Meetings Blog Déc 11, 2017
« Bonjour et bienvenue dans cet événement de lancement. Vous vous appelez comment ? »
« Salut salut ! Moi c’est Phil. Phil Dunphy. On va bien s’amuser, mais n’en parlez pas à Claire, hein ! »
Vous imaginez les personnages de la très célèbre série TV Modern Family à votre événement ? Voici pour votre plus grand plaisir Phil, Haley, Jay et Gloria…
Qui n’aime pas Phil ? Il aurait forcément une influence positive dans n’importe quel événement. Grand optimiste, il animerait avec beaucoup d’enthousiasme n’importe quelle session de réseautage, par exemple. Bien évidemment, il se donnerait à fond pour être la personne la plus cool de l’assemblée, et il échouerait forcément, ce qui agacerait les personnes souhaitant suivre la session.
Il serait ravi de vous donner un coup de main et de mettre son style inimitable au service d’une session de réflexion – un style qui a bien entendu la capacité de faire sortir tout le monde de ses gonds. Si vous lui donnez des instructions claires et des limites, il vous montrera qu’il est à la hauteur de vos attentes.
Phil, c’est un peu un enfant, il part dans tous les sens et son attention est fluctuante. Ayez l’œil sur lui et aidez-le à rester concentré sur les objectifs. Phil adore la technologie et tous ses gadgets ; assurez-vous donc de lui fournir tout un tas d’activités à réaliser sur son iPad entre deux sessions, voire durant les sessions.
Lorsque vous avez affaire à des personnes du tempérament de Phil, faites en sorte que vos présentations soient interactives et servez-vous des nouvelles technologies pour accrocher les participants. Efforcez-vous en outre d’utiliser et de canaliser leur énergie, ces personnes pourraient vous assister très efficacement lors des sessions internes ou des réunions en petit comité.
Jeune, jolie, ingénieuse… et un peu écervelée. L’aînée de Phil et Claire arriverait à votre événement pleine d’enthousiasme, et il faudrait qu’il y ait suffisamment d’activité pour qu’elle reste jusqu’à la fin, ou en tout cas pour l’empêcher de passer son temps le nez dans son portable. Lorsque vous planifiez un événement, n’oubliez jamais de prendre en compte la Génération Millenium. Privilégiez les directives et les messages clairs et faites en sorte de fournir aux membres de cette génération les choses dont ils ont besoin, comme le Wi-Fi, les hashtags, etc. Il ne faudrait pas qu’un Millenial s’ennuie et partage sa déception sur son blog ou ses médias sociaux en rentrant !
Outre le contenu d’une réunion, que recherche un Millenial ? Un décor moderne, un buffet attrayant et un maximum d’initiatives respectueuses de l’environnement. Prenez tout cela en compte lorsque vous planifiez votre événement et vous ferez mouche !
Avec Jay, pas de surprise. Ce n’est pas quelqu’un de calculateur. S’il vient à votre réunion parce qu’on l’a forcé à venir, vous le saurez. Tout comme Jay, les participants qui ne sont pas forcément là de leur plein gré se feront un plaisir de tout critiquer ouvertement. Attendez-vous à quelques remarques plus ou moins subtiles…
Votre collègue chargé de la planification connaît parfaitement les participants qui entrent dans cette catégorie et a besoin de votre aide pour savoir comment les gérer.N’oubliez pas que Jay est le type même de personne qui paraît hostile au premier abord, mais qui se fera ensuite un plaisir de partager son opinion et de participer une fois que vous aurez réussi à vous le mettre dans la poche. Si cette personne a l’occasion d’aider quelqu’un, elle le fera.
Alors comment procéder ? Commencez par vous assurer que la réunion est bien cadrée : il faut des informations claires sur l’horaire, l’endroit et la durée de la réunion. Soignez la configuration de l’endroit où se tient la réunion pour encourager la discussion et les échanges d’informations. Prévoyez une assistance technique pour faciliter le partage des données mais aussi des éléments plus standard tels que du papier, des Post-it, des codes couleur… pour les sessions de réflexion notamment. Et pour encore plus d’efficacité; ayez des rafraîchissements et des en-cas à disposition. Juste assez pour alimenter les cerveaux de l’assistance !
Imaginez Gloria à votre événement, mais pas en tant qu’invitée… En tant qu’oratrice ! Elle arrivera dans une de ses tenues extravagantes et sexy, et ne se contentera pas de présenter, il faudra qu’elle soit la star de l’événement ! Cela peut poser quelques soucis, mais rien d’insurmontable avec un peu de planification en amont.
Si cela ne pose pas de problèmes, essayez de satisfaire son besoin de reconnaissance et d’importance, et mettez-vous d’accord à l’avance sur la façon dont elle va faire son entrée. Vous pouvez préparer une salle privée dans laquelle elle pourra s’entretenir avec les autres intervenants, opportunité parfaite pour réseauter et partager des expériences. N’oubliez pas de préparer des en-cas et des rafraîchissements à son goût. Le fait de s’occuper de petits détails tels que leur boisson préférée peut faire toute la différence pour les personnes de ce type.
Gérez ses attentes. Si elle s’attend à voir 2 000 personnes et qu’il n’y en a que 300, elle sera déçue. Faites en sorte qu’elle sache avant l’événement à quel type de public elle va s’adresser. N’hésitez pas à partager son intervention sur les médias sociaux et à lui dire que vous l’avez fait ! Cela sera très bénéfique après l’intervention, lorsqu’elle ira discuter à droite et à gauche.
Nous sommes tous différents, nous avons tous une personnalité différente, et c’est formidable ! Bien entendu, cet état de fait peut poser des problèmes, si vous n’êtes pas prêt à faire face à certaines attitudes peu conventionnelles… Mais en tant que planificateur d’événements, toujours au fait de son art, vous pouvez organiser vos événements à la perfection de façon à ce que toutes les personnalités s’y épanouissent.
