Meetings Blog Oct 01, 2018
Communication événementielle, hein ? Nous connaissons tous l’importance de cet aspect pour tout événement ou réunion, quelle qu’en soit la taille. Alors, par où commencer ? Dégageons d’abord quelques concepts de base avant de passer en revue les étapes venant avant, pendant et après l’événement.
En tant que personne responsable de la réunion ou de l’événement, vous avez déjà, ou vous aurez bientôt, une bonne idée de votre public. Le nombre de personnes, et parfois l’industrie à laquelle ils ou elles appartiennent, vous aideront à définir les besoins en communication bien avant le début de l’événement et il existe une multitude d’outils de communication, d’applications et de réseaux sociaux que vous pouvez utiliser.
Envoyer des messages concis et au moment opportun vous mettra sur la voie pour un événement réussi, et il faut commencer tôt !
La communication précédant l’événement est rarement sous-estimée. Qu’il s’agisse d’une réunion de 10 délégués ou d’un salon accueillant des milliers de personnes, les informations sur le site et les dernières nouvelles sont des éléments essentiels à toute organisation. Avant que votre public ne passe les portes d’entrée, voici quelques éléments précis à retenir.
La date à laquelle vous devez commencer votre communication dépend du type, de la taille et du public de l’événement. Il est excellent d’avoir un programme clair et détaillé pour les membres de votre équipe, avec les contenus et les horaires. Ensuite, vous devrez leur donner des détails précis du découpage de la journée en sessions, activités, etc. afin qu’ils puissent s’organiser de manière appropriée. De nombreux participants apprécient beaucoup de savoir, par exemple, à quel moment ont lieu les pauses afin de prévoir les moments et les personnes à cibler en matière de réseautage. Savoir qu’une pause est prévue pour vérifier leurs mails ou pour passer un appel peut également permettre aux participants de mieux se concentrer sur la session en cours.
L’attrait essentiel de votre événement repose sur les intervenants et/ou sur les activités présentées. Qui prendra la parole ? Aurez-vous un groupe de musiciens ou peut-être une playlist spéciale pour l’événement ? Quelles informations les concernant pouvez-vous communiquer à l’avance ? Les mettre en avant de la bonne manière peut attirer le public et donner le ton voulu pour la réunion, ce qui implique que vous avez un engagement précieux dès le départ.
À l’approche du grand jour, donner à votre public les informations concernant les options de restauration disponibles est très apprécié. En sachant exactement ce qui sera servi pendant l’événement, et l’approche adoptée concernant les allergies et autres contraintes particulières,les participants seront rassurés pendant leurs préparatifs. De même, les participants doivent être informés du code vestimentaire, surtout s’il sort des sentiers battus, et de toute information pratique locale telle que les conditions d’entrée, modes de transport et la météo prévue si elle a un impact sur l’événement.
Quand arrive le jour même de l’événement, la communication ne s’arrête pas. Il y a cependant un changement d’orientation, car vous passerez une grande partie de votre temps à orienter les gens, à faire passer des rappels et à guider chacun dans la bonne direction jusqu’à la fin de la journée.
Quand vous rappelez à vos participants le programme de la journée, veillez à ce que tout soit clairement indiqué. Un plan, des indications clairement visibles et un personnel disponible pour orienter le public peuvent faciliter le déroulement de l’événement. La technologie a un rôle à jouer, avec des tablettes d’information bien situées fournissant au public des informations pertinentes sur la configuration du site. Pendant la phase d’organisation, faites bon usage de votre inspection du site et voyez avec les responsables la meilleure manière de disposer vos points de communication.
Envoyez des rappels à vos participants sur les outils technologiques qu’ils sont sensés connaître comme les applications mobiles dédiées aux événements. Il est également essentiel de leur rappeler la présence de l’événement sur les réseaux sociaux, avec les divers hashtags qui y sont liés afin qu’ils en informent leur réseau. Le plus important n’est pas seulement de partager l’information avec eux, mais de le faire d’une manière qui leur permettent d’interagir en participant au processus.
L’équipe qui travaille sur le site que vous avez choisi a souvent un rôle essentiel dans le succès de votre événement. Réfléchissez à la meilleure manière dont elle peut vous aider à faire passer des messages clairs aux participants. Un autre aspect à prendre en compte est la manière dont le personnel du site peut vous aider à générer et à collecter les commentaires des participants, en leur demandant de faire part de leurs expériences antérieures, ou en leur donnant un moyen de les recueillir.
Après l’événementBon ! Le jour J est terminé et tout s’est bien passé. Mais même si vous avez exprimé vos remerciements et fait vos adieux, la communication avec les participants ne s’arrête pas là. Alors, que pouvez-vous faire ?
En vous servant des mêmes canaux de communication qu’avant l’événement, envoyez des remerciements chaleureux à toutes les personnes concernées, avec une touche personnelle si nécessaire. C’est là non seulement la moindre des politesse, mais c’est aussi un rappel que chaque participant est un élément précieux et nécessaire de la réussite de l’événement.
C’est l’occasion de présenter l’événement comme vous le souhaitez, en restant fidèle à son message principal. Partagez des vidéos des principales interventions et des photos des activités, publiez les résultats des enquêtes et des questions/réponses pertinentes qui ont été collectées, et communiquez les coordonnées des contacts qui peuvent être utiles. Ne sous-estimez pas à quel point la conclusion peut permettre de forger les souvenirs les plus marquants de l’événement.
Votre événement a été un énorme succès. Vous commencez donc dès maintenant à promouvoir le prochain, avec l’avantage d’avoir un public qui est encore impliqué. En envoyant une enquête après l’événement, vous pouvez collecter des commentaires détaillés et concrets qui peuvent être utilisés par la suite. Elle doit être courte, facile à remplir et envoyée un ou deux jours après l’événement, quand les souvenirs sont encore frais. Demandez par exemple ce qui a plu (ou pas) et des suggestions d’amélioration, sur des sujets qui couvrent le site, les intervenants, le déroulement, et tout le reste. Essayez cependant d’éviter les questions trop génériques et réfléchissez aux réponses qui peuvent vraiment vous être utiles et qui sont liées à vos objectifs. Le suivi est aussi l’occasion de diffuser des informations sur les projets à venir, ce qui implique que vous aurez une longueur d’avance pour votre prochain événement. Une dynamique positive peut faire des miracles !
Avec ces conseils, vous avez en main tous les facteurs à prendre en compte en termes de communication événementielle. N’oubliez pas non plus d’encourager votre équipe et toute personne concernée par le projet à maintenir tout le monde informé, et le succès de votre événement est assuré.
