Meetings Blog Mai 20, 2019
Physiologie, biologie moléculaire, anatomie et psychologie sont autant de termes auxquels on ne s’attend pas pour introduire un article qui s’intéresse à la planification de réunions et d’événements. Pourtant, ces disciplines, combinées à la cytologie et aux modèles mathématiques, sont ce sur quoi reposent les neurosciences, c’est-à-dire l’ensemble des sciences qui étudient le système nerveux et, plus spécifiquement, le cerveau. Comprendre le fonctionnement du cerveau humain peut s’avérer utile pour influer de façon subtile sur le déroulement d’une réunion ou prendre les bonnes décisions. Faisons donc travailler nos neurones pour comprendre le fonctionnement de notre cerveau.
Le cerveau humain compte 100 milliards de neurones, chaque neurone étant connecté à 10 000 autres neurones. L'objet le plus compliqué de l'univers connu repose sur vos épaules. - Michio Kaku
Les neuroscientifiques ont découvert que l’hippocampe et le cortex préfrontal sont impliqués dans le processus de prise de décision. Des études ont également confirmé que c’est en nous basant sur des informations précédemment acquises que nous pouvons prendre des décisions qui concernent notre présent et notre futur. Ces explications sont relativement simples, mais comment pouvons-nous tirer parti des connaissances sur le comportement humain pour organiser de meilleurs réunions et événements ? Comme nous venons de le voir, connaître chaque nouveau lieu de réception sur le bout des doigts est crucial. Pensez donc à vous y rendre avant l’événement pour déterminer les zones à exploiter et comment utiliser au mieux l’espace à votre disposition afin d’éviter les embouteillages, de vous assurer que tous les invités arrivent à l’heure ou encore de garantir le bon déroulement des séances. Les participants ne se douteront sans doute pas que vous faites appel à leur subconscient, mais ils ne vous en seront pas pour le moins reconnaissants.
Impliquer les participants au cours des séances peut les encourager à adopter des comportements qui sont bénéfiques pour eux comme pour vous. Ainsi, prendre part à la conversation (en petits groupes) peut aider les participants à retenir les informations qui leur sont présentées. Pensez donc à leur confier des responsabilités tout au long de la journée. En outre, faire bouger les participants peut les encourager à s’impliquer davantage, à rendre l’événement plus vivant et à éviter les coups de mou. Certaines études ont prouvé que les personnes qui participent activement à une tâche sont plus performantes lorsqu’elles ont un public. Étonnant, non ? Alors que la plupart des gens redoutent d’être le centre de l’attention, les images cérébrales montrent une hausse de l’activité du striatum ventral (la zone du cerveau responsable des facultés motrices et de la motivation) lorsque des personnes effectuent une tâche en groupe. Pensez-y lors de la préparation de vos séances.
Les neurosciences ont permis de mettre au jour des informations toutes plus fascinantes les unes que les autres au sujet du cerveau humain. Ainsi, notre cerveau fonctionne différemment en fonction du moment de la journée. Il faut donc en tenir compte lors de la planification des réunions. Les situations plus stressantes sont mieux appréhendées le matin en raison d’un taux de cortisol (hormone du stress) élevé en début de journée. Les après-midi peuvent alors être réservés aux activités cognitives puisque c’est à ce moment-là que notre cortex cérébral retrouve un peu d’énergie suite à la somnolence qui survient après l’heure du déjeuner.
L’âge des participants est également un important facteur à prendre en compte. Le vieillissement du cerveau, qui se traduit par une réduction de l’hippocampe et une connexion moins efficace entre les neurones, peut entraver la capacité des personnes plus âgées à traiter de nouvelles informations ou à se souvenir de certaines choses. Toutefois, nous savons qu’un cerveau plus mature est plus à même de prendre du recul en raison d’un nombre plus élevé de dendrites. Il peut donc être une bonne idée de jeter un œil à la date de naissance des participants pour tirer pleinement parti de leurs points forts.
Votre appel à l’action ne doit pas sonner comme un ordre. Prenez donc le temps de développer des techniques plus douces pour parvenir à vos fins. Plusieurs études ont démontré que nous nous laissons souvent influencer par nos pairs. Il peut donc être efficace de communiquer certaines informations, comme le fait
que plusieurs personnes envisagent d’acheter un billet pour inciter à la réservation,
ou le fait que la grande majorité des participants laissent leur avis une fois l’événement terminé pour stimuler la participation. Choisissez les comportements que vous souhaitez encourager et éviter les messages qui pourraient s’avérer contradictoires.
Comme l’a dit l’écrivain et neuroscientifique Sam Harris, notre bien-être pourrait bel et bien dépendre des interactions entre ce qui se passe dans notre tête et ce qui se passe dans le monde réel. Alors, même s’il n’est pas nécessaire de posséder un doctorat en la matière, il peut être utile de s’appuyer sur certaines des découvertes faites par les neuroscientifiques pour planifier et mener à bien votre prochaine conférence.
Il est également important de se rappeler que chaque personne est unique. Ainsi, bien que cet article traite de règles générales bonnes à savoir, il est indispensable d’apprendre à connaître individuellement chacun de vos participants. Partez donc à la découverte de vos invités pour mettre toutes les chances de réussite de votre côté.
