Hai dedicato davvero tanto tempo, energia e passione alla realizzazione dell’evento della stagione, ma ora non è il momento di rilassarsi. Devi diffondere la notizia per garantire la partecipazione del maggior numero possibile di persone. Ora, in che modo è possibile pubblicizzare l’evento per ottenere il maggior numero possibile di biglietti venduti? Può sembrare scoraggiante, ma in questo articolo ti illustreremo i vari aspetti, includendo una timeline consigliata da noi:
1. In primo luogo, e cosa più importante, è necessario individuare la propria audience di riferimento.
Tutto ciò che viene dopo dovrà rivolgersi a questo specifico gruppo di persone, quindi è fondamentale sapere a chi si sta parlando. Non ha senso investire tempo, sforzi e risorse economiche per promuovere il proprio evento a persone che non vi parteciperanno, per quanto convincente sia la promozione. È necessario individuare il target di partecipanti fin dall’inizio. Se hai già organizzato un evento simile, questo è il punto più semplice da cui partire. Esamina attentamente le persone che hanno partecipato in passato.
Nel caso tu non abbia dati di un evento passato, puoi analizzare altri eventi simili al tuo. Qual è lo stile del linguaggio utilizzato? In che modo viene promosso l’evento sui social media e quali contenuti si adottano? Quali piattaforme di social media vengono utilizzate? Se disponi già di una mailing list, usala per scoprire di più sul tipo di eventi a cui i tuoi clienti/contatti attendono. Inviando un semplice questionario, potrai scoprire il loro profilo, i luoghi che visitano online, gli hobby e qualsiasi altra cosa tu ritenga utile.
Una volta raccolte questo tipo di informazioni, dovresti essere in grado di creare un esempio di partecipante tipico. A questo punto saprai probabilmente il loro sesso, età e professione. A partire da qui potrai creare l’identità di un soggetto tipo a cui ti rivolgerai in tutti i contenuti e nelle campagne promozionali che andrai a creare. Potrebbe essere un Michael, uomo di 40 anni che lavora nel settore finanziario (dalla tua ricerca risulta che il 72% dei partecipanti è di sesso maschile, quindi il tuo soggetto è un uomo. I partecipanti tipici hanno un’età compresa tra i 35 e i 55 anni e lavorano nel settore finanziario, quindi lo è anche Michael).
Quando farlo: più di 6 mesi prima dell’evento.
Senza un’idea dell’audience di riferimento, non è possibile concentrarsi completamente sull’attività di pubblicizzazione dell’evento.
2. Crea un sito web o una landing page specifica per l’evento.
Sarà il fulcro della pubblicità dell’evento e il modo principale per condividere tutte le informazioni necessarie con i partecipanti. Dovrai includere le date, gli orari, il luogo e altro materiale di base. Puoi utilizzare questo spazio anche per includere chi parlerà all’evento (se previsto) o eventuali influencer presenti. Se possibile, includi anche video e testimonianze di eventi passati.
E ovviamente, elemento più importante, una CTA (Call To Action) che permetta alle persone di acquistare facilmente i biglietti per l’evento. Ci sono molti modi per creare la propria landing page, anche se può dare l’impressione di essere un’impresa scoraggiante. Un sito per eventi di facile utilizzo, professionale e gratuito è il Customized Group Website, realizzato da NH Pro.
Quando farlo: a 5-6 prima dall’evento.
Come conoscere il tuo pubblico, è necessario che sia già pronto prima che parta la pubblicità su larga scala.
3. Naturalmente, l’audience esistente è già un gruppo di riferimento che ti conosce e si fida di te, quindi concentrarsi sull’email marketing è davvero vantaggioso.
È opportuno segmentare la mailing list in modo da indirizzare l’evento ai destinatari giusti. Potresti offrire uno sconto riservato agli iscritti all’e-mail tra coloro che hanno già partecipato a un evento passato. Oppure una tariffa scontata early bird, esclusiva per gli iscritti all’e-mail.
In un secondo momento, a ridosso della data dell’evento, potresti utilizzare la messaggistica “last-call” per promuoverlo, in modo da convincere chi non vuole perderselo ad acquistare i biglietti. A pochi giorni dall’evento, è consigliabile inviare un’e-mail come promemoria a coloro che non hanno ancora acquistato il biglietto, nel caso in cui gli fosse passato di mente.
Quando farlo: durante tutta la campagna, a seconda dei tempi.
Esistono molti tipi di e-mail da inviare a seconda del target e della tempistica.
