Meetings Blog Nov 14, 2019
Quando ti senti al meglio? Le risposte a questa domanda possono essere molteplici, ma lo stress non rientra di certo tra queste. Lo stress è un elemento indubbio dell’organizzazione di un evento, ma che sensazione positiva si prova quando si spunta l’ultima voce del successo più recente e si riflette su quanto fosse “sotto controllo”. Ovviamente il percorso organizzativo ha subito qualche intoppo e non tutto è andato esattamente come previsto all’inizio, ma nel complesso hai mantenuto la testa fuori dall’acqua e, quando necessario, sei stato in grado di allentare la pressione. Forse hai usato alcuni dei nostri consigli per combattere lo stress…
Una domanda dopo l’altra. Un problema dopo l’altro. Ci sono periodi della vita di un organizzatore di eventi, soprattutto nella fase del “durante”, che appaiono interminabili. Passare da un impegno all’altro, da quello del cliente a quello di chiunque altro sia interessato, è già di per sé una sfida. Se a ciò si aggiungono le continue domande che arrivano, perché tutti sanno che tu hai tutte le risposte, è importante accettare le limitazioni del proprio cervello.
A questo proposito, non tentare di immagazzinare tutte le informazioni nella tua testa. Scrivile, sia utilizzando un efficiente sistema cartaceo sia, preferibilmente, sfruttando uno strumento online. Sembra un consiglio semplice, ma se non lo fai regolarmente, il sovraccarico di informazioni può prendere rapidamente il sopravvento e, quando succede, entrano in azione le ghiandole surrenali. Non c’è nessuna magia, l’organizzazione è fondamentale durante tutto il processo.
Al giorno d’oggi il numero di mezzi a disposizione degli organizzatori di eventi sembra infinito. I costanti progressi della tecnologia fanno sì che tutto, dalla registrazione dei partecipanti all’accettazione dei pagamenti, dalla promozione dell’evento all’interazione durante l’evento stesso, sia disponibile attraverso un sito web o un’applicazione. Tutto questo è fantastico… almeno se gestito in modo sensato.
Prima di precipitarsi a sperimentare ogni nuova moda di cui si è venuti a conoscenza o che ci è stato consigliato di provare, occorre riflettere su quali possano davvero fornire un valore aggiunto ai propri programmi e al successo finale dell’evento. Ad esempio, non è il caso di ritrovarsi sommersi dal peso di tenere aggiornati diversi canali di social media se la maggior parte dell’interesse arriva da uno solo di essi. Comprendere l’audience e gli obiettivi può aiutarti a scegliere gli strumenti giusti – a volte la tecnologia non è la risposta – per realizzare i tuoi piani, riducendo al contempo l’impegno di tempo richiesto.
L’intestazione di questo suggerimento potrebbe far sollevare qualche sopracciglio nella comunità degli organizzatori. Molti concordano sul fatto che il multitasking è l’unico modo per sopravvivere all’avvicinarsi di un evento e soprattutto il giorno stesso. Questo è assolutamente vero, ma per ridurre l’indubbia pressione che ne deriva possiamo considerare approcci alternativi.
La fase dell’organizzazione ha bisogno di una concentrazione il più possibile individuale, per cui è necessario ripartire il tempo in modo appropriato per ciascuno dei compiti da svolgere. È stato dimostrato che, nel complesso, l’efficacia viene compromessa quando si cerca di svolgere più di un’attività contemporaneamente. Quindi sfrutta il tuo punto di forza: l’organizzazione. Stabilisci un percorso chiaro prima dell’evento e la data entro cui le cose devono essere completate, e rispettalo per quanto la situazione lo consente. Il giorno dell’evento, cerca di delegare le responsabilità a tutte le risorse di cui disponi, assegnando ruoli al personale della location, ai relatori e persino ai partecipanti in modi discreti e coinvolgenti. Probabilmente i partecipanti apprezzeranno il coinvolgimento aggiuntivo e ti daranno un po’ più di respiro.
