Meetings Blog Ott 01, 2018
La comunicazione negli eventi, eh? Sappiamo tutti quanto sia importante per il successo di un meeting o evento, piccolo o grande che sia. Allora, da dove si comincia? Cerchiamo di chiarire alcune nozioni di base e poi potremo procedere con le fasi pre, durante e post-evento.
In quanto responsabile della riunione o dell’evento, avrai già, o avrai presto, un’idea chiara dei partecipanti. Il numero di persone, e talvolta il settore di appartenenza, ti aiuterà a definire le esigenze di comunicazione con largo anticipo rispetto a chi partecipa e potrai utilizzare una molteplicità di strumenti di comunicazione, app e social media.
Trasmettere i messaggi in modo tempestivo e conciso è il modo migliore per realizzare un evento di successo… e bisogna iniziare presto!
La comunicazione prima di un evento è un aspetto che difficilmente viene sottovalutato. Che si tratti di un meeting per 10 delegati o di una presentazione fieristica per migliaia di persone, le promozioni commerciali, i dettagli sulla location e le ultime novità sono tutti elementi fondamentali per l’organizzazione di un programma. Prima che i partecipanti oltrepassino la soglia, ecco alcuni contenuti specifici da ricordare.
La tempestività della comunicazione dipende dalle caratteristiche, dalle dimensioni e dall’audience dell’evento. È un’ottima idea avere un programma chiaro per il tuo team, che evidenzi i contenuti e la relativa cadenza. A seguire, dovrai fornire loro chiari dettagli sulla suddivisione della giornata in sessioni, attività ecc. in modo che possano organizzarsi di conseguenza. Molti partecipanti apprezzano particolarmente, ad esempio, il fatto di sapere quali sono i momenti di pausa, in modo da potersi regolare su quando e a chi rivolgersi nell’ambito del proprio networking. Questo può anche aiutare i partecipanti a concentrarsi sulla sessione in corso, sapendo che è prevista una pausa per controllare le e-mail o fare telefonate.
Una grande attrazione dell’evento saranno i relatori e/o l’intrattenimento previsto. Chi interverrà? Sono previsti musicisti dal vivo o magari una playlist specifica per l’evento? Quali informazioni di base possono essere condivise in anticipo? Un’adeguata attività di promozione può favorire la partecipazione e stabilire il tono desiderato per l’evento, in modo da ottenere un prezioso coinvolgimento fin dall’inizio.
Man mano che ci si avvicina al grande giorno, è molto apprezzabile fornire informazioni su quali cibi e bevande saranno disponibili. Sapere esattamente cosa verrà offerto durante l’evento, e l’approccio ad eventuali allergie e ad altri requisiti specificiaiuterà le persone a sentirsi a proprio agio nella fase di preparazione. Analogamente, la maggior parte dei partecipanti ha bisogno di conoscere il codice di abbigliamento, soprattutto se si discosta dalla norma, e tutte le informazioni utili a livello locale, come i requisiti per l’ingresso, i trasporti e le previsioni meteorologiche legate all’evento.
La comunicazione dell’evento non si esaurisce con l’arrivo del giorno stabilito. Tuttavia, cambia il punto di vista: gran parte del tuo tempo sarà dedicato a dare indicazioni, a sollecitare promemoria e, in generale, a indirizzare tutti nella giusta direzione fino alla conclusione della giornata.
Nel ricordare ai partecipanti il programma della giornata, assicurati di aver evidenziato tutto in modo chiaro. Una mappa, una segnaletica ben visibile e un personale disponibile a fare da guida possono agevolare lo svolgimento dell’evento. La tecnologia può fare la sua parte con tablet informativi posizionati in luoghi idonei in grado di fornire ai partecipanti dettagli rilevanti sulla location. Al momento dei preparativi, approfitta sempre del sopralluogo in loco e decidi insieme all’organizzazione della sede il modo migliore per predisporre i punti di comunicazione.
Fai in modo che i partecipanti siano informati sugli elementi tecnologici di cui devono essere a conoscenza, come ad esempio le applicazioni mobilispecifiche per l’evento. È fondamentale anche ricordare loro la presenza dell’evento sui social media e i vari hashtag ad esso correlati, in modo che possano aggiornare la loro rete di contatti. La chiave non è solo condividere le informazioni con loro, ma anche metterli in condizione di interagire come parte del processo.
Il team che lavora nella location prescelta gioca spesso un ruolo chiave nel garantire il successo dell’evento. Pensa al modo migliore in cui possono supportarti nel trasmettere messaggi chiari ai partecipanti. Un altro aspetto da considerare è il modo in cui lo staff della sede può aiutarti a generare e raccogliere feedback dai partecipanti, sollecitando le esperienze precedenti o fornendo loro i mezzi per acquisirle.
Dopo l’eventoBene! Il D-Day è passato ed è andato tutto per il meglio. Ma anche se hai ringraziato e salutato tutti, la comunicazione verso coloro che hanno partecipato non è certo finita. Quali azioni si possono intraprendere?
Utilizzando gli stessi canali di comunicazione precedenti all’evento, invia un caloroso ringraziamento a tutte le persone coinvolte, se necessario personalizzandolo. Non si tratta solo di un gesto di cortesia, ma può servire a ricordare che ogni partecipante è un elemento prezioso e necessario per il successo dell’evento.
Questa è la tua occasione per dare all’evento la veste che preferisci, rimanendo coerente con il suo messaggio di fondo. Puoi condividere i video dei discorsi più importanti e le foto delle attività; pubblicare i risultati dei sondaggi e le domande utili che sono state raccolte; e fornire i dettagli di contatto pertinenti, dove sia opportuno. Non sottovalutare il fatto che il momento conclusivo può contribuire a creare un ricordo più duraturo dell’evento stesso.
Il tuo evento ha avuto un enorme successo. Ora è il momento di iniziare a promuovere il prossimo, con il vantaggio di avere a disposizione un’audience ancora motivata. Inviando un sondaggio post-evento è possibile acquisire feedback specifici e pratici che possono essere utilizzati in futuro. Deve essere un testo breve, semplice da compilare e inviato entro un giorno o due dall’evento, mentre è ancora fresco in mente. Considera le preferenze, le obiezioni e le idee di miglioramento su argomenti quali la location, i relatori, gli interventi, le procedure e tutto il resto. È bene notare, tuttavia, che piuttosto che optare per domande standardizzate, è meglio pensare alle risposte che potrebbero rivelarsi davvero preziose per te e che sono legate ai tuoi obiettivi. Il follow-up include anche l’opportunità di diffondere notizie sui prossimi programmi, il che significa essere un passo avanti in vista del prossimo evento. La spinta del momento può essere uno strumento davvero potente!
Con questi suggerimenti avrai a portata di mano tutti i fattori da considerare in termini di comunicazioni per il tuo evento. Ricorda inoltre di incoraggiare il tuo team e chiunque altro sia coinvolto nel progetto affinché mantengano sempre tutti aggiornati, e il successo dell’evento è garantito.
