Meetings Blog Sep 13, 2019
Avec autant d’attention portée à trouver le bon lieu, les meilleurs intervenants, la nourriture la plus délicieuse et, en fin de compte, s’assurer que les participants viennent à l’événement, il est facile d’oublier l’importance de la façon dont vous placez vos invités. Il est essentiel de prendre cet aspect en considération, en vous assurant que l’impact que vous souhaitez avoir sur votre public est atteint. Êtes-vous confortablement installés ? OK, jetons un œil à quelques éléments-clés…
Qu’il s’agisse de petites réunions ou de conférences complexes, les besoins en matière de placement peuvent varier considérablement. Dans le cas d’une négociation importante, par exemple, il est probable que deux petites équipes vont se faire face pour être parfaitement concentrées et suffisamment proches pour que le dialogue soit clair. Mais qu’en est-il d’une présentation ouverte ? Dans ce cas, tous les regards doivent être tournés vers l’intervenant, qui n’a pas autant besoin d’un contact immédiat et rapproché. Puis il y a les sessions de formation ou de brainstorming, qui sont renforcées par un mélange d’attention ciblée, de gestion de l’espace de travail et d’interactions.
En tenant compte des besoins du groupe, vous pouvez décider de la meilleure façon de disposer les places…
Connaître les objectifs de la session, qui y participer, et éventuellement le format de la présentation permet de prévoir l’agencement des places assises. Un design inspiré d’une salle de classe, avec des rangées de chaises orientées dans la même direction, permet à tous les regards de rester tournés vers l’avant et, s’il y a des tables, de prendre des notes sur du papier ou une tablette. Les plans en fer à cheval et en U sont utilisés de la même manière – ce dernier avec des tables – et permettent aux participants d’interagir les uns avec les autres et avec l’animateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez fermer la forme en U et former un rectangle, un carré ou un cercle, où tous les participants sont tournés vers l’intérieur, ce qui peut contribuer à enrichir les discussions. Et puis, bien sûr, il y a la conception classique de la salle de conférence, qui est souvent adaptée à des négociations ou à des réunions d’équipe restreintes.
Une fois que vous avez compris et choisi la meilleure disposition, qui dépend également de l’espace disponible dans la salle, vous êtes en mesure de réfléchir aux types de sièges les plus adaptés…
Les sièges. Il n’y a pas grand chose à en dire, n’est-ce pas ? Du moment qu’ils sont suffisamment confortables et qu’ils permettent à tout le monde de tenir dans la pièce, cela devrait faire l’affaire, non ? Pas tout à fait. De nos jours, il existe tellement d’options en matière de sièges qu’il est judicieux de réfléchir à ce qui serait le plus approprié à votre événement. Les chaises ergonomiques et fermes sont probablement les plus appropriées pour une négociation, mais dans d’autres circonstances, il peut être plus judicieux d’opter pour quelque chose de beaucoup plus créatif et amusant. Des tabourets colorés, des poufs ou même des ballons de yoga changent immédiatement l’ambiance de la pièce et peuvent se répercuter sur l’humeur des participants. Il y a également des moments où il est préférable de s’asseoir à même le sol ( décontraction après la séance) ou de rester debout ( cocktail en terrasse).
En définitive, la question des sièges n’est pas une question triviale que l’on règle à la dernière seconde. Elle mérite une réflexion approfondie et peut avoir un impact notable sur les objectifs de communication de votre événement et, en fin de compte, sur sa réussite. Alors, ne restez pas les bras croisés, consultez les experts de NH Hotel Group et trouvez votre solution idéale.
