Meetings Blog Gen 19, 2017
Nel settore Meeting & Eventi è indispensabile attenersi al budget disponibile. Non è facile tuttavia evitare di superare le risorse iniziali di un budget quando si organizza un evento. Se si vuole rispettare il budget e trasformare l’evento in un successo è essenziale avere obiettivi chiari.
Ecco 5 passaggi chiave per evitare gli errori più comuni durante la progettazione del proprio meeting o congresso.
A seconda che l’obiettivo sia la visibilità, la reputazione o le vendite, i servizi su cui investire possono essere diversi. Inoltre, se non si tratta della prima edizione, è molto utile fare riferimento agli eventi precedenti.
Ovviamente, nella pianificazione dell’evento è fondamentale l’audience di riferimento. Se ad esempio hai in programma un meeting di buongustai, il catering sarà una delle voci prioritarie: per garantire il successo del tuo evento, dovrai concentrare gli sforzi in questo settore.
Le spese per la perfetta location, il catering e le attrezzature sono i costi base di qualsiasi evento e dovrebbero essere la prima cosa da includere quando si elabora il budget. Prenotando lo spazio eventi con NH Hotel Group per più di cento partecipanti, avrai diritto automaticamente, e senza costi aggiuntivi, al Servizio Ambassador con un referente assegnato in esclusiva che saprà consigliarti in ogni fase, con un servizio eccezionale che va al di là delle mansioni relative a contrattazione, produzione e fatturazione dell’evento.
Oltre al budget previsto per il tuo evento, potresti disporre di fondi extra provenienti da sponsor o dalla vendita di biglietti. Un preventivo realistico ti aiuterà a evitare spiacevoli sorprese. Se puoi contare su questo denaro come budget extra, forse puoi offrire ai tuoi ospiti delle esperienze aggiuntive, investire in relatori di alto livello o usarlo per attrarre più partecipanti. La scelta è tua.
Assicurati di organizzare il tuo evento avvalendoti di personale esperto che possa aiutarti ad evidenziare le spese in modo chiaro e a definire allo stesso modo l’elenco dei requisiti necessari. Con NH Hotel Group potrai contare su una risposta professionale personalizzata che includerà nel primo preventivo una ripartizione dei servizi in base alle tue esigenze e ti fornirà il quadro generale di ogni servizio incluso fin dall’inizio in modo chiaro. Inoltre, i nostri esperti del Servizio di consulenza specializzata (SAS) ti aiuteranno a massimizzare il tuo budget grazie alla loro esperienza e conoscenza di ogni singola attività.
Le spese fisse sono quelle che si stabiliscono fin dall’inizio, come la location, i relatori della conferenza o le attrezzature audiovisive.
D’altro canto, esistono delle spese variabili – come il catering, le spese di stampa o i kit di benvenuto – che di solito variano secondo il numero di partecipanti. Tieni conto di come questa fluttuazione può influire sul tuo budget. Chiedi con chiarezza le condizioni, i contratti di servizio, le politiche di cancellazione e così via, poiché questi elementi possono nascondere sgradite sorprese nelle clausole scritte in piccolo.
Inoltre, è fondamentale poter contare su un partner che comprenda le imponderabilità dell’organizzazione di eventi. Noi di NH siamo consapevoli che le previsioni non sempre sono azzeccate al 100%. Per questo motivo prevediamo tariffe flessibili che consentono ai clienti, ad esempio, di non dover pagare l’intero importo della ristorazione se un certo numero di ospiti confermati non partecipa a un evento.
Individua il punto in cui si incontrano le risorse disponibili e le spese previste. Lavora sul budget in base a questo punto di equilibrio.
Sia che organizzi il tuo evento dal vivo oppure che sia per un cliente, è fondamentale avere sempre a disposizione una piccola quota di budget per gli imprevisti inclusa nel budget originale, ma senza allocazione delle spese.
In questo modo, in caso di fallimento di uno dei punti precedenti, i tuoi superiori o i tuoi clienti sapranno che non dovrai tirare fuori un asso dalla manica per far quadrare il budget per l’evento. Se non ci sarà bisogno di utilizzarlo, costituirà un risparmio rispetto al budget iniziale.
Infine, non tralasciare nessun dettaglio del tuo budget grazie alla nostra checklist dei servizi per eventi che ti forniamo e che può essere usata come guida, che ti aiuterà a evitare i problemi dell’ultimo minuto.
