Conférences, Planification d’événement
Avr 11, 2016
Le Sommet sur la Sécurité Nucléaire de 2014 compte parmi mes plus beaux souvenirs. Cet événement a eu lieu à La Haye, qui se situe à une vingtaine de kilomètres de notre établissement. 58 chefs d’État, 5 000 délégués et 3 000 journalistes étaient présents. Au NH Conference Centre Leeuwenhorst , nous étions ravis d’accueillir certains des plus grands réseaux de radio et de télédiffusion au monde (comme NBC) ainsi que les services secrets américains, les forces armées néerlandaises et une grande partie des forces de police nationales. Pendant trois jours d’affilée, nous affichions complet, et chaque mètre carré de l’hôtel était occupé. Nous servions près de 5 000 repas par jour sur place et nous avons pu compter sur l’aide précieuse des forces armées. Cette coopération était formidable.
Nous avons également accueilli la 35e édition de l’International Fundraising Congress dans notre établissement, et ce qui est assez remarquable, c’est que chacune des 34 éditions précédentes s’est également tenue ici, au NH Conference
Centre Leeuwenhorst. Des collecteurs de fonds des quatre coins de la planète se sont rendus à Noordwijkerhout pour partager leurs connaissances et leurs expériences et trouver de nouvelles façons de rendre le monde meilleur.
Nous étions également ravis d’accueillir près de 1 400 professionnels à l’occasion de l’un de nos plus grands événements annuels. Ces derniers étaient là pour apprendre les uns des autres, affiner leurs connaissances et améliorer encore davantage leurs compétences en tant que managers. Le coup d’envoi de cet événement consistait en un dîner de bienvenue le dimanche soir, et je dis bien dîner et pas buffet. Nous devions servir 1 400 personnes à table et cette opération de haute volée demandait un service de qualité que nous étions prêts à assurer. Résultat : en 18 minutes, chacun des 1 400 invités était servi, leurs exigences alimentaires ayant été prises en compte ; nous avons servi des boissons dès l’arrivée des invités dans la salle ; et tous les membres de notre personnel étaient souriants et proactifs.
Il y en a plusieurs, mais si je devais n’en choisir qu’une, c’est que les clients sont rois. La satisfaction des clients doit être la priorité. Je pense qu’en travaillant main dans la main avec notre équipe et nos clients, nous pouvons satisfaire toutes leurs attentes. Nous sommes une équipe unie et nous organisons chaque événement ensemble. De plus, nous ne refusons jamais rien à nos clients. Chaque défi a sa solution et c’est à nous de la trouver.
En favorisant la communication, tout simplement. Il est important de poser des questions pour connaître les attentes des clients. Nombreuses sont les entreprises qui ne prennent pas en compte les demandes qui leur sont adressées. Nous nous rajoutons donc évidemment du travail, mais c’est primordial dans le cadre d’un événement. Nos ambassadeurs NH sont constamment en contact avec nos invités pour nous permettre de répondre à tous leurs besoins immédiatement.
La nourriture joue également un rôle crucial dans la préparation de toute réunion ou de tout événement. Notre chef crée un menu et nous invitons nos clients à venir le goûter. Mais comment savoir ce qu’ils aiment ? Nous sommes en train de développer un test qui devrait nous permettre de connaître leurs goûts sur le bout des doigts. Dans le cadre de ce test, nous leur posons des questions comme « Préférez-vous la glace à la vanille ou à la framboise ? » ou « Préférez-vous les cappuccinos ou les espressos ? ». Les réponses à ces questions nous permettent de connaître les préférences de nos clients. Nous comptons également étendre ce test à des buffets tout entiers. Ainsi, en fonction des préférences de nos clients (p. ex. salé ou sucré), nous pouvons leur conseiller d’opter pour tel ou tel buffet qui contient davantage des saveurs appréciées.
Chaque événement est différent. Même si sur la forme, deux événements peuvent se ressembler, chaque client est différent et mérite une approche différente. Nous pouvons également avoir affaire au même client pour différents événements, mais encore une fois, ses invités ne seront pas les mêmes, les circonstances seront différentes, il n’aura pas les mêmes attentes, etc. Tous ces détails sont à prendre en compte dans l’organisation d’un événement. C’est notre travail de lire entre les lignes, d’apporter une touche personnelle et d’offrir un moment inoubliable à nos clients.
Chaque événement est une occasion d’apprendre et nous appliquons ces leçons lors de chaque nouvelle collaboration.
Nous avons pour objectif de ne jamais recevoir de commentaires négatifs suite à un événement pour la simple et bonne raison qu’une fois l’événement terminé, nous ne pouvons plus rien y faire. Notre travail d’équipe consiste en partie à discuter quotidiennement avec nos clients pour en savoir plus sur leurs expériences, pour parler du programme à venir et nous assurer que nous sommes sur la bonne voie. C’est ainsi que nous pouvons peaufiner les moindres détails, dépasser les attentes de nos clients et faire de chaque événement un moment inoubliable !
Il y a un peu de tout. La restauration est assurément un aspect crucial de chaque événement, c’est pourquoi nous utilisons le questionnaire que j’ai mentionné plus haut. La technologie est également très importante pour la plupart de nos clients. Certains souhaitent organiser des événements zéro papier où chaque invité dispose de son propre écran depuis lequel il peut suivre des présentations ou travailler, ou utiliser des applications permettant de partager le programme de l’événement et d’envoyer des communications pour informer les participants des dernières actualités. Ces événements sont également un excellent moyen de développer son réseau.