4. Tieni presente l’uso del linguaggio dei testi, del design e del branding.
Mantienilo uniforme in tutto il materiale pubblicitario e di marketing. Il branding, i colori e il design saranno la prima impressione che la maggior parte dei potenziali partecipanti vedrà, quindi occorre che siano incisivi e scenografici.
Quando farlo: 6 mesi prima dell’evento.
È necessario che ciò avvenga fin dall’inizio, dalla landing page, ai banner delle e-mail e a tutti i contenuti promozionali successivi.
5. Integra l’evento nel consueto programma di content marketing.
In che modo? Se di solito pubblichi video su YouTube, aggiungi semplicemente una CTA all’inizio o nelle note. Se sei un blogger, parla dell’evento all’interno del tuo blog. Includi infografiche su LinkedIn o Instagram. Non dimenticare di utilizzare in modo coerente il branding dell’evento in tutti questi canali di content marketing.
Quando farlo: 2-3 mesi prima dell’evento e fino alla data.
Anche i contenuti post-evento motivano i partecipanti a rimanere in contatto con te e a scoprire di più sugli eventi futuri.
6. Sfrutta il potere dei social media.
Questo è un aspetto importante, quindi lo approfondiremo un po’:
- 6.1 Per supportare il tuo content marketing, prendi in considerazione una campagna sui social media. Non c’è dubbio che la pubblicità dia ottimi risultati. Se è la prima volta che ti dedichi al Paid Marketing, prendi in considerazione l’idea di affidare questo compito a un professionista. Tuttavia, con Facebook, Instagram, LinkedIn e Google è relativamente semplice farlo da soli se si dispone di un budget limitato. Valuta la possibilità di eseguire test A/B per assicurarti che la tua pubblicità sia la più efficace possibile. Puoi anche pubblicare annunci per un target simile tramite Facebook, il che è un ottimo modo per raggiungere nuovi potenziali partecipanti a condizione che tu abbia già selezionato con cura la tua audience di riferimento all’inizio di questo processo. Naturalmente, il punto di partenza per una pubblicità specificamente business to business è LinkedIn. Questa piattaforma consente di farsi pubblicità in modo semplice se il budget per l’evento non è sufficiente a coprire questo aspetto. Puoi scegliere il tuo traguardo (le visite al sito web costituiscono l’idea migliore per portare i potenziali partecipanti sulla landing page dell’evento). Anche in questo caso, il lavoro svolto in precedenza sul target di riferimento è fondamentale per essere sicuri di pubblicizzare l’evento sul proprio mercato ideale tramite LinkedIn.
Quando farlo: a 6-8 settimane prima dell’evento.
- 6.2 Gli annunci di retargeting, leggermente diversi dalle campagne pubblicitarie, mirano a portare un nuovo pubblico sulla landing page dell’evento. Questo avviene a breve distanza dall’evento e l’obiettivo è quello di mantenere l’attenzione dei potenziali partecipanti. Conoscono già sia te che l’evento, ma non hanno ancora acquistato un biglietto. Con il retargeting, offri loro una seconda possibilità di farlo.
Quando farlo: a 3-5 settimane dall’evento.
- 6.3. Contatta un social media influencer con cui collaborare. Scopri se uno dei partecipanti ha un grande seguito e offrigli merchandising e biglietti da regalare (o da tenere) e chiedigli di condividere le informazioni sull’evento con il suo pubblico (aggiungendo ovviamente il link alla pagina dell’evento). Nella stessa ottica, continua a promuovere e a condividere sui tuoi social media i relatori che parteciperanno al tuo evento o i creatori di contenuti con cui stai collaborando. Questo porterà il loro pubblico a conoscere il tuo evento e ad ampliare la rete dei potenziali partecipanti.
Quando farlo: 3-6 settimane prima dell’evento.
- 6.4. Organizza un concorso o un giveaway sui social media. I concorsi generano sempre un’atmosfera stimolante e contribuiscono ad aumentare il numero di follower. Di solito, per vincere i biglietti gratuiti è necessario “taggare un amico che potrebbe essere interessato” o commentare un aspetto dell’evento che si attende con ansia. Più commenti ha un post, più la piattaforma di social media lo renderà visibile per altre persone.
Quando farlo: 1-2 settimane prima dell’evento.
