Meetings Blog Jan 19, 2017
Respecter le budget disponible est indispensable dans le secteur M&E. Cependant, il n’est pas facile d’éviter de dépasser vos ressources initiales quand vous organisez un événement. Il est essentiel d’avoir des objectifs précis si vous voulez respecter votre budget et faire de l’événement un succès.
Voici cinq étapes essentielles pour éviter les erreurs les plus courantes quand vous planifiez le budget de votre réunion ou de votre conférence.
Les services dans lesquels vous devrez investir seront différents selon que votre objectif sera la notoriété, la fidélisation ou la vente. Il est aussi très utile de se référer aux événements précédents s’il n’en est pas à sa première édition.
Bien-sûr, déterminer le public cible est crucial pour préparer l’événement. Si vous organisez une réunion de gourmets, par exemple, la restauration sera un point essentiel: vous devrez concentrer vos efforts dans ce domaine pour que votre événement soit vraiment réussi.
Les dépenses pour le site idéal, la restauration et l’équipement sont les coûts de base inhérents à tout événement et devront être les premiers inclus dans l’élaboration de votre budget. Si vous réservez votre espace chez NH Hotel Group pour plus de 100 participants, vous bénéficierez automatiquement, et sans frais supplémentaires, du service Ambassadeur avec un professionnel exclusivement dédié qui vous conseille à chaque étape avec un service exceptionnel qui va bien au-delà de la préparation du contrat, de la livraison et de la facturation de votre événement.
Outre le budget de votre événement, il se peut que vous receviez de l’argent de sponsors ou de la vente de billets. En avoir une estimation réaliste vous aidera à éviter toute mauvaise surprise. Si vous pouvez compter sur cet apport supplémentaire dans votre budget, peut-être pourrez-vous l’utiliser pour une meilleure expérience client, investir dans une meilleure sonorisation, ou attirer plus de participants. À vous de voir.
Veillez à organiser votre événement avec des professionnels expérimentés qui peuvent vous aider à identifier les dépenses superflues mais aussi à définir vos besoins. Chez NH Hotel Group, vous aurez à votre service une Réponse professionnelle personnalisée qui comprendra dans le premier budget une liste des services correspondant à vos besoins, vous aurez ainsi une idée claire de tous les services inclus dès le début. En outre, nos experts du Service de conseils spécialisés vous aideront à optimiser votre budget grâce à leur expérience et à leur connaissance de chaque secteur.
Les dépenses fixes sont celles qui sont déterminées dès le départ, comme la location du site, les intervenants ou l’équipement audiovisuel.
D’autre part, les dépenses variables, telles que la restauration, l’impression de documents, ou les kits de bienvenue, varient généralement selon le nombre de participants. Tenez compte de la façon dont cette fluctuation peut affecter votre budget. Soyez sûr des conditions, services, contrats, politiques d’annulation, etc., car ces clauses peuvent cacher de mauvaises surprises dans les petits caractères.
Il est également crucial de pouvoir s’appuyer sur un partenaire qui comprend les impondérables de l’événementiel. Chez NH, nous savons que les prévisions ne sont pas toujours exactes à 100 %. C’est pourquoi nous avons des tarifs flexibles qui permettent par exemple à nos clients de ne pas payer le montant total de la restauration si un certain nombre de participants inscrits n’assistent pas à un événement.
Identifiez le point où les ressources disponibles s’équilibrent avec les dépenses prévues. Travaillez sur votre budget en fonction de ce point de rentabilité.
Que vous organisiez un événement pour votre compte ou pour un client, il est fondamental de toujours avoir une petite marge budgétaire pour les imprévus inclus dans le budget initial, mais non attribuée dans les dépenses.
Cela permettra à votre direction ou à vos clients de savoir qu’en cas de problème dans l’un des points cités plus haut, vous ne serez pas obligé de recourir à un tour de force pour équilibrer votre budget. Et si vous ne l’utilisez pas, vous aurez économisé sur votre budget initial.
Enfin, n’omettez aucun détail de votre budget avec notre checklist de services pour événements que nous vous fournissons pour vous servir de guide afin d’éviter tout souci de dernière minute.
