Agustina Quirno est responsable des événements d'entreprise chez Furlong-Fox. Dans cette interview, il partage avec nous ses expériences et ses points de vue sur le secteur.
Congrès en pharmacie, Événements automobiles, Planification d’événement
Avr 29, 2019
J’ai commencé à travailler sur un projet organisé par mon amie, ma mentore et cheffe Gabriela Olivieri, qui est responsable des réunions chez Furlong-Fox. En 2010, elle était à la recherche d’une personne capable de développer le côté commercial du service. Elle savait que j’avais de l’expérience dans la vente et la publicité et m’a proposé le poste.
En Argentine, nous sommes incapables de planifier quoi que ce soit sur le court, moyen ou long terme, et c’est le cas à tous les niveaux. Même quand nous avons les moyens de planifier quelque chose, nous nous mettons des bâtons dans les roues. Ainsi, chaque demande qui parvient au service de planification d’événements d’une entreprise doit être traitée en urgence, que les clients aient attendu la dernière minute pour la formuler ou non. Élaborer un programme de réunions et d’événements qui génère des résultats, recueille de précieuses données permettant de prendre des décisions éclairées et respecte les délais impartis s’avère donc compliqué.
Il y a plusieurs spécificités qui doivent être prises en compte dès le départ, comme le fait que chaque entreprise doit respecter la déontologie du secteur qui définit la ville et l’hôtel dans lesquels l’événement aura lieu ainsi que le déroulé de son programme.
Il reste essentiel d’élaborer un programme de gestion logistique pour que les professionnels de l’événementiel puissent organiser, à l’aide d’outils technologiques et de formations, des événements qui fassent mouche auprès des participants car la réussite d’un événement dépend de leur satisfaction. Pour être réussi, un événement doit marquer les participants ; il doit y avoir un avant et un après.
Pour les événements de petite et moyenne envergure, les participants préfèrent un lieu baigné de lumière naturelle qui leur permet de profiter de la nature environnante entre deux séances. En ce qui concerne les grands événements qui rassemblent plus de 100 participants, la plupart des clients souhaitent un endroit unique en son genre et facilement accessible qui leur permet de faire appel à leurs prestataires favoris. Le plus important, c’est de choisir un lieu flexible qui nous permet de commencer à installer le mobilier quelques jours avant l’événement. Autrement, le budget final n’est pas le même et le client pourrait ne pas s’attendre à devoir payer des frais supplémentaires.
Pour être plus compétitifs, les organisateurs de réunions doivent créer des programmes types efficaces et peu chers.
En Argentine, l’industrie pharmaceutique se porte très bien. Les laboratoires maintiennent un niveau élevé d’investissement et sont donc des acteurs incontournables. Aujourd’hui, chaque laboratoire a son propre service des achats très compétent qui se base sur des analyses, des outils technologiques pour tisser des liens avec d’autres professionnels et une équipe expérimentée de consultants. Couplé à ces investissements massifs, un tel niveau d’exigence fait en sorte que les entreprises argentines sont prêtes à débourser beaucoup plus d’argent. Pour être plus compétitifs, les organisateurs de réunions doivent donc créer des programmes types efficaces et économiques.
Les événements créés pour le secteur automobile doivent être percutants. Avec un bon planning, nous pouvons organiser des événements vraiment inoubliables. Sans compter 2019, ces dernières années ont été plutôt réussies en termes de production. Le secteur organise plusieurs types d’événements, comme des lancements de produits, des essais sur route pour la presse, la tenue de stands lors de congrès, des trajets pour convaincre les concessions, des recrutements dans plusieurs domaines, etc. Ce large éventail d’événements est l’occasion rêvée pour les organisateurs de laisser parler leur créativité. Bien qu’il ne soit pas toujours simple de faire preuve d’originalité, nous essayons de suivre les dernières tendances, nous communiquons de différentes manières avec les participants pour avoir un maximum d’impact et nous créons des événements entièrement sur mesure. Le tout, c’est d’avoir toutes les informations nécessaires pour les lancements de produits et une bonne compréhension des objectifs que l’entreprise cherche à atteindre à travers leurs événements.
Nous cherchons à rester informés en toutes circonstances. Pour ce faire, nous nous intéressons aux dernières tendances, nous contactons des prestataires issus de marchés qui n’ont rien à voir avec l’événementiel et nous développons de nouvelles façons de présenter nos idées. Nous cherchons toujours à aller plus loin et à optimiser notre budget. Toutes nos idées doivent rentrer dans le budget qui nous est alloué si nous ne voulons pas qu’elles aient un impact négatif.
Notre équipe interdisciplinaire rassemble des professionnels qui ont des expériences singulières et un savoir-faire non conventionnel pour rendre nos événements encore plus riches et complexes.
En Argentine, le secteur des réunions et des événements est récemment devenu plus professionnel. On compte plus d’entreprises, petites et grandes, dédiées à ce travail et toutes doivent faire des compromis pour atteindre les objectifs fixés. Cette tendance est due au fait que les clients comme les employés ont évolué. Nous devons proposer des idées percutantes mais réalistes qui garantissent un retour sur investissement concret et spécifique. Si un client débourse de l’argent pour un événement, nous nous devons de lui offrir une visibilité complète sur ce pour quoi il paie. C’est en communiquant que nous pouvons lui fournir ces informations.
J’ai également identifié quelques tendances au cours de ces dernières années. La première, c’est que les clients cherchent désormais à obtenir des résultats qualitatifs et quantitatifs et nous devons donc agir en conséquence. La deuxième, c’est que le paysage de l’événementiel a évolué en raison de l’avènement des médias sociaux et de l’hyperconnectivité. Chaque événement sert désormais de « lieu de rencontre » pour que les participants puissent profiter d’une expérience unique et personnalisée. Le vrai défi consiste donc à organiser des événements qui résonnent avec chacun des invités, qu’il y en ait 50, 200 ou 1 000.
Je connaissais la marque avant de travailler dans le secteur des réunions et des événements car j’ai beaucoup voyagé tant au sein de mon pays qu’à l’international et j’ai souvent séjourné dans des hôtels NH. NH Hotel Group est l’un de nos principaux partenaires parce que la chaîne dispose d’établissements à Buenos Aires et dans d’autres villes du pays, mais également aux quatre coins du monde sous ses différentes marques. Il est donc très facile de trouver le bon endroit pour les différents événements que nous sommes amenés à organiser. NH Hotel Group nous fournit toujours toutes les informations dont nous avons besoin à temps et fait preuve de flexibilité quand il s’agit de négocier. J’ai eu la chance de visiter certains de leurs établissements, principalement ceux de la marque NH Collection . Pour moi, NH Hotel Group propose des services de qualité exceptionnelle dans tous ses hôtels et établissements, où qu’ils soient situés, et est d’une aide précieuse dans la planification d’événements pour qu’aucune mauvaise surprise ne vienne compliquer notre travail.
En tant qu’équipe, notre plus belle réussite est d’être parvenus à garder la plupart de nos clients depuis la création du service chez Furlong-Fox il y a 25 ans. Nous avons depuis décroché de nouveaux contrats grâce aux recommandations de clients existants et nous sommes ravis et fiers de la confiance qu’ils nous portent. Quant à notre plus grand défi, je dirais qu’il s’agit de continuer à avoir de l’influence, à économiser autant d’argent que possible pour nos clients, à obtenir des résultats concrets et à nous améliorer de jour en jour pour tenir le rythme de ce secteur polyvalent, incertain et en constante évolution.
