Vous avez déjà passé beaucoup de temps et dépensé beaucoup d’énergie pour organiser un événement qui vous passionne, et c’est loin d’être terminé. En effet, l’heure est venue de promouvoir votre événement pour attirer le plus grand nombre de participants possible. Alors, comment faire pour vendre un maximum de billets ? Si promouvoir votre événement peut sembler intimidant, ne vous inquiétez pas : nous sommes là pour vous aider en suivant un certain calendrier.
1. Avant toute chose, identifiez votre public cible.
Tous vos efforts doivent s’adresser à ce groupe de personnes en particulier : il est donc essentiel d’identifier les profils qui constituent votre public cible. En effet, ce n’est pas la peine d’investir du temps, de l’énergie et de l’argent pour promouvoir votre événement auprès d’individus qui ne sont pas intéressés. Focalisez-vous donc dès le départ sur les personnes les plus susceptibles d’y participer. Si vous avez déjà organisé un événement similaire, vous ne devriez pas avoir trop de mal à vous lancer. Ressortez la liste des anciens participants à vos événements.
Si vous ne disposez pas de vos propres données, intéressez-vous à celles de rassemblements similaires au vôtre. Quel ton les organisateurs ont-ils utilisé pour promouvoir leur événement ? Comment l’ont-ils mis en avant sur les réseaux sociaux et quel type de contenu ont-ils partagé ? Quelles plateformes de réseaux sociaux ont-ils privilégiées ? Si vous disposez déjà d’une liste de diffusion, utilisez-la pour en savoir plus sur les événements qui intéressent vos clients ou vos abonnés. Pour ce faire, il vous suffit de leur envoyer un simple questionnaire afin d’en savoir plus sur leur situation personnelle, leurs centres d’intérêt, les plateformes sur lesquelles ils passent le plus de temps en ligne ou toute autre information qui peut vous être utile.
Ces informations vous permettront de dresser le profil type des participants à votre événement. Sexe, âge et profession : utilisez ces données pour avoir une meilleure idée des personnes à qui vous adresser dans le contenu promotionnel que vous devez rédiger. Admettons que vos recherches vous ont appris que 72 % des participants à vos anciens événements étaient des hommes de 35 à 55 ans qui ont fait carrière dans la finance. Votre profil type peut donc être celui de Mickaël, un homme de 40 ans travaillant dans ce secteur.
Quand : minimum 6 mois avant l’événement.
Si vous ne savez pas à qui vous adresser, vous ne parviendrez pas à promouvoir efficacement votre événement.
2. Créez un site Web ou une page dédié à votre événement.
Cette page sera le principal endroit où promouvoir votre événement et partager toutes les informations qui s’y rapportent, comme la date, l’heure ou encore le lieu de votre rassemblement. Vous pouvez également en profiter pour présenter les intervenants ou personnes influentes qui y participeront. Si possible, publiez des vidéos et des témoignages d’événements passés.
L’ajout d’un bouton d’appel à l’action est essentiel pour encourager les internautes à acheter des billets pour participer à votre événement. Bien que cela puisse paraître compliqué, il existe plusieurs moyens de créer votre propre page, à l’instar de cet outil professionnel, gratuit et convivial utilisé par les organisateurs d’événements signés NH Pro.
Quand : 5 à 6 mois avant l’événement.
La création d’un site Web ou d’une page dédié à votre événement est essentielle avant de commencer à en faire la promotion.
3. Les personnes qui font partie de votre liste de diffusion s’intéressent déjà à ce que vous avez à leur proposer. Il peut donc s’avérer particulièrement bénéfique de miser sur le marketing par e-mail.
Divisez votre liste de diffusion pour promouvoir votre événement auprès des bonnes personnes. Si vous le souhaitez, vous pouvez proposer une réduction à celles qui ont déjà participé à l’un de vos événements ou offrir un tarif préférentiel à vos abonnés s’ils achètent leur billet à l’avance.
Plus tard, quelques semaines avant la date de votre événement, vous pouvez envoyer un e-mail de « dernière chance » afin de permettre aux retardataires d’acheter leur billet. Il peut également être utile d’envoyer un message de rappel quelques jours avant la date de votre événement.
Quand : tout au long de votre campagne promotionnelle, en fonction du timing.
Vous pouvez envoyer plusieurs types d’e-mails en fonction de votre public cible et de votre calendrier.
4. Faites preuve de cohérence dans le ton que vous adoptez et dans votre façon de présenter et de promouvoir votre contenu.
Uniformisez votre contenu sur vos supports publicitaires et marketing. Le branding, les couleurs et le design de votre contenu constituent la première impression laissée par votre événement. N’hésitez donc pas à sortir le grand jeu.