- 6.5. Crea un hashtag per l’evento e usalo ovunque. Oltre a essere un modo gratuito di fare pubblicità, ti consentirà di tenere traccia delle persone che parlano del tuo evento. Invita tutti a utilizzarlo anche il giorno dell’evento per porre domande che puoi trovare rapidamente e a cui puoi rispondere con efficacia, facendo in modo che i partecipanti si sentano disposti a raccomandare qualsiasi evento futuro.
Quando farlo: durante l’intero processo.
- 6.6 Crea dei video. I video sono una forma di promozione molto efficace sui social media. Un esempio potrebbe essere dei video pre-evento del “dietro le quinte”. I contenuti “dietro le quinte” fanno sentire il pubblico parte dell’evento e creano un’atmosfera di grande interesse attorno ad esso. Potresti anche correlarli alla collaborazione con gli influencer e ai concorsi sui social media.
Quando farlo: 1-2 settimane prima dell’evento.
- 6.7. Infine, non dimenticare il potere dei post da inviare ai gruppi Facebook e alle comunità LinkedIn di riferimento. Le comunità dei social media sono luoghi ideali per pubblicizzare un evento. Cerca tra i gruppi che il tuo partecipante ideale ama frequentare, e inizia conversazioni o aggiungi valore a quelle esistenti. Puoi collegarti direttamente alla landing page del tuo evento, oppure potrebbe essere una buona idea creare un evento su Facebook, in modo che il lettore non debba lasciare il sito web o l’app per visualizzare i dettagli.
Quando farlo: 3-4 mesi prima dell’evento.
7. A meno che tu non abbia una passione per la fotografia e le relative competenze, valuta l’opportunità di investire in un fotografo professionista.
Le foto di alta qualità sono un must per i contenuti dei social media e per la pubblicità. Chiedi al tuo fotografo di catturare del materiale pre-evento per pubblicizzarlo, oltre ad essere lì il giorno stesso per catturare momenti che potrai utilizzare in futuro per il tuo prossimo evento.
Quando farlo: durante l’intero processo.
8. Non dimenticare il FOLLOW UP dopo l’evento.
Dopo aver organizzato un evento di successo si può essere esausti, ma non bisogna rinunciare a sfruttarne lo slancio. Utilizza le foto dell’evento per inviare un’e-mail di debriefing ai partecipanti e un “ecco cosa vi siete persi” a chi non ha partecipato. E completa il tutto con la data del prossimo appuntamento o con un generico ” alla prossima volta”.
Quando farlo: una settimana dopo l’evento
Speriamo di averti dato molti spunti di riflessione per prepararti a fare il tutto esaurito al prossimo evento. Ogni piccola idea è utile, e non dimenticare che le vendite si intensificheranno a ridosso della data, poiché molte persone rimandano all’ultimo minuto le operazioni organizzative come l’acquisto dei biglietti. Segui tutti i consigli per pubblicizzare un evento che abbiamo elencato. Ecco una tabella di marcia semplificata come checklist da tenere a portata di mano durante tutto il processo:
a 6 mesi dall’evento
- Individua la tua audience di riferimento
- Lancia la landing page dell’evento
- Crea un evento Facebook
- Invia un’e-mail all’elenco dei partecipanti già esistenti con uno sconto early bird
- Definisci il branding specifico per l’evento.
3-5 mesi prima dell’evento
- Inizia a postare nei gruppi Facebook, LinkedIn e nelle comunità online.
- Promuovi influencer e relatori di spicco
- Imposta gli hashtag dell’evento.
6-8 settimane prima dell’evento
- Promuovi i creatori di contenuti e gli oratori di spicco
- Incarica il fotografo
- Inizia ad utilizzare il content marketing sulle piattaforme abituali
- Imposta la pubblicità online.
a 3-5 settimane dall’evento
- Campagna pubblicitaria di retargeting
- Campagne e-mail per le persone che hanno espresso interesse in precedenza
- Chiedi agli influencer di iniziare a scrivere post sul tuo evento.
1-2 settimane prima dell’evento
- Pubblica video del “dietro le quinte” sui social media
- Invia un’e-mail informativa sull’ultima possibilità
- Organizza concorsi sui social media.
Nei giorni dell’evento
- Usa il tuo hashtag
- Coinvolgi i partecipanti online
- Pubblica aggiornamenti in tempo reale sui social media.
Dopo l’evento
- Ringrazia tutti per la partecipazione tramite post sui social media
- Invia un’e-mail di debriefing più dettagliata (anche a coloro che non hanno partecipato).
- Considera l’invio di un sondaggio per i partecipanti
