Amanda Thurlow has held various jobs in the events industry for over 10 years. From conceptualization to logistics and marketing, she has been involved in all stages of the event planning process.
Fév 07, 2019
Le premier poste officiel que j’ai occupé dans le secteur était celui d’administratrice pour l’équipe responsable des événements de la Ricoh Arena, le berceau de l’équipe de football de Coventry City. C’était avant que le stade ne soit construit. Mon rôle était flexible et j’ai été amenée à effectuer de nombreuses tâches différentes, de la vente aux visites de chantier en passant par le choix de vaisselle, le recrutement ou encore l’accueil lors des jours de match. J’ai ensuite rejoint l’équipe commerciale du Hilton Birmingham Metropole, l’un des plus grands hôtels accueillant des séminaires de la région des Midlands. J’ai cependant très vite compris que c’était le côté organisationnel qui m’intéressait le plus. Je suis donc devenue administratrice d’événements pour une association avant de passer coordinatrice d’exposition et de parrainage, puis organisatrice de conférences et de séminaires. J’ai beaucoup appris des personnes avec qui j’ai eu la chance de travailler et j’ai obtenu un diplôme en gestion d’événements ainsi qu’un certificat professionnel du Chartered Institute of Marketing (CIM).
Je travaille actuellement à plein temps pour une association en tant que responsable de l’engagement des membres. Mes missions sont très variées et je suis, entre autres, chargée d’organiser des événements pouvant aller d’un atelier de 30 personnes à une réception de 500 invités.
En octobre 2017, après avoir passé plusieurs années à développer ma présence sur les réseaux sociaux, j’ai lancé mon blog www.amandathurlow.com pour partager mon expérience en tant que spécialiste de l’événementiel.Je publie des articles sur les événements du secteur, les destinations phares, les lieux à ne pas manquer, ce genre de chose. J’ai également été invitée à animer les discussions lors de la conférence sur l’engagement des membres de l’Association of Executives et de l’Annual Exchange. En outre, j’ai rejoint les membres du jury de la Meeting Industry Association (#miaList2018) et je prends un réel plaisir à participer à ces événements.
Pendant mes études d’anglais, de littérature et de théâtre, j’ai travaillé dans le théâtre de ma ville. J’ai participé à l’organisation d’un festival d’art en extérieur et c’était vraiment génial. Je devais négocier les prix des emplacements pour les bâtiments modulaires, organiser d’importantes livraisons d’eau pour stabiliser les structures aériennes ou encore participer à des réunions avec les collectivités locales pour parler sécurité et fermeture des routes. Mon supérieur m’a conseillé de faire de l’organisation d’événements mon métier parce que j’étais naturellement douée pour planifier toute sorte de choses. Nous avons travaillé main dans la main pour organiser des festivals de musique et il m’a parlé de ses débuts et des conférences qu’il a été amené à orchestrer. Je me suis donc penchée sur les possibilités qui s’offraient à moi, et c’est là que j’ai postulé pour travailler à la Ricoh Arena. J’avais en effet entendu dire que le stade inclurait un hall d’exposition et des installations pour accueillir des événements. Je me considère chanceuse qu’il m’ait prise sous son aile au cours des premières années de ma carrière.
La planification d’événements est désormais moins cyclique. À mes débuts, il ne se passait pas grand-chose l’été. C’était surtout l’occasion de faire du tri et d’archiver les dossiers terminés. De même, une fois le mois de novembre passé, à l’approche des fêtes de fin d’année, notre charge de travail était beaucoup moins importante. Aujourd’hui, ce n’est plus du tout le cas. Nous organisons des événements tout au long de l’année.
La planification d’événements est désormais moins cyclique
Après le krach financier, l’organisation d’événements à des fins commerciales a gagné en popularité dans les services et entreprises de tous les secteurs. Les équipes marketing ont alors cherché à organiser davantage d’événements pour tirer pleinement parti des rencontres en personne.
Avec un nombre croissant de possibilités de réservation, il y a également plus de concurrence. En outre, les tendances de réservation ont évolué. Les clients sont plus susceptibles de réserver à la dernière minute que plusieurs mois à l’avance, ce qui n’aide pas à limiter le stress des organisateurs. Nous devons désormais faire du marketing sur un plus grand nombre de canaux, et les attentes de nos clients ont changé en conséquence.
Les participants souhaitent profiter de plusieurs expériences lors d’un même événement. Les organisateurs doivent donc redoubler de créativité dans leur offre pour stimuler l’engagement des participants. Ainsi, nous devons suivre les tendances du secteur et répondre aux attentes de notre public en proposant constamment de nouvelles choses.
Les nouveaux outils à notre disposition évoluent sans cesse. Plateformes de gestion d’événements sophistiquées, réalité virtuelle, applications spécialisées ou encore IA… ces outils servent aussi bien aux organisateurs qu’aux participants. J’ai récemment participé à un événement sur l’avenir de la blockchain et ses conséquences sur le secteur de l’événementiel. Il faut anticiper les changements.
