NH Hotels Mag 30, 2023
Sei pronto per organizzare un evento? Non preoccuparti, ti aiutiamo noi. L’organizzazione di un evento richiede molto impegno e preparazione, ecco perché abbiamo creato una checklist per l’organizzazione di eventi, perfetta per gli event planner con la quale poter tenere tutto sotto controllo.
Per quale motivo organizzi questo evento? Cerchi di educare le persone su un argomento specifico? È per una raccolta fondi? Per creare consapevolezza? Qualunque sia lo scopo, deve trattarsi di qualcosa che ritieni molto importante. Vedendo quanto conta per te, i tuoi partecipanti vorranno darti tutto il loro supporto.
Inoltre, individuare lo scopo ti manterrà motivato e ti fornirà gli stimoli necessari. Prendi carta e penna e scrivi le tue risposte alle seguenti domande:
Ti vengono in mente altre domande da aggiungere a questo elenco? Scrivile.
La definizione del budget per un evento è una delle parti cruciali e non può mancare nel checklist per l’organizzazione di eventi. Le spese da sostenere per un determinato evento sono numerose e avere un’idea realistica dei fondi a disposizione è fondamentale per sviluppare un efficace piano d’azione.
I costi possono variare drasticamente a seconda del tipo di evento e sono influenzati da molti fattori, come il numero di invitati, la location e la struttura, il catering, il design floreale, l’intrattenimento e il tipo di illuminazione. In base ai limiti finanziari, potresti dover ridurre la progettazione delle luci, ad esempio, o scegliere una location diversa, ecc. Inoltre sarebbe consigliabile disporre di ulteriori fondi accantonati per far fronte a potenziali emergenze e circostanze inaspettate.
Anche la scelta della data è una considerazione d’importanza fondamentale. È necessario assicurarsi che nello stesso momento o nella stessa zona non ci siano altre grandi manifestazioni in corso. È un aspetto cruciale, perché potrebbe esserci traffico, risorse limitate ed è possibile che i potenziali ospiti stiano già partecipando all’altra attività. Inoltre, occorre verificare che la data non cada in un giorno festivo.
Cerca di scegliere la data il prima possibile, in modo da avere più tempo per iniziare a organizzare, prenotare e informare gli ospiti, che potranno fissarla sul loro calendario. Dovresti anche tenere in considerazione le potenziali condizioni meteo. Ad esempio, nel caso di un party in Spagna, non è consigliabile programmarlo ad agosto, essendo il mese più caldo dell’anno.
Idealmente, l’ubicazione dovrebbe essere in un’area ben collegata, raggiungibile con i mezzi di trasporto pubblico e con ampie possibilità di parcheggio. È meglio scegliere la data prima di scegliere la location e la sede. Ricorda, prima è, meglio è. Se molti partecipanti vengono da fuori città, è consigliabile organizzare l’evento vicino all’aeroporto o all’hotel dove soggiornano.
Per quanto riguarda la location in sé, prima di scegliere uno spazio è sempre bene fare un confronto e cercare di negoziare prezzi più bassi. Ecco alcune domande importanti per il responsabile della struttura da aggiungere alla checklist per l’organizzazione di eventi:
Se possibile, parla con il personale e verifica che sia cordiale e attento, poiché sono le persone che accoglieranno e interagiranno con i partecipanti.
Il passo successivo è quello di tirare fuori l’elenco delle cose da fare e dare il via a una sessione di brainstorming, assicurandoti di prendere in considerazione il budget, la data e la location. Tieni questo elenco a portata di mano, perché non sai mai quando potrebbe venirti in mente un nuovo pensiero o una nuova idea. Avere un piano ben definito ti permetterà di non dimenticare nulla e di controllare tutti i dettagli.
Nessuna checklist per l’organizzazione di eventi sarebbe completa senza una sezione dedicata al branding e al marketing. Inizia a scegliere i colori e a pensare al design e ai loghi. Dovrai realizzare manifesti, newsletter, blog e magari entrare in contatto con altre aziende per condividere l’evento, creare una pagina di promozione (su Facebook o Eventbrite, per esempio) e una landing page sul tuo sito web per dare modo a chi lo desidera di iscriversi.
