Meetings Blog Nov 15, 2018
Que vous ayez un rendez-vous avec un client pour peaufiner les derniers détails d’un projet ou que vous visitiez un lieu pouvant potentiellement se transformer en attraction, être en déplacement fait partie intégrante du quotidien d’un organisateur d’événements. Il est donc important de savoir faire preuve d’efficacité et de remplir vos obligations même en dehors du bureau. Nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à maintenir votre productivité en toutes circonstances.
Bien que vous ne soyez pas au bureau, vous travaillez quand même, et il est important d’informer les personnes qui sont susceptibles de vous contacter de votre situation. En effet, ce n’est pas parce que vous n’êtes pas derrière votre ordinateur que vous ne recevez pas d’e-mails. Configurez donc un message informant vos contacts de votre absence dans lequel vous pouvez ajouter les coordonnées d’un ou d’une collègue et mentionner que vous reviendrez vers eux dès que possible. Profitez-en également pour ajouter une touche de créativité à ce message automatisé en fonction des demandes que vous êtes susceptible de recevoir. Ainsi, n’hésitez pas à encourager vos contacts à s’inscrire à votre newsletter ou à vous suivre sur les réseaux sociaux pour de nouvelles possibilités de collaboration.
C’est bien connu, voyage rime avec bagages. Faites votre valise intelligemment en fonction de ce qui vous attend. Que vous voyagiez en voiture, en bus, en train ou en avion, optez pour un sac de qualité pour ranger vos affaires. Pensez à ce dont vous aurez besoin et investissez dans des bagages qui tiennent la route. Vous ne le regretterez pas !
Choisissez un sac à roulettes si vous avez besoin de beaucoup d’affaires (ou des affaires qui pèsent lourd, comme votre ordinateur portable). Votre dos et vos épaules vous en seront reconnaissants ! Toutefois, si vous comptez n’emporter que quelques effets, un sac à dos fera amplement l’affaire.
Pensez également à consulter les prévisions météo de votre destination pour emporter des tenues adéquates. Optez pour des vêtements polyvalents que vous pouvez porter pour différentes occasions. En outre, portez une attention toute particulière à votre trousse de toilette. Jetez un œil aux règles de sécurité des compagnies aériennes si vous n’avez pas de bagage en soute car vous n’avez pas le droit d’emporter des contenants de plus de 100 ml.
Pensez également à ranger vos pantalons, pulls et chaussures au fond de votre valise. Vos vêtements plus légers, comme des robes, des chemises ou des blouses, pourront être placés au-dessus. Enfin, roulez les vêtements qui ne froissent pas, tels que vos paires de jeans ou vos maillots de corps.
Aujourd’hui, la question n’est plus si vous avez recours à la technologie lors de vos déplacements mais plutôt quels appareils vous utilisez et en quoi ils vous sont utiles. Puisque le ou les appareils mobiles qui vous accompagnent sont capables de répondre à la grande majorité de vos besoins, il est important que vous sachiez en tirer pleinement parti.
Le travail à distance n’est souvent plus une option, notamment dans le secteur des réunions et des événements. Vous trouverez certains des meilleurs outils de productivité à votre disposition sur ce site.
Prenons l’exemple de TripIt et TripCase. Ces outils de planification vous permettront d’organiser vos déplacements et de gérer vos réservations, quelles qu’elles soient, en un clin d’œil. En outre, l’application Todolist, qui est très simple d’utilisation, vous permet de faire en sorte qu’aucune tâche, aussi minime soit-elle, ne soit oubliée. Bien que nous vivions dans un monde de plus en plus connecté, il est essentiel que vous puissiez avoir accès à tous vos documents en permanence. Pensez donc à importer tous les documents dont vous avez besoin sur Google Drive, One Drive ou DropBox afin de pouvoir les consulter et les modifier en toutes circonstances. Vos modifications seront ensuite synchronisées automatiquement dès que vous aurez à nouveau accès à Internet.
Enfin, puisque vos appareils ont besoin d’être chargés, assurez-vous d’emporter vos chargeurs et glissez une batterie externe dans l’une des nombreuses poches du sac que vous avez soigneusement sélectionné. Pensez également à vos écouteurs !
À quelles heures prenez-vous vos repas ? Avez-vous des habitudes ou des préférences alimentaires ? Lorsque vous êtes en déplacement, vous n’avez d’autre choix que de vous adapter. Jetez un œil à votre agenda pour savoir quand vous aurez le temps de recharger vos batteries. Avec un peu de chance, vous pourrez profiter d’un repas à table mais si ce n’est pas le cas, déterminez les endroits où vous pourrez trouver de quoi manger sur la route. Assurez-vous également de toujours avoir une collation santé à portée de main pour faire le plein d’énergie dès que vous en avez besoin.
Ne sous-estimez pas l’importance du sommeil. Essayez de vous reposer dès que vous en avez l’occasion ; il n’y a rien de tel qu’une bonne sieste pendant votre trajet en train ou en avion. Suivez ces conseils pour vous sentir en forme et d’attaque pour vos rendez-vous ou réunions de la journée.
En général, vous devriez avoir un peu de temps entre vos diverses obligations. Profitez de ces moments pour reprendre contact avec d’autres clients, confirmer la présence d’invités lors d’événements ou mettre à jour vos pages de réseaux sociaux, notamment si la raison de votre déplacement est de prendre des photos et de partager des informations sur votre destination. Ces moments peuvent également vous permettre de prendre le temps de la réflexion et de faire preuve de créativité dans votre planning.
Les organisateurs d’événements savent mieux que quiconque que le temps est précieux. En faisant preuve d’efficacité lors de vos déplacements, vous pouvez optimiser votre productivité et prendre de l’avance sur les jours à venir. Comme l’a un jour dit l’entrepreneur Peter Drucker, « l’efficacité c’est faire les choses bien, l’efficience c’est faire les bonnes choses ». Pour réussir, il faut donc faire preuve d’efficacité et d’efficience.
