"Le prochain gadget à la mode devrait en fait nous aider à nous connecter les uns aux autres"

L’invité du jour est Jeff Hurt, de Velvet Chainsaw Consulting. Après avoir travaillé dans le domaine de l’organisation de réunions et d’événements pour des organisations à but non lucratif, des gouvernements et des entreprises, il s’est orienté vers le conseil dans le secteur de l’événementiel. Sur le blog NH Meetings, il évoque les changements que le secteur a connus et l’impact de la technologie sur le processus de planification et les événements eux-mêmes.

Parlez-nous de votre parcours professionnel et de votre carrière. Sur quels projets Velvet Chainsaw Consulting travaille-t-elle actuellement ?

Je suis une sorte de gamin de cinq ans ultra curieux dans le corps d’un adulte. C’est comme ça que je me vois la plupart du temps. J’ai fait des études dans le domaine de l’éducation et j’ai travaillé dans le domaine de l’andragogie, qui s’intéresse à l’enseignement aux adultes. Je planifie des réunions et des événements sous l’angle de l’apprentissage, de la science et de la sociologie.
Dès ma sortie de l’université, j’ai enseigné à l’école et travaillé avec un groupe de jeunes local ; j’ai appris beaucoup de choses en matière d’organisation de réunions et d’événements. J’ai également développé des programmes d’études et j’ai fini par travailler dans des associations à but non lucratif au niveau des réunions, des événements et de la formation. J’ai travaillé pour des organisations à but non lucratif, des gouvernements et des entreprises dans les domaines des réunions et de l’éducation. Il y a huit ans, je me suis reconverti dans le conseil dans les secteurs des réunions, de l’éducation et des organisations à but non lucratif.
Velvet Chainsaw Consulting emploie six personnes aux compétences variées. Nous effectuons des analyses complètes de conférences de taille moyenne à grande, depuis l’étude de la rentabilité jusqu’au marché cible en passant par les parrainages, la programmation, le marketing, l’alignement stratégique et les questions de gouvernance, etc. Nous ne posons pas de diagnostic, nous donnons des recommandations concernant la direction que les responsables de l’événement devraient prendre pour la suite.
Parmi les projets en cours, nous aidons l’Association médicale canadienne à repenser ses réunions annuelles ; nous travaillons également avec d’autres conférences médicales pour les aider à revoir leur gouvernance et leur programmation.
Un autre projet sur lequel nous travaillons est l’élaboration de notre propre conférence pour nos clients et prospects sur la métacognition, l’utilisation de nos cerveaux préhistoriques au 21^e siècle et les neurosciences de la pensée intelligente. Nous savons qu’à l’avenir, l’outil le plus compétitif consistera à diriger et prospérer à partir du lobe frontal de notre cerveau.

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans le fait de travailler dans le domaine des réunions et des événements ?

En premier lieu, les individus : autant ces superstars des réunions qui me poussent à penser différemment et à concevoir de meilleures expériences que les personnes qui assistent à ces événements. Une autre chose que j’apprécie, c’est la découverte de nouveaux marchés et de nouveaux domaines en dehors de l’industrie de l’hospitalité. Quelques-unes de mes idées les plus intéressantes sont inspirées d’autres secteurs et professions. J’aime aussi expérimenter constamment des formats et des programmes de réunion pour apporter de nouveaux concepts et de nouvelles expériences d’apprentissage. Je cherche en permanence à améliorer mon approche et mon travail.

Quel a été l’impact d’Internet et de la technologie en général sur l’organisation d’événements et la réservation de lieux ? De quelle façon les préférences/requêtes ont-elles évolué ?

L’un des changements les plus importants et les plus évidents en matière de réservation de lieux et d’organisation de réunions est la possibilité de trouver différents établissements en ligne. Je peux rapidement me faire une idée du lieu, de son espace, du quartier environnant, de la proximité des transports et des attractions, etc. Nous sommes également les témoins directs de la façon dont les participants aux conférences apportent continuellement des demandes et des besoins plus sophistiqués à nos événements, comme des choix alimentaires plus sains ; le nombre de participants ayant des restrictions alimentaires spécifiques augmente également, tout comme le besoin d’espaces de travail pendant nos événements et le désir de vivre des expériences transformationnelles, et non des rencontres transactionnelles traditionnelles lors des conférences.

Les participants aux événements utilisent de plus en plus la technologie pendant ceux-ci. Cette tendance affecte-t-elle les événements ? De quelle façon ?

Nous découvrons encore les avantages et les inconvénients des nouveaux outils technologiques utilisés lors de nos événements. Les appareils mobiles, la cartographie 3D pour l’audiovisuel, les réunions hybrides, les écrans tactiles, les systèmes de réponse de l’auditoire, la réalité virtuelle et la réalité augmentée font partie des éléments qui ont un impact sur nos réunions. Nous commençons à peine à avoir des preuves scientifiques sur la façon dont nos habitudes technologiques de connexion permanente peuvent nous empêcher d’être présents et nous faire rater des choses, et sur le fait que le multitâche est un mythe. Nous devons nous rappeler que la prochaine nouveauté technologique devra nous aider à nous connecter les uns aux autres, et pas simplement nous offrir un moment de détente lors de notre réunion.

