Meetings Blog Déc 10, 2021
Trouver le site idéal pour une réunion ou un événement peut souvent s’avérer être un véritable défi pour les organisateurs. Et comme pour la plupart des défis de la vie, un guide qui vous oriente tout au long du parcours devrait non seulement vous amener à la destination voulue, mais le faire en temps voulu, vous laissant frais et dispos, prêt à impressionner vos clients…
Avant de vous lancer sur la voie de la chasse au site idéal, il est important que vous fassiez travailler vos méninges et que vous décidiez à l’avance des points clés à aborder. C’est le moment où vous décidez effectivement de ce qui est catégorisé dans le rouge (les éléments inacceptables), dans le orange (les aspects sur lesquels vous êtes flexible) et dans le vert (les caractéristiques les plus désirables). Établissez clairement le budget, déterminez si l’événement se limite à un pays ou à une ville, estimez le nombre maximum de participants et recherchez par exemple quels sont leurs intérêts communs. Une fois ces points définis, vous êtes prêt à démarrer.
En vous basant sur les informations réunies dans l’étape 1, vous devriez déjà avoir une idée des types de lieux adaptés à l’événement. Si la distance de voyage est limitée à la région commune aux participants, rassemblez une liste des sites qui correspondent à vos objectifs. Pour un groupe plus international, choisir un lieu qui convient à la majorité est généralement l’approche la plus raisonnable, bien que d’autres facteurs puissent bien-sûr entrer en jeu.
Un cadre urbain dans une capitale cosmopolite donnera à vos participants l’occasion de découvrir l’histoire de la ville entre leurs sessions de travail avant de goûter à l’animation de la vie nocturne. Il est aussi possible d’envisager une escapade à la campagne avec des perspectives d’aventures en plein air et une occasion unique de renforcer l’esprit d’équipe dans une relative sérénité. Pour certains groupes, vous devrez même mettre la main sur cette perle rare du site qui fera encore parler de lui longtemps après l’événement. Et n’oubliez pas qu’à moins d’avoir un service de ramassage en porte à porte, il vous faudra certainement organiser un système de transport confortable, ainsi que le stationnement.
Une connexion Wi-Fi stable et gratuite, une capacité d’accueil adaptée, une disposition efficace et flexible des sièges, des installations et des technologies modernes, des espaces de restauration impressionnants… la liste peut parfois sembler interminable. Lors de vos discussions concernant le site, qui évolueront sans doute au cours de la phase de préparation, il vous faudra confirmer toutes les autres variables. Les initiatives pour la durabilitésont également essentielles pour la plupart des fournisseurs de nos jours, vérifiez donc ce que propose votre site en la matière pour que votre événement soit aussi « vert » que possible.
Vous devez également tenir compte du flux de l’événement et le nombre de salles nécessaire aura une incidence directe sur le niveau de complexité. Certains sites vous présenteront directement la manière dont la journée pourra se dérouler dans leur configuration actuelle, mais si ce n’est pas le cas, demandez comment la configuration peut être adaptée pour répondre à vos besoins. Ceci est valable pour des choses toutes simples comme vos espaces de pause gourmande mais aussi pour le flux plus coordonné entre les salles de présentation.
Un voyage peut être planifié dans ses moindres détails mais cela ne veut pas dire qu’il n’y aura pas quelques obstacles à négocier en cours de route. Il en va de même pour la planification d’un site événementiel, il peut donc s’avérer vital de prévoir des solutions pour divers problèmes qui pourraient se présenter, même si elles ne sont pas nécessaires en fin de compte. La météo est un facteur évident, et qui peut être plus ou moins prévisible en fonction de la destination choisie, mais les fluctuations potentielle peuvent être résolues en choisissant un site qui pourra gérer une transition rapide entre intérieur et extérieur et qui offre des solutions de chauffage et de rafraîchissement.
Choisir un prestataire avec de l’expérience dans l’accueil de réunions et événements de toutes catégories et de toutes tailles est l’équivalent de prendre une assurance tout risque pour votre voiture.
L’objectif de l’événement, sa taille et ses principales exigences vous conduiront au type de site qui sera le mieux adapté, en suivant les étapes mentionnées plus haut. Vous devrez alors approuver les touches de finition pour conclure votre projet en beauté.
La gamme d’options de restauration qui s’offre à vous est vaste mais un site qui fournit son propre service de traiteur pourra vous enlever cette épine du pied. Et n’oubliez pas que si les objectifs fixés en amont mettent l’accent sur la durabilité, il est intéressant de privilégier des produits d’origine locale, tout en gardant à l’esprit les préférences alimentaires. Concernant la décoration, les possibilités sont virtuellement illimitées, prenez donc en considération le style du site, de son espace de réception et des salles de réunion pour une approche adaptée.
Comme vous le savez déjà, deux parcours d’organisation d’événement sont rarement identiques mais vous pouvez vous assurer de choisir le bon site pour réussir votre projet en suivant un guide comme celui que nous avons préparé. Pour d’autres astuces et conseils, notre équipe d’experts est toujours disponible pour discuter des différentes possibilités.
