Meetings Blog Août 16, 2018
Les événements en extérieur sont un choix toujours gagnant : en été ou en hiver, vos participants profitent de la bouffée d’air frais apportée par ces espaces ainsi que de la lumière naturelle, ou des constellations d’étoiles, en fonction de l’heure de l’événement. Mais quel environnement choisir ? Une superbe terrasse dans une ville élégante pour un cocktail au crépuscule ? Ou peut-être un jardin plein de charme dans un cadre spectaculaire ? Vous pouvez également combiner des sessions de travail à l’intérieur avec des pauses en plein air qui facilitent le réseautage en changeant l’environnement. Intéressant, non ?
Il est essentiel d’adapter le choix de l’espace au type d’événement organisé. Il faut donc tenir compte de l’espace, des possibilités de l’infrastructure, et de l’objectif de l’événement. Par exemple, si vous souhaitez organiser une petite réunion afterwork, un toit terrasse comme celui du NH Collection Madrid Gran Vía, en plein centre-ville, est exactement ce qu’il vous faut. Un toit terrasse dans une ville comme Madrid est un cadre idéal, avec une vue spectaculaire et de magnifiques couchers de soleil. Et pour un effet sensationnel qui laissera le souvenir impérissable d’un événement unique, que diriez-vous du NH Collection Grand Hotel Convento di Amalfi? Voyez par vous-même… incroyable ! Un lieu unique que vous ne trouverez nulle part ailleurs. Pour faire plaisir à votre équipe à coup sûr, voyez donc la terrasse du NH Collection Barcelona Gran Hotel Calderón, une terrasse aménagée avec une piscine pour se rafraîchir une fois le travail accompli. Ou que diriez-vous du NH Collection Lisboa Liberdade, qui accueillerait à merveille un événement gastronomique ou un concours de cocktails.
L’organisation de votre événement en extérieur requiert un œil exercé pour superviser les différents aspects. En fait, il ne s’agit pas seulement d’être attentif, il s’agit de veiller à ce que tout puisse être supervisé et contrôlé de façon à garantir la satisfaction des participants : l’arrangement du mobilier choisi afin d’obtenir l’ambiance voulue ; l’indication des accès aux différents espaces ouverts aux participants ; la mise en place de la technologie requise ; et sans doute le plus important, avoir un plan B au cas où la météo ne permet pas de profiter pleinement de l’extérieur… L’organisation est une garantie de succès, et notre équipe chez NH Hotel Group est prête à vous aider.
Soyons honnêtes, les espaces extérieurs sont généralement plus vastes qu’à l’intérieur, ils offrent également plus de diversité et d’inspiration. Ainsi, un espace plus vaste est mieux adapté pour organiser des zones stratégiques où les participants peuvent s’arrêter et prêter attention à des éléments clés de l’événement. Vous pouvez ainsi répartir les points de restauration près des principales zones de passage ou bien près des lieux vers lesquels les gens sont naturellement attirés pour bavarder. Ou bien mettez en place des « points selfie » là où se trouve la plus belle vue, ainsi que votre enseigne. Encore une fois, ne laissez pas la météo refroidir les ardeurs ou surchauffer l’ambiance ; proposez des parapluies ou des mini ventilateurs portables qui pourront être offerts, avec le logo de votre produit ou de votre entreprise dessus.
Bien-sûr, si la lumière naturelle n’est pas au rendez-vous, veillez à avoir une solution pour un éclairage idéal, pour mettre en lumière les zones de votre espace qui doivent l’être, que ce soit pour la sécurité, la restauration, l’emplacement de produits ou pour prendre des photos.
Beaucoup de choses sont à prendre en considération quand on organise un événement en extérieur, mais si vous souhaitez échapper au schéma de l’événement traditionnel, ouvrez la porte et trouvez l’inspiration en plein air.
