Meetings Blog Set 13, 2019
Quando l’attenzione è rivolta a garantire la giusta location, i migliori relatori, il cibo più delizioso e, in ultima analisi, ad assicurarsi che i partecipanti vengano all’evento, l’importanza di come e dove siedono gli ospiti può passare in secondo piano. È fondamentale per te considerare questo aspetto e assicurarti che venga raggiunto l’impatto che desideri ottenere sul pubblico. Sei seduto comodamente? Ok, allora diamo un’occhiata ad alcuni elementi cruciali…
Dalle piccole riunioni alle conferenze più complesse, la disposizione dei posti a sedere può variare notevolmente. Prendiamo ad esempio una negoziazione di alto livello, in cui è probabile che due piccoli gruppi di lavoro si trovino uno di fronte all’altro per concentrarsi al massimo ed essere abbastanza vicini da consentire un dialogo chiaro. Che dire, invece, di una presentazione in pubblico? In questo caso, tutti gli occhi saranno puntati sul relatore e non sarà necessario un contatto immediato e ravvicinato. Poi ci sono le sessioni di formazione o di brainstorming, che si arricchiscono grazie a un mix di attenzione, spazio di lavoro e interazione.
Tenendo conto delle esigenze del gruppo, si può decidere la soluzione migliore per la disposizione dei posti a sedere…
Conoscendo gli obiettivi della sessione, i partecipanti e potenzialmente lo stile della presentazione, è possibile pianificare la disposizione dei posti a sedere. Una disposizione ad aula, con file di sedie rivolte tutte nella stessa direzione, permette di tenere lo sguardo rivolto in avanti e, se sono previsti tavoli, di prendere appunti su carta o tablet. Le soluzioni a ferro di cavallo e a U, quest’ultima con tavoli, sono simili e aiutano i presenti a interagire tra loro e con il relatore. Se si preferisce, si può chiudere la forma a U e avere un rettangolo, un quadrato o un cerchio, dove tutti sono rivolti verso l’interno, il che può contribuire a rendere le discussioni più fruttuose. Poi c’è, naturalmente, il classico design da sala riunioni, spesso adatto a trattative o piccoli meeting di gruppo.
Una volta compresa e decisa la disposizione migliore, che dipende anche dallo spazio disponibile, è ora possibile riflettere sui tipi di sedie più adatti…
Le sedie. Non c’è molto da pensare, vero? Basta che siano abbastanza comode e che permettano a tutti di stare nella sala, e questo dovrebbe bastare, no? Beh, non proprio. Al giorno d’oggi ci sono così tante opzioni per quanto riguarda i posti a sedere che è una buona idea riflettere su cosa sarebbe più efficace per il tuo evento. È probabile che le sedie ergonomiche e solide per le trattative siano le più adatte, ma in altre circostanze potrebbe essere più saggio optare per qualcosa di molto più creativo e divertente. Sgabelli colorati, pouf o persino palle da Pilates cambiano immediatamente il tono della stanza e possono riflettersi sull’umore dei partecipanti. Ci sono anche momenti in cui la scelta perfetta è quella di sedersi per terra (relax post-sessione) o di restare in piedi (cocktail party in terrazza).
Abbiamo visto quindi che la disposizione dei posti a sedere non è una questione banale che può essere decisa all’ultimo minuto. Merita un’attenta riflessione perché è un elemento che può avere un impatto significativo sugli obiettivi di comunicazione dell’evento e, in definitiva, sul suo successo. Non rimanere seduto ad aspettare, parla con gli esperti di NH Hotel Group e trova la soluzione ideale.