Plateformes de gestion d’événements sophistiquées, réalité virtuelle, applications spécialisées ou encore IA... les nouveaux outils à notre disposition évoluent sans cesse
Pour organiser un événement, il faut commencer par comprendre ses objectifs. Derrière chaque événement se cache un message à faire passer. Les événements les plus réussis parviennent à faire passer ce message de manière créative. En général, je note toutes mes idées sous forme de liste avant de demander l’avis des membres de mon équipe et de prendre en compte les ressources à notre disposition. De cette manière, nous pouvons facilement savoir ce qui est faisable ou non.
Organiser un événement est loin d’être un long fleuve tranquille. J’aime le marketing événementiel, utiliser plusieurs méthodes pour booster les ventes et suivre l’évolution des réservations. Voir l’un de nos événements afficher complet et aussi satisfaisant que frustrant parce qu’on aimerait pouvoir accueillir encore plus de participants.
Ce que j’aime le plus dans mon métier, c’est que peu importe les obstacles qui se dressent sur mon chemin, il faut trouver un moyen de les contourner. La capacité à résoudre des problèmes est une compétence essentielle pour tout organisateur. Plus on a d’expérience, plus on est à même de régler les problèmes qui surviennent, qu’il s’agisse d’un intervenant qui annule sa venue à la dernière minute, du plafond d’un hôtel qui s’effondre ou d’une alarme incendie qui retentit en plein milieu d’une séance. J’apprends de chaque situation et je suis donc mieux préparée à gérer de tels imprévus.
Je suis particulièrement satisfaite lorsqu’un événement est terminé et que tout s’est bien passé. Malgré les défis à gérer avant et pendant l’événement, nous avons réussi notre coup et les participants ont passé un bon moment. Les organisateurs d’événements sont un peu comme des cygnes. Nous battons vivement des pattes sous l’eau mais nous sommes composés en surface. C’est pourquoi notre métier est considéré comme l’un des plus stressants. Il faut constamment faire preuve de réactivité et trouver des solutions tout en proposant une expérience sans faille aux participants.
Les KPI à prendre en compte dépendent des objectifs de l’événement organisé. Ainsi, les KPI d’un événement commercial seront différents de ceux d’un événement médiatique, d’un lancement de produit ou d’une formation. Toutefois, il est important de recueillir l’avis des participants après chaque événement. En effet, il n’y a pas meilleur moyen de mesurer la réussite d’un événement. Les questions posées aux participants doivent également permettre de déterminer si les objectifs ont été remplis et pas simplement s’intéresser au choix du lieu ou du traiteur.
De plus en plus d’entreprises se rendront compte de la puissance des réseaux sociaux pour susciter l’intérêt des clients et bâtir une communauté. Aujourd’hui, la plupart des entreprises ont simplement tendance à utiliser les réseaux sociaux pour booster leurs ventes au lieu de stimuler l’engagement de leurs clients. En effet, les réseaux sociaux vous permettent d’interagir directement avec les membres de votre audience, et ce lorsqu’ils le souhaitent et en fonction des sujets qui les intéressent. La technologie ne cesse d’évoluer et nous disposerons bientôt d’autres moyens de communiquer avec nos clients et prospects.
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En outre, un nombre croissant d’entreprises choisiront de collaborer avec des influenceurs spécialisés dans certains secteurs. Ces derniers agissent en tant qu’ambassadeurs et comptent déjà des abonnés qui s’intéressent à ce que votre entreprise peut leur proposer. Des partenariats et des collaborations verront le jour dans plusieurs secteurs et pour plusieurs sujets, y compris dans le secteur de l’événementiel. Les différences entre les influenceurs B2B et B2C seront également plus claires. En effet, bien que le marketing d’influence soit désormais monnaie courante dans les secteurs de la mode et des cosmétiques, ce n’est pas encore tout à fait le cas dans les secteurs B2B et de l’événementiel.
La structure de l’EWL Club a récemment changé et le rôle de présidente régionale n’existe plus, mais je suis toujours ambassadrice de l’organisation. Ma mission est tout simplement de parler de l’EWL Club tant de vive voix qu’en ligne pour créer un réseau efficace. Les cinq conseils que je donnerais aux spécialistes du secteur sont les suivants :
Le secteur cherche déjà à réduire l’utilisation de pailles en plastique, mais il est vrai qu’un plus grand nombre d’organisateurs pourraient en prendre de la graine. D’autres événements comme le salon aéronautique de Farnborough ont encouragé les participants à apporter leur propre bouteille d’eau réutilisable, ce qui était une très une bonne idée.
la durabilité sont plus facilement atteignables lorsque l’ensemble de la chaîne logistique travaille main dans la main pour influencer le comportement des participants. Je n’ai encore participé à aucun événement Imex mais je sais que de nombreuses initiatives sont mises en place pour compenser l’empreinte carbone de l’événement, limiter le gaspillage alimentaire et encourager le recyclage et la réutilisation des produits inutilisés afin d’aider les communautés locales. Pendant mon temps libre, je suis bénévole dans une association caritative pour les sans-abri et je souhaite de tout mon cœur qu’un plus grand nombre d’association puisse profiter des produits inutilisés lors d’événements, même si l’objectif principal doit être de limiter autant que possible le gaspillage.
