Meetings Blog Giu 01, 2018
Quando si organizza un meeting o un evento, le cose da fare sono molte. Quale combinazione di colori sceglierai? Che aspetto avranno gli inviti? Che tipo di alimenti presenterai? Ma prima di prendere in considerazione tutto questo, è necessario iniziare a trovare la location perfetta. Ma come si fa a decidere quando ci sono così tante opzioni tra cui scegliere? Abbiamo creato 8 punti essenziali per semplificare la ricerca e rendere la scelta della location perfetta più facile che mai. Non dimenticherai nulla!
La maggior parte degli organizzatori M&E ha un’idea di quale sarà il suo budget. Conoscere i tuoi limiti finanziari ti aiuterà a restringere il campo di ricerca, rendendo più facile l’inclusione o l’esclusione di alcune sedi o location. Se ancora non sei sicuro del tuo budget, consulta Internet e cerca di definire le caratteristiche di un evento simile al tuo e il costo stimato.
Ci sono cose di cui il tuo evento non può assolutamente fare a meno. Per una conferenza sono necessari podio, proiettori e schermi. Per un evento automotive, è necessario disporre di ampi locali in grado di ospitare i veicoli, di autolavaggi nelle vicinanze e di un accesso all’autostrada. In alcuni hotel NH sono disponibili speciali dotazioni tecnologiche, tra cui schermi a volta, dispositivi LED e sale SMART. Le specifiche alimentari sono fondamentali per ogni evento. Stila un elenco di “must-have”: sono le cose di cui hai assolutamente bisogno perché l’evento si svolga senza intoppi e sia un successo. Tuttavia, è bene compilare un’altra “lista dei desideri”, che includa elementi di carattere più flessibile che non siano una necessità assoluta. Potrebbe sorprenderti la disponibilità di alcune strutture nell’aiutarti a soddisfare i tuoi desideri!
No, non è necessario sapere tutto di ogni persona che partecipa al tuo evento. Ma è bene fare una piccola ricerca sul tipo di persone che potrebbero partecipare (o che vi hanno partecipato in passato). Avere informazioni precise sul tipo e sul numero di invitati ti aiuterà a scegliere una location con lo stile e l’atmosfera giusti, oltre che con le dimensioni adatte al numero di partecipanti previsto. Controlla che ci siano strutture annesse, nel caso in cui una sala o un luogo non sembri abbastanza grande per contenere tutti gli ospiti.
Hai fissato una data per il tuo evento? Alcuni meeting ed eventi potrebbero coincidere con altri eventi o dipendere da fattori esterni. Se la data del tuo evento è più flessibile, dovresti tenere a mente alcune cose. Tieni conto di quando si svolgono altri eventi simili o concorrenti, in modo da evitare qualsiasi sovrapposizione o conflitto per i potenziali partecipanti. Verifica se ci sono festival o eventi locali che potrebbero interferire con l’evento (o, come vantaggio, essere fonte di maggiore attrazione per i partecipanti). E non dimenticare di tener conto del clima: se fa freddo, si possono scegliere soluzioni come il riscaldamento esterno e i caminetti, mentre con il caldo si ha bisogno di ventilatori, aria condizionata e impianti di nebulizzazione.
Oltre a partecipare all’evento, gli ospiti potrebbero voler esplorare la località prescelta. Devi conoscere meglio la città per capire se è la scelta giusta per il tuo evento specifico e per il tuo pubblico specifico. È una cultura accogliente? Cosa pensano gli abitanti del luogo del tuo settore, del tuo brand e così via? Ci sono eventi o attività culturali che gli ospiti possono visitare? Quali sono le opzioni di trasporto? La location scelta è in un posto comodo e accessibile? Sono tutti elementi importanti da tenere presenti. Collaborando con NH Hotel Group, chiedi di poter creare gratuitamente il Customized Group Website (un sito web dedicato al gruppo) per il tuo meeting o evento, che aiuterà i partecipanti a prenotare le camere e li informerà su informazioni importanti (orari, documenti, trasporti, ecc.).
È difficile trovare la location perfetta, ma è più facile se si tengono sotto controllo le sue specifiche. Scopri quanti partecipanti può ospitare, i tipi e gli stili delle sale meeting, le capacità tecniche, il materiale audiovisivo, la disponibilità di parcheggio, il numero di camere da letto, le opzioni di ristorazione, le offerte di catering e qualsiasi altra cosa ti venga in mente. È utile stilare un elenco in anticipo, in modo da non dimenticare di controllare ogni singolo aspetto. Incrocia le specifiche della location con la tua lista di “must-have”. NH Hotel Group rappresenta il massimo in questa categoria, grazie al tool Meeting Planner 3D Virtual Planner® che ti aiuta nell’organizzazione fornendoti le dimensioni della location, la vista in 3D di ogni sala, le diverse disposizioni e prospettive, le varie opzioni di tavoli/sedie e molto altro ancora!
Prepara un elenco di potenziali location e visitale tutte, se possibile. In questo modo potrai sentire l’atmosfera che emanano, vederle di persona e scoprire quale è più adatta al tuo meeting o evento. Ovviamente, è più facile a dirsi che a farsi, ma è necessario visitare ogni location di persona. Nel caso una visita di persona non sia possibile, concorda una telefonata o una videochiamata con il responsabile della location, in modo da poterne conoscere meglio le caratteristiche e porre eventuali domande. In NH Hotel Group siamo sempre disponibili per una visita, basta fissare un appuntamento. Oppure, se non puoi venire di persona, puoi usare il semplice e utile 3D Meeting Planner Virtual Planner®.
L’ultima fase del processo di organizzazione è in realtà qualcosa a cui si dovrebbe iniziare a pensare già quando si restringe l’elenco delle potenziali location. Il servizio clienti e il processo di prenotazione possono fare la differenza nella scelta tra una location e un’altra. Considerando tutto quello che accade nella fase dell’organizzazione, hai bisogno di una location facile da prenotare e di un referente che sia sempre pronto ad aiutarti in caso di dubbi o problemi.
Con questi 8 punti chiave, sarai in grado di scegliere la location perfetta per il tuo prossimo meeting o evento. Quando scegli una location del brand NH Hotel, provvediamo a fornirti delle checklist dettagliate per aiutarti a curare ogni minimo dettaglio. Risparmia tempo e assicurati un evento perfetto!
