge des Oscars sont suivis par des événements mémorables qu’aucune star ne veut manquer. En effet, tout le monde se souvient du somptueux décor de l’after party de Vanity Fair ou des cadeaux Gucci distribués lors de la soirée de Madonna. Mais alors, pourquoi ces événements sont-ils si populaires ? Quels en sont les secrets ? Quelles leçons pouvons-nous tirer de leur organisation pour les appliquer à nos propres événements, quelle qu’en soit la taille ou l’occasion ? Nous avons répondu à ces questions pour vous.
On parle encore aujourd’hui de la Corvette de Sharon Stone vendue aux enchères pour plus d’un million de dollars lors de la soirée d’Elton John ou de la proposition de Steven Tyler, chanteur d’Aerosmith, de séjourner dans sa maison d’Hawaï. De tels moments restent gravés dans les mémoires et donnent envie aux invités de revenir l’année suivante (et à ceux qui n’ont pas pu participer de ne surtout pas manquer la prochaine édition).
Lors de l’organisation de votre propre événement, pensez à la façon dont vous pouvez marquer l’esprit des participants au point qu’ils n’attendront qu’une chose : votre prochaine soirée. Pour ce faire, opter pour un lieu unique est un bon début. Couronnez ensuite le tout de prestations à couper le souffle. Ne négligez pas non plus le décor pour enflammer l’imagination des participants. Avez-vous prévu des jeux ou des activités pour les occuper tout au long de la soirée ? Quelles autres surprises pouvez-vous leur réserver ?
Bien souvent, l’after party des Oscars reflète la personnalité ou les convictions de la personne qui l’organise. Ainsi, les hôtes qui ont une cause qui leur tient particulièrement à cœur , comme lutter contre le dérèglement climatique, ont tendance à vouloir en faire la promotion lors de leur événement. Oubliez donc les assiettes et gobelets jetables, assurez-vous que les cadeaux que vous offrez ne sont pas superflus et ne finiront pas à la poubelle dès le lendemain, et faites en sorte que les restes de nourriture soient redistribués aux personnes dans le besoin.
Gardez toujours à l’esprit qui est l’hôte et quels sont les principaux objectifs de l’événement afin de tout mettre en œuvre pour donner vie à sa personnalité, son style et sa vision. La lutte contre le dérèglement climatique n’était qu’un exemple de thème parmi d’autres. En effet, votre événement peut être axé sur le glamour, les nouvelles technologies ou encore la nostalgie. Assurez-vous de bien saisir le fond de votre événement avant de vous concentrer sur la forme.
Vous vous doutez bien que seules les plus grandes stars sont invitées aux after parties des Oscars. Denzel Washington, Miley Cyrus, Emma Stone ou encore Ryan Reynolds : tous veulent être sous le feu des projecteurs et avoir leur place à table. Une chose est sûre : il n’y a pas meilleur endroit pour côtoyer des célébrités.
Les participants à vos événements peuvent eux aussi tirer grandement parti des interactions qu’ils ont les uns avec les autres. En effet, le réseautage qui découle des réunions et événements organisés à travers le monde leur permet de partager leurs connaissances du secteur, de décrocher de nouveaux contrats, de promouvoir leur entreprise ou de resserrer les liens entre leurs équipes. Le nom des plus grandes stars du cinéma ne figurera peut-être pas sur votre liste des invités, mais ce n’est pas pour autant qu’il faut la négliger. Cela vaut également pour les intervenants !
En général, la nourriture proposée aux after parties des Oscars est servie en petite quantité, ce qui est idéal pour échanger avec un grand nombre de personnes tout en se sustentant. Assiettes et couverts peuvent facilement être utilisés et débarrassés, et un large éventail de produits peuvent être proposés. Lors d’un événement de grande envergure, il peut être judicieux d’attribuer des zones aux serveurs pour garantir efficacité et fluidité. En outre, n’oubliez pas que les cocktails et desserts sophistiqués font bien souvent un tabac, à l’image des milk-shakes goût espresso surmontés de mini donuts proposés par Elton John.
Quelle que soit l’ampleur de votre événement, il est essentiel de proposer des options de restauration alléchantes pour que votre soirée reste dans les mémoires. Vous pouvez vous inspirer des amuse-bouche des Oscars pour sustenter vos invités de leurs mets préférés. Dans l’idéal, proposez des produits qui feront parler d’eux en optant, par exemple, pour des concoctions influencées par les dernières tendances culinaires. De plus, il est aujourd’hui préférable d’inclure les produits adaptés à des régimes alimentaires spécifiques (p. ex. plats sans gluten) au reste de votre sélection plutôt que les pousser dans un coin. Si les burgers font l’affaire chez Vanity Fair, pourquoi ne pas louer quelques food trucks pour régaler vos invités ?
Chaque année avant la période des Oscars, les médias ne parlent plus que des nommés et des after parties. Qui sera invité ? Que porteront-ils ? Quel sera le thème de la soirée ? Presse écrite, émissions TV, radio ou encore réseaux sociaux : tout le monde en parle. Vanity Fair prend depuis plusieurs années des photos exclusives des célébrités pour les publier sur tous les canaux disponibles accompagnés du hashtag #VFSC (Vanity Fair Social Club).
Promouvoir votre événement est donc essentiel pour assurer sa réussite. Prenez exemple sur les organisateurs des Oscars et tirez parti d’un maximum d’outils pour mettre en avant votre événement afin de piquer la curiosité de votre audience. L’utilisation des réseaux sociaux est indispensable et la publication d’images et de vidéos s’est avérée très efficace pour stimuler l’engagement des internautes. Pensez également à consulter des blogs professionnels pour trouver de nouvelles idées de communication à adapter à vos besoins tout au long de votre événement.
Et voilà ! Suivez ces quelques conseils tirés des after parties des Oscars pour organiser des événements couronnés de succès. Avec un peu chance, vous repartirez vous aussi avec une statuette à la main !