Quel est, selon vous, le facteur le plus important que vos clients gardent à l’esprit lorsqu’ils vous demandent de les conseiller en matière d’organisation d’événements et de réunions, et quelle est la meilleure façon de prendre ce facteur en compte ?

Nombre de nos clients sont à la recherche d’outils d’analyse comparative ou de mesures pouvant les aider à diagnostiquer la santé et la viabilité financière de leurs événements. On nous demande aussi souvent d’aider les comités consultatifs des conférences et les orateurs à passer à des modèles de présentation, d’apprentissage et de programmation du 21^e siècle afin de répondre aux besoins et aux aspirations des participants.

Souvent, nos clients sont à la recherche d’idées nouvelles, fraîches, avant-gardistes et innovantes à mettre en œuvre pour leurs événements. Ils veulent de l’actuel et du futuriste. Bien que nous soyons prêts à les assister dans l’apprentissage de nouvelles notions, nous préférons les aider à devenir des précurseurs et à prendre la tête du peloton. C’est cela qui les distinguera de leurs concurrents ou d’autres conférences. Lorsque nous aidons nos clients à apprendre certains processus pour innover et planifier en gardant l’esprit tourné vers l’avenir, nous leur donnons les outils pour se débrouiller seuls, en quelque sorte.
L’une des meilleures façons de répondre à des clients potentiels est d’apprendre à connaître les participants du marché cible. Cela signifie passer du temps à faire des recherches sur eux, poser des questions aux participants sur ce qui les empêche de dormir la nuit et ce qui les aide à se lever le matin, et se mettre à leur place pendant une journée pour comprendre ce qui les fait vibrer. Vous êtes alors à même de concevoir des expériences de conférences qui les aideront à prendre de l’avance sur leurs concurrents et les inciteront à se différencier de ces derniers.

De quelle manière la technologie/Internet ont-ils facilité le travail des personnes chargées des réservations et planifications ?

Ils nous ont permis d’accéder en temps réel à des personnes et à des lieux comme jamais auparavant. Grâce à la vidéo panoramique, nous visitons les sites à distance pour nous faire une idée. Nous avons également à notre disposition d’autres outils pour personnaliser un événement pour notre participant, qu’il s’agisse de marketing personnalisé, d’expériences d’apprentissage spécifiques ou de sessions de coaching et de mentorat individuelles. Nous continuerons à planifier des événements uniques et à concevoir des expériences dans des salles de grande taille afin que les participants aient le sentiment de faire partie d’incroyable.

Prévoyez-vous une évolution des besoins/préférences des personnes effectuant les réservations pour 2018-2019 ?

Les réunions vont à la fois grandir et devenir plus intimes. Les délais de réservation resteront courts. Les souhaits des participants à nos réunions de vivre des expériences uniques, personnalisées, sur mesure et sophistiquées continueront d’évoluer. De même, nos participants voudront assister à des événements qui se déroulent dans des lieux dotés d’une technologie de pointe transparente tout en conservant leur élégance.

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Pouvez-vous nous parler d’une demande inhabituelle pour un événement et de la façon dont vous y avez répondu ?

Il y a de nombreuses années de cela, je travaillais pour une organisation environnementale à but non lucratif basée au Texas. Nous organisions une conférence annuelle réunissant entre 1 500 et 2 000 participants ; la conférence se déplaçait entre les principales villes du Texas. C’était notre 25^e anniversaire et, parallèlement à notre réunion annuelle, j’ai organisé une conférence de deux jours sur l’environnement à l’intention des enfants ; nous espérions attirer une cinquantaine d’enfants. En fait, ce sont 350 enfants qui sont venus assister à l’événement, pour notre plus grande surprise. J’ai engagé 15 enseignants qui ont conçu des cours de deux jours sur le thème de l’environnement et des cours facultatifs l’après-midi. J’ai également engagé des policiers locaux en congé pour assurer notre sécurité et plusieurs professionnels de l’événementiel pour nous aider sur le plan administratif. J’ai engagé toute une équipe de cuisine pour aider à la préparation des repas et des pauses, ainsi qu’une deux infirmières pour répondre à nos besoins médicaux. J’ai fait transporter les enfants de l’hôtel du siège à une école locale que nous avons louée comme lieu principal de l’événement. Des nouveaux jeux coopératifs en plein air avec une centaine d’enfants à la fois au jonglage avec d’énormes boules de terre gonflables, en passant par des assemblées d’animaux sauvages, des promenades en yacht pour observer les chauves-souris locales s’envoler vers leur repas du soir, et un événement de clôture le dernier jour où les 2 000 adultes sont venus visiter la conférence environnementale des jeunes, ce fut un énorme succès que nous avons continué à planifier pendant plusieurs années.