Meetings Blog Dic 10, 2021
Trovare la location perfetta per un meeting o un evento può spesso rivelarsi una delle maggiori sfide che gli organizzatori devono affrontare. E come la maggior parte delle sfide della vita, avere una tabella di marcia che ti guidi lungo la strada non dovrebbe solo lasciarti alla destinazione desiderata, ma anche farti arrivare in tempo, sentirti fresco e pronto a stupire…
Prima di partire con la scelta della location di successo, è importante concentrarsi e prendere le prime decisioni sui punti chiave da trattare. È qui che stabilisci a cosa attribuire la “luce rossa” (gli elementi non trattabili), quella arancione (gli aspetti su cui sei flessibile) e infine quella verde (le opzioni che vorresti). Chiarisci il budget a disposizione, stabilisci se l’evento è limitato a un paese o a una città, calcola il numero massimo di invitati e verifica quali interessi in comune hanno i partecipanti, ad esempio. Una volta definite queste aree, potrai metterti in moto.
In base a quanto stabilito nella fase 1, dovresti già avere un’idea delle tipologie di location che potrebbero essere adatte all’evento. Se la distanza del viaggio è limitata a una regione geografica condivisa dai partecipanti, è opportuno raccogliere un elenco di strutture che possano essere in linea con i tuoi obiettivi. Se il gruppo è di provenienza più internazionale, scegliere un luogo che vada bene per la maggioranza è di solito l’approccio più sensato da adottare, anche se, come sempre, intervengono altri fattori.
Decidere per un’esperienza in una capitale cosmopolita darà ai tuoi ospiti la possibilità di esplorare la storia della città tra una sessione e l’altra, per poi immergersi nella sua vita notturna. Poi c’è l’idea di una pausa in campagna, che offre un’avventura all’aria aperta e opportunità uniche di team building in una condizione di relativa quiete. Per alcuni gruppi, bisognerà trovare quella location unica e inafferrabile di cui si parlerà a lungo anche dopo la fine dell’evento. Ovviamente devi tener presente che, a meno che tu non possa organizzare dei servizi pick-up porta a porta, garantire comodi collegamenti di trasporto è spesso un requisito importante, incluso il parcheggio.
Connessione Wi-Fi affidabile e gratuita, capienza adeguata ai partecipanti, disposizione dei posti a sedere efficace e flessibile, strutture e tecnologie moderne, spazi di ristorazione di grande effetto… l’elenco a volte può sembrare infinito. Nel corso delle discussioni sulla location, che senza dubbio dovrà essere adattata in fase di pianificazione, vorrai avere conferma di tutte le altre variabili correlate. Anche le iniziative di sostenibilitàsono fondamentali per la maggior parte dei fornitori, quindi verifica le iniziative della struttura per rendere l’evento il più ecologico possibile.
È necessario considerare anche la portata dell’evento e il numero di sale necessarie influisce sul livello di complessità. Alcune location che vedrai ti daranno subito l’idea di come inserire perfettamente l’evento nell’allestimento di cui già dispongono, ma se questo non è il caso, informati su come la configurazione possa essere adattata alle tue esigenze. Questo vale sia per le semplici aree dedicate alle pause, sia per il flusso coordinato tra le sale di presentazione.
I viaggi possono essere programmati all’ennesima potenza, ma questo non significa che non ci siano ostacoli da superare lungo il percorso. L’organizzazione di un evento non è diversa, quindi prevedere degli imprevisti per le varie situazioni che si presentano può rivelarsi una salvezza, anche se spesso non sarà necessario. Il clima è un fattore ovvio, che sarà più imprevedibile a seconda della destinazione scelta, ma le potenziali instabilità possono essere affrontate disponendo di una location in grado di gestire un rapido passaggio dall’interno all’esterno e di offrire soluzioni di riscaldamento o raffreddamento.
Scegliere una struttura con un’esperienza consolidata nell’ospitare meeting ed eventi di livello mondiale di ogni tipo e dimensione equivale a stipulare una polizza assicurativa completa per la propria auto.
L’obiettivo dell’evento, le sue dimensioni e i requisiti principali ti guideranno verso il tipo di location più adatta, secondo le fasi sopra descritte. A questo punto, dovrai approvare gli ultimi ritocchi per completare il viaggio nel modo più gratificante.
Le opzioni di ristorazione sono molteplici, ma una location che provvede al proprio catering può toglierti questo specifico cruccio. Tieni presente che se gli obiettivi precedentemente individuati includono l’attenzione alla sostenibilità, un approccio interessante è quello di porre l’enfasi sui prodotti di provenienza locale, sempre tenendo conto delle varie esigenze dietetiche. Per quanto riguarda l’arredamento, anche in questo caso le opzioni sono praticamente illimitate, quindi considera lo stile della location, del suo foyer e delle sue sale meeting per ottenere un impatto uniforme.
Naturalmente è raro che due percorsi di organizzazione di eventi siano esattamente identici, ma per assicurarsi che la location scelta sia quella giusta è sufficiente seguire una tabella di marcia come quella che abbiamo illustrato. Per ulteriori suggerimenti e consigli, il nostro team di esperti è sempre a disposizione per discutere le varie possibilità.