Quand : 6 mois avant l’événement.
La cohérence est donc de mise, de la page de votre événement aux bannières utilisées dans vos e-mails en passant par votre contenu promotionnel.
5. Intégrez votre événement dans le contenu marketing que vous avez l’habitude de publier.
Ainsi, si vous publiez des vidéos YouTube, ajoutez un bouton d’appel à l’action au début ou dans la description de vos vidéos. De même, si vous tenez un blog, parlez de votre événement dans vos articles. Vous pouvez également ajouter des infographies sur LinkedIn ou Instagram. N’oubliez pas de faire preuve de cohérence au niveau du branding de chacun de ces contenus.
Quand : 2 à 3 mois avant l’événement et jusqu’au jour même.
Même une fois l’événement passé, le contenu que vous publiez encourage les participants à rester en contact avec vous et à se tenir au courant de vos prochains rassemblements.
6. Tirez pleinement parti de la puissance des réseaux sociaux.
Cette étape étant particulièrement importante, nous allons la diviser en plusieurs parties.
- 6.1 Pour appuyer votre propre contenu marketing, lancez une campagne sur les réseaux sociaux. Il ne fait aucun doute que la publicité a ses avantages. Si c’est la première fois que vous optez pour une stratégie de marketing payant, envisagez de faire appel à un professionnel. Toutefois, Facebook, Instagram, LinkedIn et Google vous permettent de publier facilement des annonces sans vous ruiner. Pour ce faire, pensez à effectuer des tests A/B afin de vous assurer que vos annonces ont l’effet escompté. Si vous avez bien défini votre public cible comme nous vous l’avons conseillé au début de cet article, vous pouvez également diffuser vos annonces à des publics similaires au vôtre via Facebook pour attirer de nouveaux participants potentiels. Cela dit, LinkedIn est bien évidemment la plateforme à privilégier pour promouvoir votre annonce auprès de professionnels. En effet, cette plateforme vous permet de facilement mettre en avant votre événement, et ce même si votre budget ne vous permet pas de faire appel à une personne extérieure. Vous pouvez définir vos propres objectifs, comme le nombre de visites sur votre site Web pour attirer des participants potentiels vers la page de votre événement. Tout le travail que vous avez effectué pour identifier votre public cible est, encore une fois, essentiel pour promouvoir votre événement auprès des bonnes personnes sur LinkedIn.
Quand : 6 à 8 semaines avant l’événement.
- 6.2 Optez pour une stratégie de reciblage publicitaire, ou retargeting. Cette technique diffère quelque peu des campagnes publicitaires plus classiques dont le but est d’attirer de nouvelles personnes vers la page de votre événement. À quelques semaines du grand jour, vous devez vous assurer que vos participants potentiels gardent votre événement à l’esprit. Le reciblage publicitaire consiste donc à cibler les personnes qui se sont déjà intéressées à votre événement mais qui n’ont pas encore pris leur billet pour leur offrir une chance de le faire avant qu’il ne soit trop tard.
Quand : 3 à 5 semaines avant l’événement.
- 6.3. Proposez à un influenceur de collaborer avec vous via les réseaux sociaux. Parmi les participants à votre événement se cache peut-être une personne qui compte un grand nombre d’abonnés. Si c’est le cas, envoyez-lui des produits en lien avec votre événement ainsi que des billets à offrir à ses abonnés (ou à garder pour elle-même). Demandez-lui de partager des informations au sujet de votre événement et de mettre en avant la page que vous avez spécialement créée pour l’occasion. Présentez et promouvez également les personnes qui interviendront lors de votre événement ou les créateurs de contenu avec qui vous collaborez sur vos propres comptes de réseaux sociaux. Ainsi, leurs propres abonnés seront plus à même d’entendre parler de votre événement, ce qui peut se solder par un plus grand nombre de billets vendus.
Quand : 3 à 6 semaines avant l’événement.
- 6.4. Organisez un concours sur les réseaux sociaux. Les concours sont un excellent moyen de gagner de nouveaux abonnés. En effet, pour avoir une chance de gagner des billets gratuits, les internautes doivent généralement « identifier un ami qui pourrait être intéressé » ou expliquer la raison pour laquelle ils souhaitent participer à votre événement en commentaire. Plus une publication compte de commentaires, plus elle sera visible sur les réseaux sociaux.
Quand : 1 à 2 semaines avant l’événement.