Sei arrivato alla vigilia del tuo evento e tutto sembra essere al suo posto. Per poter dormire sonni tranquilli, fai una passeggiata virtuale (o reale, se è possibile) su come si svolgerà la giornata. Come interagiranno i partecipanti? Come sarà il programma del relatore ospite? Il flusso naturale che hai previsto è adatto allo scopo? Ci sono potenziali punti caldi da tenere d’occhio?
Considerando in questo modo tutte le domande o le sfide che probabilmente si presenteranno, tu e il tuo team domani potrete arrivare alla location dell’evento brillanti, fiduciosi e pieni di positività. Ci saranno sempre situazioni difficili da affrontare, ma visualizzando la maggior parte di esse in anticipo, sarai in grado di eliminare gli imprevisti con relativa facilità.
Uno stile di vita sano è qualcosa a cui la maggior parte di noi aspira e allegerirsi dallo stress è uno dei tanti vantaggi. Sembra così ovvio, ma ogni occasione per sgranchirsi le gambe e respirare un po’ d’aria fresca durante la giornata lavorativa è un enorme beneficio. Se si è più attivi, un rapido allenamento in palestra o una partita sportiva possono aiutare ancora di più, in quanto approfondiscono la respirazione e alleviano la tensione muscolare. In alternativa, puoi optare per la meditazione, anche solo 15 minuti di pausa quotidiana per permettere alla mente di rilassarsi possono fare miracoli per allontanare lo stress, oppure fare terapie di movimento come lo yoga o il tai chi. E ricorda di evitare gli snack zuccherati che, in qualche modo, sembrano più attraenti quando si è sotto pressione, ma non aiutano ad affrontarla. Un ottimo modo per farlo è quello di inserire nei tuoi programmi quotidiani la preparazione di spuntini sani.
Un altro fattore che incide sulla salute è quello mentale. Quando si cerca di destreggiarsi con il mondo intero, puntando costantemente alla perfezione, il più delle volte i piani vanno fuori rotta. Dimentica il sogno impossibile di essere perfetto. Non c’è da stupirsi che ci saranno degli intoppi lungo il percorso, quindi si tratta piuttosto di imparare a gestirli quando si presentano. Accettando l’eventualità che si verifichino problemi all’ultimo minuto e che sia necessario adattare alcuni dettagli, la tua mente resterà molto più serena. Ah, e prevedi sempre un piano di riserva adeguato per gli aspetti più importanti dell’evento.
La comunicazione è fondamentale in un’organizzazione. Parla con i tuoi partner, i tuoi subordinati, i tuoi fornitori… Tieniti costantemente in contatto con loro e informali di tutti i dettagli o le novità che potrebbero influenzare il loro lavoro.
E poi, sviluppa le tue capacità di delegare. Un vero leader coordina un team e si affida ai suoi collaboratori, una cerchia di esperti in ogni fase della preparazione dell’evento. Mantieni una visione a 360 gradi dell’intero processo, in modo da poter dedicare un’attenzione particolare a determinati aspetti che potrebbero richiedere il tuo intervento.
Sii positivo. Una mente aperta e ottimista ha sempre maggiori probabilità di trovare una soluzione o di minimizzare le conseguenze di un contrattempo. Cerca il sostegno della tua famiglia e dei tuoi amici: i tuoi cari conoscono i tuoi punti di forza e di debolezza e potrebbero conoscere il modo perfetto per incoraggiarti.
Dai principianti del settore ai professionisti più esperti, lo stress è parte integrante del ruolo di un organizzatore di eventi. Ma seguendo alcuni dei nostri consigli qui sopra, riuscirai a tenerlo sotto controllo. Noi di NH Hotel Group ci avvaliamo di un esperto team di specialisti di eventi, con l’obiettivo di semplificarti ulteriormente la vita, quindi contattaci e sentirai le tue spalle rilassarsi…
