Meetings Blog Mai 25, 2018
Êtes-vous prêts pour le RGPD ? Avez-vous une idée de l’impact que cela aura sur vos réunions et vos événements ? Laissez-nous vous donner les grandes lignes de ce que vous devrez savoir pour garder la maîtrise du nouveau règlement européen… il s’agit là d’un sujet que vous ne pouvez pas vous permettre d’ignorer.
La Réglementation Générale sur la Protection des Données, qui doit entrer en vigueur le 25 mai 2018, est une version actualisée de la législation sur la protection de la vie privée déjà en vigueur. Elle est plus stricte et assortie de lourdes amendes pour les entreprises qui ne s’y conformeraient pas. Elle modifiera très certainement la façon dont vous collectez et utilisez les données relatives aux participants européens, ainsi que sur la manière dont vous stockez ces informations. Même si vous êtes établi ou si vous organisez un événement en dehors de l’Union européenne, vous serez tout de même impacté si vous collectez des données concernant des citoyens ou des résidents de l’UE.
Le consentement – les participants devront donner leur consentement (explicite et non tacite) pour que leurs données soient conservées et vous devrez également veiller à ce qu’ils soient clairement informés de l’utilisation qui en sera faite par la suite.
Transparence – tout registre de données stocké par votre organisation peut faire l’objet d’une demande de consultation de la part de la personne concernée, demande qui devra être satisfaite dans un délai de 30 jours.
Choix personnel – si quelqu’un demande à ce que son consentement à un tiers soit supprimé, que ses données stockées soient effacées ou qu’une copie de son dossier soit envoyée à un autre organisme, vous avez obligation de le faire.
Structures de sécurité – tous les systèmes et protocoles au sein de votre structure doivent être dotés de mesures de sécurité draconiennes et, pour certaines entreprises, un Responsable de la Protection des Données (Data Protection Officer) devra être nommé.
Délai de réponse de 72 heures – si une faille de sécurité est constatée, les autorités chargées de la protection des données doivent être prévenues dans un délai de trois jours, sous peine d’amende le cas contraire.
La plupart des changements nécessaires au fonctionnement interne de votre entreprise prendront la forme de mises à jour des systèmes, mais en tant qu’organisateur ou organisateur événementiel, vous jouez un rôle clé dans le passage à ce qui deviendra la « nouvelle norme ».
Par exemple, disposez-vous d’une solution claire et simple de collecte et de stockage du consentement de vos invités et intervenants ? De même, vos formulaires d’inscription sont-ils clairs sur le principe de consentement explicite plutôt que sur celui, plus difficile à cerner, de « l’opt-out » ? Vous devrez déterminer qui, au sein de votre structure, aura accès aux données personnelles conservées et comment vous assurer que vos listes (qu’elles soient sur support papier ou numérique) ne soient jamais laissées sans surveillance ou partagées avec des tiers. Si vous recevez les listes de contacts d’un tiers, rappelez-vous que vous devrez prendre les dispositions nécessaires à l’obtention du consentement de ces personnes, s’il n’a pas encore été accordé.
Veiller à ce que tous les membres de votre structure prennent connaissance du nouveau règlement est d’une importance capitale. Si vous n’avez pas encore pris de mesures en ce sens, commencez dès maintenant.
Ainsi, il est clair que tous les organisateurs événementiels, ou toute personne exploitant les données personnelles de tiers, doivent être pleinement conscients de ces changements et mettre en place des solutions pour se prémunir contre toute violation de ce règlement. Il s’agit là d’une excellente opportunité de s’engager plus avant avec leur clientèle en prouvant leur transparence dans le traitement des données d’une manière sécurisée et respectueuse, renforçant ainsi la confiance pour leur future relation.
Se conformer au RGPD n’est pas une option, mais en prenant soin de vos invités, en leur proposant régulièrement un contenu marketing exceptionnel et en leur organisant des événements toujours plus spectaculaires, vous avez toutes les chances d’obtenir leur consentement. Et avec cet accord, vous pouvez continuer à garder contact comme vous l’avez toujours fait…
Pour de plus amples informations et une documentation actualisée relative au RGPD, consultez le site officiel de l’Union Européenne.