Se il tuo budget lo consente, ti consigliamo di assumere un team di marketing. Avranno il know-how e l’esperienza per promuovere l’evento e utilizzare correttamente le applicazioni di social media come Facebook, Instagram e LinkedIn, che sono fondamentali per una campagna di marketing di successo.
Una volta attivati i siti web e i social media, è il momento del lancio. Strategie come la vendita di biglietti “early bird” sono un modo eccellente per invogliare le persone ad acquistare i biglietti e per creare interesse attorno all’evento. Un altro vantaggio di questa tecnica è che consente di capire in anticipo chi è interessato all’evento e che cosa sta funzionando o meno con il marketing. Grazie a questi dati, è possibile adeguare la propria strategia di conseguenza.
Non dimenticare di inviare promemoria e di continuare a promuovere l’evento fino ai momenti finali. Incoraggia gli ospiti a diffondere la notizia attraverso il passaparola e chiedi che anche le personalità presenti promuovano l’evento tra i loro follower.
Esiste una miriade di permessi e licenze per qualsiasi tipo di evento, con dettagli che variano da località a località. In qualità di organizzatore, dovrai essere a conoscenza perlomeno delle informazioni di base, ecco quindi un rapido riepilogo di alcuni dei documenti più comuni che probabilmente ti verranno richiesti:
Esistono due tipi di licenze per gli alcolici: una per servire la birra e una per servire liquori. Un locale affermato probabilmente avrà già le sue licenze, altrimenti sarà necessario richiederle.
Gli alimenti sono attentamente regolamentati e devono soddisfare molti requisiti sanitari. Dovrai verificare che le aziende di catering o i ristoranti ingaggiati dispongano di tutti permessi alimentari e sanitari in regola.
Stai organizzando una festa di Capodanno o magari un anniversario importante che desideri concludere con il botto? Fai attenzione: L’utilizzo dei fuochi d’artificio è illegale in molti luoghi e potreste essere soggetti a multe e sanzioni se trovati in loro possesso Assicurati di esaminare attentamente le leggi locali.
Per quanto riguarda le riunioni pubbliche, è necessario un permesso ufficiale per i gazebo o i posti a sedere. Tutte le strutture dovranno inoltre essere ispezionate dai vigili del fuoco per motivi di sicurezza.
Molte location hanno regole rigide per quanto riguarda gli orari di esercizio, volte a proteggere i vicini da eventuali disturbi. Se il locale non dispone già di questi permessi, dovrai richiedere un’eccezione.
La burocrazia può essere lenta, quindi prima si fa domanda e meglio è. Ti consigliamo di informarti presso il municipio locale per ulteriori dettagli, poiché avranno molte più informazioni specifiche relative alla località.
Ora che la maggior parte della logistica è stata definita, puoi iniziare a scegliere i relatori e l’intrattenimento. Gli ospiti principali e le attività in primo piano sono un modo efficace per coinvolgere i partecipanti e consentire loro di conoscersi meglio, di fare team building e divertirsi.
Se non sei sicuro del tipo di intrattenimento che puoi offrire, consulta
altre idee di intrattenimento per eventi corporate qui. Se prevedi di distribuire penne, badge e taccuini, assicurati di ordinarli in anticipo in modo da averne a sufficienza per tutti.
Una volta fatto tutto il resto, è il momento di iniziare a portare a termine il lavoro e a sistemare i dettagli.
Il duro lavoro che hai svolto è servito per arrivare fino a questo punto.
Fai un bel respiro, goditi la giornata e interagisci con gli ospiti. Una volta che la giornata si è conclusa, ti restano ancora alcuni compiti previsti nella checklist per l’organizzazione di eventi. Il più importante è darsi una pacca sulla spalla per aver organizzato un evento di successo.
Dopo di che, invia lettere o e-mail di ringraziamento agli sponsor, ai relatori e a tutti coloro che hanno contribuito al successo dell’evento. In seguito, potrai aggiornare il tuo budget e rivedere le ricevute. Infine, condividi le emozioni del tuo evento con il mondo intero. Invia a tutti i partecipanti foto, video e aggiornamenti via e-mail. È importante rimanere in contatto con i partecipanti, perché non si può mai sapere quando organizzerai il prossimo evento!
Scarica la checklist per l’organizzazione di eventi
