Suggerimenti per il gran giorno!

È arrivato. Il momento verso il quale hanno teso tutti i mesi di duro lavoro e di pazienza, il giorno dell’evento! Hai la location perfetta, hai predisposto staff, catering e relatori, e il programma funziona bene. E adesso? Ti accompagniamo attraverso una “checklist” da tenere in mente per permetterti di offrire il miglior servizio possibile e per assicurarti che, dopo l’impegno profuso in questa giornata, tu ottenga i migliori risultati per te, per il tuo cliente e per i partecipanti.

Innanzitutto, lo hai già sentito dire, ma te lo ripetiamo ora: sii sempre preparato. Considera i suggerimenti che seguono come una mini “guida di sopravvivenza all’evento”.

Si spera che tu abbia già preso provvedimenti per semplificare la tua vita e quella dei tuoi partecipanti, implementando un sito web personalizzato creato solo per l’evento, che ti permetta di avere tutto ciò di cui i tuoi partecipanti potrebbero avere bisogno, in un unico posto. È proprio per questo che abbiamo creato il Customized Group Website, in modo che gli organizzatori che ospitano i loro meeting ed eventi nelle nostre strutture abbiano a disposizione un modo semplice e snello per avere tutte le informazioni necessarie da condividere in un unico sito, facile da usare.

Prima del giorno dell’evento, è essenziale verificare che si sia pronti ad affrontare ciò che la giornata riserverà e che si prendano le giuste precauzioni per evitare che piccoli inconvenienti si trasformino in problemi più gravi. Pensa ad utilizzare un Event Tool Kit che includa quanto segue:

Stampe supplementari:

• Liste indispensabili: Per quanto sia comune avere un sito web designato, un’applicazione mobile o anche tentare di ridurre l’impatto dell’uso delle risorse, o ancora affidarsi ai computer o ai telefoni per gli elenchi dei partecipanti e l’ordine di marcia, non si sa mai quando la tecnologia possa avere dei problemi e lasciarci al buio.
• Striscioni e insegne: Stampa tutta la segnaletica prima di entrare nella location, soprattutto se sono necessarie stampe a colori. E portane con te una scorta extra per ogni evenienza.
• Badge ed etichette: Procurati una stampante portatile adatta allo scopo, oppure munisciti di stampati con spazi vuoti per scriverli a mano per gli ospiti inattesi.

Altri elementi essenziali:

• Penne, post-it, nastro adesivo, blocchi per appunti, forbici.
• Regali per relatori, VIP e clienti.
• Kit di pronto soccorso, crema solare.
• Laptop e telefono cellulare e relativi caricabatterie.
• USB di backup con tutti i documenti dell’evento formattati e pronti per essere stampati.

Ora che sei preparato e hai gli strumenti necessari per evitare la maggior parte degli imprevisti e dei dettagli trascurati, vediamo cosa bisogna tenere presente il giorno stesso dell’evento. Ricorda che avrai un esperto NH a disposizione per aiutarti con le domande, le perplessità, eventuali modifiche all’allestimento e altro ancora.

Quindi, cosa bisogna tener presente?

All’arrivo:

• Un giro a piedi della location per rendersi conto esattamente dell’ubicazione di ogni cosa: dove lo staff fa le sue pause e dove aspettano i relatori. Controlla che i servizi igienici designati siano funzionanti e riforniti. Entrate e uscite.
• Un riepilogo dello svolgimento della giornata: relatori, orari del catering, turni dello staff, spostamenti dei partecipanti.
• Il guardaroba deve essere posizionato in modo strategico, in modo che lo si possa visitare prima della registrazione, ma non sia la prima cosa che si vede. Assicurati che la sua posizione non interrompa il flusso di movimento con code che creano confusione.
• La segnaletica deve essere collocata dopo la visita iniziale. In questo modo avrai un’idea dei punti migliori in cui collocare i cartelli e le indicazioni, in modo che siano facili da vedere, abbiano un senso e agevolino il corretto flusso di movimento.
• Testa le apparecchiature audiovisive per evitare imbarazzanti intoppi, compresi proiettori, dispositivi wireless, connessione a Internet e posizionamento delle luci. Inoltre, è bene testarle al momento dell’arrivo, familiarizzare con l’operatore e provare nuovamente il tutto in un secondo momento.
• Prepara i relatori Distribuisci le bottiglie d’acqua. Eventuali decorazioni o striscioni necessari. Informati sulla posizione dei microfoni e mettili dove siano facilmente reperibili.
• 
  Controlla il catering e assicurati che sia stato soddisfatto quanto indicato sulle esigenze dietetiche. Se necessario, chiedi al tuo esperto NH di fare un giro con il personale del catering e di fornirgli tutte le nozioni essenziali di cui potrebbe avere bisogno.
• Predisponi il tavolo di registrazione e sistema i badge nominativi. Assicurati di sapere dove sono conservati gli stampati extra, i badge di riserva e gli articoli di pronto soccorso. Questa può essere una location ideale.
• È necessario individuare i Meeting Point per le emergenze e selezionare anche un possibile punto di incontro per il team.
• Prepara il fotografo, se ne è stato ingaggiato uno, per accertarti che catturerà gli scatti migliori nei momenti migliori.

Ancora una volta, come abbiamo detto, molti di questi aspetti saranno nelle mani dell’esperto NH assegnato al tuo progetto e che ti assisterà in ogni modo possibile.

Quindi, l’evento è in corso ed è ora di lasciarsi trasportare dal flusso, giusto? Beh, no. Per niente. È il momento di essere più attenti che mai e di essere pronti a rispondere a più domande di quante si possa immaginare.

Quindi, quali sono i compiti complementari da prendere in considerazione durante la giornata?

• Ricevere i partecipanti, in particolare i VIP, i relatori e gli sponsor.
• Occuparsi di VIP, relatori e sponsor, assicurandosi di assegnare loro le priorità in modo adeguato e corretto.
• Presta attenzione ai relatori. A meno che non sia tu direttamente a farlo, assegna al collaboratore più adatto il compito di guidare, microfonare e assistere i relatori.
• Flusso dei partecipanti. È importante che vengano date le giuste indicazioni per garantire che i partecipanti si spostino da e verso lo spazio dell’evento come richiesto prima, dopo e durante le pause.
• Il catering rientra nella giornata? Verifica con il personale che gli orari vengano rispettati. È necessario un flusso costante di bevande? Il servizio si svolge come previsto?
• A proposito di cibo… ricordati che anche tu hai bisogno di mangiare e bere, quindi concediti brevi pause strategicamente distribuite durante il programma.

…E respira! L’evento è finito. Ipartecipanti sono andati via e il catering ha impacchettato tutto e si è congedato. La sala è stata riordinata e tutti gli oggetti sono stati rimossi e conservati in modo appropriato. I relatori e i VIP sono stati ringraziati. Le fotografie sono state scattate. Tutti i sondaggi, i moduli di feedback e gli elenchi degli ospiti registrati sono pronti per essere analizzati e valutati. Un altro evento di successo e tu hai bisogno di una meritata pausa.

Questi consigli sono frutto dell’esperienza dei nostri esperti, dei consigli offerti da altri e di anni di tentativi ed errori. Naturalmente esistono svariati modi per impostare, organizzare e realizzare un evento di successo e noi siamo sempre disposti a imparare.

Cosa ne pensi?

Scommettiamo che pensi che stiamo dimenticando qualcosa, vero? Ti stai chiedendo: “E la lista delle cose da fare dopo l’evento?”

Beh, presto ti diremo di più. Resta sintonizzato sul nostro blog.