Avr 11, 2016
Cette nouvelle tendance découle du fait que les espaces de travail et la technologie évoluent à vitesse grand V. Les utilisateurs ont donc de plus en plus souvent la possibilité de communiquer et de collaborer les uns avec les autres sans être physiquement présents dans la même salle de réunion.Dans une récente étude publiée par le magasine Wired, Ryan Anderson, directeur de la stratégie chez Herman Miller, le plus grand fabricant de meubles et de matériel de bureau des États-Unis, a déclaré que seules 25 % des réunions se tiennent encore aujourd’hui dans une salle dédiée. Nous observons donc bel et bien un changement au niveau de la culture d’entreprise. Désormais, la technologie nous permet d’être tout aussi efficaces à distance. En outre, il est important d’inclure toutes les personnes concernées dans le processus de prise de décision. Ainsi, flexibilité, économies au niveau des frais de déplacement et hausse considérable de la productivité deviennent les principaux catalyseurs du changement.
Les entreprises doivent désormais faire preuve d’une flexibilité sans faille pour encourager une meilleure productivité. Il y a quelques années, les médias rapportaient qu’en Espagne et dans plusieurs autres pays, le nombre de téléphones mobiles par habitant était plus élevé que le nombre d’habitants lui-même.De plus, une récente étude publiée par l’Observatoire National des Télécommunications et de la Société d’Information (ONTSI) en Espagne confirme que les smartphones représentent 60 % des téléphones mobiles sur le marché. Un tel nombre atteste de la volonté grandissante des utilisateurs d’être plus mobiles. C’est pourquoi les entreprises tirent aujourd’hui parti des plateformes de communications unifiées comme Skype Entrepriseou des outils qui favorisent la collaboration entre plusieurs périphériques comme kapp iQpour que leurs employés puissent être aussi efficaces à distance qu’au bureau. Plus vite les entreprises s’adaptent, mieux c’est.
Fixer un écran n’a certes pas la même valeur que regarder son interlocuteur dans les yeux, mais je pense que ces deux types d’interactions sont complémentaires.
Par exemple, l’entreprise pour laquelle je travaille organise plusieurs réunions chaque semaine. Si certaines d’entre elles ne concernent que les employés de l’entreprise, d’autres impliquent la participation de personnes externes que l’on ne connaît pas mais avec qui nous devons collaborer pour mener à bien des projets. Pour moi, on ne devrait plus avoir à faire se déplacer des dizaines de personnes d’un endroit à un autre pour assister à chaque réunion qui a lieu. C’est une perte de temps (trajet, installation) et d’argent. Les réunions en personne ne sont tout bonnement pas toujours nécessaires : parfois, une réunion virtuelle fait amplement l’affaire.
Selon moi, l’important est de travailler ensemble pour régler certains problèmes spécifiques, pour développer des idées et réaliser des projets. Si des réunions sont organisées, c’est pour accomplir des tâches, distribuer du travail, assigner des projets, échanger des idées, élaborer des stratégies et prendre des décisions, et non pas pour le simple plaisir de se retrouver tous ensemble.
En résumé, les réunions doivent nous permettre de gagner en productivité et en qualité, pas de nous faire perdre du temps. C’est là que la technologie entre en jeu : la possibilité de voir, écouter, partager et collaborer simultanément sur le même contenu est ce qui permet aux entreprises d’être plus productives et donc plus compétitives.
La technologie permet à ses utilisateurs d’être beaucoup plus efficaces
Tout dépend de la raison pour laquelle la réunion a été organisée. Il existe des plateformes aussi puissantes que peu chères, comme Skype Entreprise qui, pour 1,50 € par utilisateur et par mois, vous permet d’organiser des réunions pouvant compter jusqu’à 1 000 participants, et ce quels que soient les appareils utilisés ou que vous disposiez du logiciel ou non.
Tout l’intérêt de ces technologies est qu’elles sont très simples d’utilisation.
Je ne peux pas parler pour tous les outils, mais les deux produits que j’ai précédemment mentionnés (Skype Entreprise et kapp iQ) sont très intuitifs et donc très faciles à prendre en main et à utiliser.
Skype Entreprise est une plateforme de communications unifiées très sophistiquée (voyez-la comme un système de vidéoconférence optimisé) qui conjugue des fonctionnalités audio, vidéo HD, de chat et de contenu pour n’en citer que quelques-unes. Le plus, c’est que les utilisateurs n’ont pas à se soucier de quoi que ce soit : Skype Entreprise fonctionne à l’aide d’une simple application et son système de salles de réunion est, à l’instar de celui exploité par NH Hotel Group ou d’autres établissements à travers l’Europe, très simple à utiliser. En effet, le système est doté de capteurs de présence qui lancent la réunion dès qu’un utilisateur entre dans la pièce. Un gros bouton bleu apparaît alors à l’écran et la réunion peut commencer. C’est tout : en dix secondes, vous êtes prêt à démarrer. Grâce à ce système, les participants du monde entier peuvent voir et entendre tout ce qui se passe dans la pièce en plus d’interagir et de contribuer à la discussion.
L’autre outil que j’ai mentionné, kapp iQ, propose une surface collaborative permettant à tous les participants de voir, d’annoter ou d’enregistrer du contenu à partir de n’importe quel appareil (mobile ou de bureau). Ce contenu est alors stocké dans une application pour que les éléments que vous avez enregistrés ne saturent pas l’espace de stockage de votre appareil. Ainsi, avec kapp iQ, les utilisateurs peuvent garder une trace des notes des réunions auxquelles ils ont participé et les retrouver facilement.
Soyons réalistes : nous n’avons pas le temps de suivre des formations pour chaque nouvel outil que nous sommes tenus d’utiliser. Par conséquent, si la technologie n’est pas simple d’utilisation, il y a peu de chances que nous l’adoptions.
Toutes les réunions peuvent être conduites à l’aide de ces technologies, qu’elle soit organisée par l’équipe commerciale pour discuter des résultats obtenus ou fixer de nouveaux objectifs, par l’équipe créative pour collaborer sur un nouveau projet ou par tout autre membre de l’entreprise qui souhaite faire une séance de brainstorming.