- 6.5. Créez un hashtag propre à votre événement et ajoutez-le à toutes vos publications. Si les hashtags représentent un moyen de promouvoir gratuitement votre événement, ils vous permettent également de connaître le nombre de personnes qui en parlent. Encouragez les membres de votre public à utiliser votre hashtag pour poser des questions auxquelles vous pourrez facilement répondre. Ainsi, les participants à votre événement seront satisfaits et n’hésiteront pas à parler de vous à leurs collègues.
Quand : tout au long de la préparation de votre événement.
- 6.6 Créez des vidéos. Les vidéos sont particulièrement efficaces pour faire la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux. Vous pouvez notamment publier une vidéo de ce qui se passe en coulisses pour donner l’impression aux membres de votre public de faire pleinement partie de votre équipe et de créer une certaine effervescence autour de votre événement. Ces vidéos peuvent également entrer dans le cadre de votre collaboration avec un ou plusieurs influenceurs et être utilisées pour organiser des concours sur les réseaux sociaux.
Quand : 1 à 2 semaines avant l’événement.
- 6.7. Enfin, n’oubliez pas de diffuser vos messages auprès de communautés LinkedIn et sur des groupes Facebook pertinents. En effet, ces communautés sont l’endroit idéal pour promouvoir un événement. Partez à la recherche des groupes rassemblant les membres de votre public cible et lancez des conversations ou prenez part à des conversations existantes. Ajoutez des liens renvoyant vers la page de votre événement ou créez un événement sur Facebook afin que les utilisateurs n’aient pas à quitter l’application pour accéder aux informations dont ils ont besoin.
Quand : 3 à 4 mois avant l’événement.
7. À moins que vous nourrissiez une passion dévorante pour la photographie, faites appel à un photographe professionnel.
Tout contenu ou publicité sur les réseaux sociaux doit s’accompagner de photos de haute qualité. Demandez à votre photographe de capturer des images de la préparation de votre événement pour en faire la publicité en plus de prendre des photos le jour même que vous pourrez utiliser pour promouvoir votre prochain événement.
Quand : tout au long de la préparation de votre événement.
8. N’oubliez pas d’envoyer un e-mail de suivi une fois l’événement terminé.
Même si la fatigue commence désormais réellement à se faire sentir, recontactez vos participants avant que l’engouement pour votre événement ne retombe. Accompagnez votre e-mail des photos prises le jour même pour débriefer avec les personnes qui ont participé à votre événement et montrer à celles qui n’ont pas souhaité acheter de billet ce qu’elles ont manqué. Concluez votre e-mail en annonçant la date de votre prochain événement ou par un simple « À bientôt ».
Quand : 1 semaine après l’événement.
Nous espérons que ces quelques conseils vous ont été utiles dans la préparation de votre prochain événement. Chaque petit détail compte, et n’oubliez pas : en général, les organisateurs constatent une hausse des ventes de billets juste avant la date de l’événement puisque nombreuses sont les personnes intéressées qui attendent la dernière minute pour acheter leurs places. Ne baissez donc pas les bras et continuez à promouvoir votre événement en suivant nos conseils. Voici un calendrier simplifié présenté sous forme de check-list pour vous aider tout au long de votre préparation :
6 mois avant l’événement
- Identifiez votre public cible
- Créez une page propre à l’événement
- Créez un événement sur Facebook
- Contactez les participants à vos précédents événements par e-mail et offrez-leur un tarif préférentiel pour les encourager à acheter leur billet à l’avance
- Définissez votre événement à l’aide d’un branding spécifique.
5 à 3 mois avant l’événement
- Commencez à publier dans des groupes Facebook et auprès de communautés LinkedIn
- Mettez en avant influenceurs et intervenants
- Créez un hashtag pour votre événement.
6 à 8 semaines avant l’événement
- Mettez en avant créateurs de contenu et intervenants
- Faites appel à un photographe
- Publiez du contenu marketing sur vos différentes plateformes
- Configurez des annonces en ligne.
3 à 5 semaines avant l’événement
- Reciblez votre campagne publicitaire
- Créez une campagne e-mail pour atteindre les personnes ayant exprimé leur intérêt pour votre événement
- Demandez aux influenceurs de promouvoir votre événement.
1 à 2 semaines avant l’événement
- Publiez des vidéos des coulisses de votre événement sur les réseaux sociaux
- Envoyez un e-mail de « dernière chance »
- Lancez un concours sur les réseaux sociaux.
Jour de l’événement
- Utilisez votre hashtag
- Suscitez l’engagement de vos participants en ligne
- Publiez des actualités en temps réel sur les réseaux sociaux.
Après l’événement
- Remerciez tous les participants par le biais de publications sur les réseaux sociaux
- Envoyez un e-mail de débriefing (aux participants comme aux personnes qui ne sont pas venues)
- Envoyez un sondage aux participants.
