4 regole per prevenire situazioni di crisi durante il tuo evento

La data cerchiata in rosso sul calendario è finalmente arrivata e non appena inizia la giornata iniziano i problemi: un volo in ritardo, un ingorgo stradale… alcuni di questi eventi ti colgono di sorpresa perché sono del tutto inaspettati. E saprai meglio di chiunque altro che è necessario essere preparati a superare ostacoli imprevisti in tempi record, risolvendo decine di piccoli problemi e trovando soluzioni ottimali per evitare un episodio critico. Segui questi consigli e non lasciare che nulla si frapponga tra il tuo evento e il suo completo successo!

Accertati che nulla si frapponga tra il tuo evento e il suo completo successo.

1 – Anticipa i problemi e crea un tuo piano anti-crisi

Ci sono innumerevoli fattori che occasionalmente possono turbare il regolare svolgimento di un evento. Spesso una risposta rapida da parte degli organizzatori può evitare che un problema facilmente risolvibile si trasformi in un disagio che finisce per condizionare l’evento o addirittura costringerti a cancellarne le fasi restanti. Ad esempio, è opportuno prevedere un piano d’azione nel caso in cui il relatore di spicco si ammali improvvisamente, sia in ritardo o magari semplicemente non si presenti. Altro problema comune: l’oratore dimentica la chiavetta su cui è memorizzata la sua presentazione. Prevedi del tempo sufficiente per creare un solido piano di gestione delle criticità e invialo a tutti i componenti del team.

Alcuni elementi da includere:

• Prima di finalizzare il contratto con l’oratore di riferimento, concordate che ti fornisca dei contenuti (ad esempio un video del discorso) in caso di sua disdetta, o che ti confermi che un altro collaboratore del suo team possa sostituirlo in caso di necessità.
• Chiedi ai relatori le loro presentazioni finali almeno 24 ore prima dell’evento.
• Programma almeno una sessione di prova nella location, il giorno prima o qualche ora prima dell’evento vero e proprio, includendo tutte le presentazioni.
• Fai una o due copie di backup delle presentazioni e portale con te all’evento.
• Controlla che le presentazioni siano visualizzabili correttamente e pre-carica il video della presentazione in modo che il pubblico non debba attendere troppo per la sua riproduzione. Potrebbero verificarsi alcuni problemi come: la presentazione è stata creata con un software diverso e non funziona correttamente, oppure nel computer utilizzato per la presentazione non sono installati i font giusti.
• Trova un buon partner, che ti garantisca la migliore tecnologia senza problemi.

2 – Accorcia la catena di comando

È fondamentale che tutto lo staff sia a conoscenza della gerarchia della vostra organizzazione e che quindi sappia a chi rivolgersi in caso di problemi imprevisti. Inoltre è importante cercare di ridurre il numero di persone che devono rispondere a una segnalazione quando qualcosa non va per il verso giusto.

Ecco un esempio: Supponiamo che ci sia stata una modifica dell’orario e che si debba anticipare il pranzo di un’ora. In quel momento è fondamentale sapere a chi rivolgersi. Durante gli eventi organizzati presso NH Hotel Group avrai sempre a disposizione una persona di fiducia in grado di trovare rapidamente soluzioni adatte alle tue esigenze, esattamente quando servono. Quanto più diretta è la comunicazione, tanto più rapida sarà la ricerca di soluzioni, permettendo all’evento di rimettersi subito in carreggiata.

3 – Utilizza un valido sistema di comunicazione con il tuo team

A volte pochi minuti possono essere decisivi per risolvere una criticità durante un evento e oggi la tecnologia può ridurre i tempi in modo sorprendente. Cellulari, tablet e interfono consentono lo scambio di informazioni tra tutti i componenti del team e rappresentano un investimento molto utile.

4 – Preparati per i media

Se sono stati invitati giornalisti o fotografi, è fondamentale informarli in anticipo sul programma dell’evento. Questo facilita il loro lavoro e li aiuta a seguire l’evento al meglio. Ad esempio, è utile prevedere un certo numero di posti a sedere per la stampa e riservare una fascia oraria dedicata a una sessione fotografica o a interviste con i relatori principali.

E se si presenta un problema, sarà necessario raddoppiare gli sforzi per affrontarlo. Inoltre, dovresti essere già preparato e avere un piano di comunicazione pronto per fronteggiare qualsiasi ipotesi di crisi. Fai stilare e approvare dichiarazioni e comunicati stampa con commenti standard da diffondere il prima possibile. Tenere informati i giornalisti contribuirà a garantirti il controllo delle informazioni e a spostare più facilmente l’attenzione negativa dall’evento in sé.

Tornando alla situazione in cui il relatore di spicco non si presenta, come abbiamo visto, è opportuno prevedere una soluzione per far sì che l’evento continui a svolgersi, come pure predisporre un piano di comunicazione per evitare che l’assenza diventi una fonte di indiscrezioni e distolga l’interesse dall’evento.

In sintesi, è fondamentale dedicare del tempo alla creazione di un piano di gestione delle criticità e inviarlo a tutti i componenti del team. Investi in soluzioni tecnologiche in grado di garantire che siano tutti connessi fra di loro e, se possibile, fate delle esercitazioni in anticipo. Grazie a questi suggerimenti, potrai far fronte a qualsiasi imprevisto ed evitare di trovarti alle prese con una situazione di crisi.