Meetings Blog Août 06, 2019
La série historique britannique, qui se déroule au début des années 1900 dans le domaine fictif de Downton Abbey, en Angleterre, a su capter l’attention de nombreux téléspectateurs pendant ses cinq années de diffusion. C’est donc avec grand plaisir que nous retrouvons les acteurs et actrices de la série, mais cette fois-ci sur grand écran. Même si le dernier épisode a été diffusé il y a plusieurs années, comment pouvons-nous oublier le savoureux franc-parler de Violet Crawley (Maggie Smith), le majordome Charles Carson (Jim Carter) ou encore la gouvernante Mme Hughes (Phyllis Logan) ?
Gérants des domestiques, M. Carson et Mme Hughes sont chargés de faire tourner la majestueuse bâtisse de Downton Abbey et aucun détail ne doit être négligé !
Vous êtes-vous déjà demandé à quoi ressemblaient les coulisses d’une telle organisation ?
Prendre ses responsabilités
Accueillir les visiteurs, superviser la cuisine ou veiller au bon déroulement des différentes tâches à accomplir : chaque étape de l’organisation d’un événement doit être coordonnée par un leader dont l’objectif est de s’assurer que tout se passe comme sur des roulettes.
Ainsi, que vous vous occupiez vous-même de l’accueil des VIP et autres invités ou que vous confiiez cette mission à quelqu’un d’autre, assurez-vous que tous les participants à votre événement se sentent les bienvenus et accompagnez-les jusqu’au lieu de la réception.
En tant que leader, vous menez la danse et vous devez donc vous tenir à disposition des membres de votre équipe et des participants pour répondre à leurs questions ou préoccupations éventuelles. Tel un majordome, vous (ou la personne à qui ce rôle a été confié) êtes responsable du programme de la journée ; vous devez savoir qui arrive quand ; vous êtes chargé de coordonner les allées et venues des uns et des autres ; et vous devez être capable de répondre à toutes les questions qui vous sont posées.
Établir un protocole
En cas d’imprévu le jour J, il est important d’avoir un protocole bien défini en place et de vous assurer que tous les membres de votre équipe en connaissent les règles. Partagez-le avec votre client et ses propres équipes pour éviter toute confusion en cas de problème. Un tel protocole n’est pas un secret pour les fans de Downton Abbey qui savent que la gestion d’un manoir est une opération millimétrée.
Qui est aux commandes ?
Les systèmes d’alarme sont-ils opérationnels ?
Où se trouvent les sorties de secours ?
Existe-t-il un point de rassemblement en cas d’urgence ?
Qui s’occupe de comptabiliser les personnes présentes ?
Voici là quelques questions auxquelles vous devez répondre pour créer un protocole d’évacuation ou établir un plan de sécurité.
Toutefois, protocole ne rime pas toujours avec urgence. En effet, vous pouvez établir un protocole pour l’accueil de certains VIP ou pour assurer le bon déroulement de votre événement.
Quel qu’il soit, assurez-vous que votre protocole est suivi à la lettre et que tous les membres de votre équipe en connaissent les spécificités.
Occuper tout l’espace
Il n’y a rien de tel que tirer pleinement parti de tous les espaces?
Du hall d’entrée à la salle principale en passant par le bar et les espaces plus intimes, il est important d’avoir une bonne idée de ce à quoi peut servir chaque pièce ou espace de votre lieu de réception.
Comme à Downton Abbey, vos invités passeront d’une pièce à l’autre au fil de votre événement pour éviter que l’ambiance ne tombe. Toutefois, nous vous conseillons vivement de pas séparer les participants en fonction de leur sexe ou de leur statut.
Si votre événement compte plusieurs intervenants dont les discours sont riches en informations, assurez-vous de proposer un nombre suffisant de pauses à vos participants pour qu’ils puissent changer d’air et se requinquer avant de poursuivre.
S’inspirer de Downton Abbey
Que vous soyez fan de Downton Abbey ou non, il existe de nombreuses similarités entre la gestion d’un manoir et le fonctionnement du secteur du MICE. Mais si vos doutes persistent, nous vous invitons à lancer un épisode de la série phénomène pour, peut-être, trouver des idées pour vos prochains événements, qu’il s’agisse du lieu, du code vestimentaire ou des activités à proposer à vos invités.
Vous souhaitez savoir en quoi nous pouvons vous aider ? Contactez-nous !
