Meetings Blog Feb 21, 2019
Anno dopo anno, allo sfarzo e al glamour degli Oscar seguono feste memorabili a cui tutti vogliono partecipare. Nessuno dimentica, ad esempio, la stravagante illuminazione associata all’evento annuale di Vanity Fair o i volantini di Gucci al party di Madonna. Perché queste feste hanno tanto successo? Qual è il loro segreto? Quali suggerimenti possiamo trarre dall’organizzazione di questi eventi spettacolari e applicarli ai nostri eventi, indipendentemente dalle dimensioni o dall’occasione? Abbiamo deciso di dare un’occhiata…
Si parla ancora dell’asta alla festa di Elton John che ha visto una corvette di Sharon Stone aggiudicata per oltre 1 milione di dollari, o di quando la star degli Aerosmith Steven Tyler ha offerto un soggiorno nella sua residenza privata alle Hawaii. Un singolo momento come questo può rimanere impresso nella memoria ben oltre il mattino successivo all’evento, e creare il desiderio di tornare la volta successiva, oltre a incoraggiare nuovi partecipanti ad aderire.
Nel caso del tuo evento, tieni presente questo: quando i partecipanti tornano a casa, devono portare con sé un ricordo indelebile ed essere ansiosi di partecipare alla prossima esperienza che proporrai loro. Una location unica è un modo per raggiungere questo obiettivo, e poi ciò che si offre durante l’occasione può rendere il tutto più speciale. In che modo può il décor catturare la loro immaginazione? Ci sono giochi o attività in grado di intrattenere le loro menti? Quali altre sorprese potresti serbare nella manica fino a quando non si chiuderà il sipario?
Spesso può accadere che l’after party sia concepito in base alla personalità o ai principi della celebrità che lo ospita. Se l’ospite è particolarmente impegnato in una causa , ad esempio il riscaldamento globale, l’evento includerà misure sostenibili come la riduzione al minimo dei rifiuti. Sarà importante utilizzare piatti e bicchieri usa e getta, assicurarsi che i regali siano effettivamente utili e non finiscano nella spazzatura al mattino, e organizzare la ridistribuzione del cibo avanzato ai bisognosi.
Occorre considerare chi è, o qual è, l’obiettivo principale dell’evento. In base a questo, organizza il meeting o l’evento in modo da incorporare gli aspetti e le sfaccettature più importanti per dare vita a elementi come la personalità, lo stile e l’atteggiamento. L’aspetto ambientale è un esempio, ma potrebbe essere indirizzato anche verso esperienze come il glamour, un’immersione nella tecnologia d’avanguardia o una serata all’insegna del divertimento e della nostalgia. Definisci con chiarezza la personalità del tuo evento, e poi cerca di riunire il tutto.
Non c’è dubbio che siano le celebrità più ambite a riempire le lussuose location degli after party degli Oscar. Denzel Washington, Miley Cyrus, Emma Stone, Ryan Reynolds… i nomi più in vista di Hollywood e non solo, tutti vorranno uno spazio sotto i riflettori e un posto a tavola. Se vuoi fare un giro tra le star, questo è il posto giusto per farlo, e ci sarà sicuramente un artista di prim’ordine con cui parlare e intrattenersi.
Come negli after party degli Oscar, la possibilità di socializzare con gli altri ospiti è molto importante. Condividere le conoscenze del settore, acquisire nuovi clienti e fornitori, contribuire a promuovere il business, creare legami di squadra: tutto nasce dal networking che si svolge durante i meeting e gli eventi in tutto il mondo. L’elenco dei partecipanti che hai stilato può anche non includere le star del grande schermo, ma deve sempre essere ben ponderato. E questo vale anche per il relatore !
In genere, in occasione dei festeggiamenti per gli Oscar, vengono serviti spuntini leggeri. Le persone preferiscono mescolarsi all’evento mentre sgranocchiano uno snack. Piatti e posate devono essere posizionati in punti facili da prendere, e si deve tenere conto di un’ampia varietà di gusti. In caso di grande affluenza, per essere efficienti è necessario aumentare il personale, in modo da coprire determinate aree. Ricorda anche che i cocktail e i dessert più sofisticati hanno spesso l’abitudine di rubare la scena, come il frullato espresso di Elton con mini ciambelle!
A prescindere dalle dimensioni del tuo evento, un catering sfizioso è uno dei modi migliori per farsi ricordare. L’idea dell’after-party da Oscar di servire piccoli snack è molto funzionale, consentendo ai partecipanti di soddisfare le loro voglie su una selezione dei loro stuzzichini preferiti. Punta sempre ad avere qualche piatto che faccia discutere – possibilmente qualcosa che faccia tendenza nella gastronomia attuale; al giorno d’oggi, è spesso preferibile esporre gli alimenti speciali (ad esempio quelli senza glutine) come parte dell’insieme, piuttosto che separati. Se l’umile hamburger è abbastanza buono per Vanity Fair, perché non considerare i food truck come alternativa per la tua audience?
Ogni anno, nel periodo che precede gli Oscar, i media vengono inondati di informazioni, non solo sui premi stessi, ma anche sugli after party. Chi andrà dove? Cosa indosserà? Come verrà allestita la location? È difficile sfuggire alla stampa, alla televisione, alla radio e, negli ultimi anni, ai social media. Ad esempio, Vanity Fair ha il diritto esclusivo di pubblicare su Instagram le foto delle celebrità sul red carpet, con l’hashtag #VFSC visibile ovunque.
Una buona strategia di marketing è essenziale per il tuo evento. Prendi nota di ciò che fanno gli organizzatori degli after-party la notte degli Academy Awards e usa tutto ciò che hai a disposizione per promuoverti. I social media sono fondamentali, foto e video fanno miracoli per entrare in contatto con il pubblico. Dai un’occhiata ai blog degli esperti di gestione degli eventi per aggiornarti sulle ultime idee in materia di comunicazione e adattale alle tue esigenze.
Ora hai le chiavi per rendere il tuo evento un successo, proprio come gli after-party degli Oscar. Preparati a raccogliere tutti gli applausi una volta terminato il meeting o l’evento. Potrebbero persino assegnarti un premio…
