Phil, Jay, Gloria e tutti gli altri. Tutti noi abbiamo i nostri beniamini di Modern Family, ma che ne diresti se partecipassero al tuo prossimo evento? 

“Salve. Benvenuto al lancio di oggi. Come ti chiami?”

“Beh, salve! Mi chiamo Dunphy. Phil Dunphy. Con licenza di entusiasmare. Ma non dirlo a Claire”.

Ti immagini se i personaggi della pluripremiata serie televisiva Modern Family si presentassero al tuo prossimo evento? Beh, probabilmente li conosci già, quindi ecco, per il nostro divertimento, Phil, Haley, Jay e Gloria…

“Pensa all’interno degli schemi. Esatto, ho detto all’interno. Perché, se tutti si inseguono all’esterno, cosa c’è all’interno? Il vuoto!” – Phil Dunphy

Il simpatico Phil avrebbe sicuramente un’influenza positiva su qualsiasi evento a cui si presentasse. Ottimista fin dal suo arrivo, sarebbe l’anima di ogni gruppo di lavoro e di ogni sessione di networking. Ovviamente, farebbe ogni tentativo possibile per essere il più figo della stanza e questi sforzi estremi lo porterebbero quasi certamente a fallire, spesso infastidendo gli altri, interessati a rimanere concentrati sulla sessione.

Dato che l’entusiasmo è il suo forte, sarebbe felice di aiutare in qualsiasi compito da svolgere, magari agevolando una sessione di brainstorming con il suo stile inimitabile che, pur mirando a essere conciliante, potrebbe facilmente far impazzire tutti. Dandogli linee guida e limiti chiari su ciò che va portato a termine, dimostrerà di essere all’altezza del compito.

Si distrae facilmente, è come un bambino iperattivo, quindi è bene tenerlo d’occhio e tenerlo concentrato sugli obiettivi. Non ama altro che la sua tecnologia portatile, quindi dovresti assicurarti che ci sia un flusso costante di attività a cui rispondere sul suo iPad tra una sessione e l’altra o anche durante le sessioni.

Quindi, per gestire persone come Phil, assicurati che quando organizzi l’evento le presentazioni siano interattive e che vengano utilizzate le nuove tecnologie, in modo da tenere i partecipanti concentrati sui contenuti forniti. Assicurati anche di utilizzare e incanalare la loro energia durante i meeting più ristretti, come le sessioni interne o il brainstorming, perché potrebbero essere la tua spalla senza nemmeno accorgersene.

“Da una grande figaggine derivano grandi responsabilità.“ – Haley Dunphy

Giovane, bella e ingegnosa incontra… una mente un po’ dispersiva. La primogenita dei tre figli di Phil e Claire parteciperà all’evento piena di aspettative positive e intorno a lei dovrà esserci quanto basta da garantire che rimanga fino alla fine o almeno da impedirle di passare l’intera sessione incollata al cellulare. Nell’organizzare il tuo evento, assicurati di tenere sempre in considerazione le esigenze dei Millennial. Dai direttive precise, messaggi chiari e d’impatto e assicurati che tutte le loro esigenze di base siano soddisfatte, compresi Wi-Fi, hashtag, ecc. Non vorremmo che a fine giornata lei caricasse la sua delusione sul suo famoso blog e sui suoi account di social media.

Cosa apprezzerebbe un Millennial oltre al contenuto del meeting? Probabilmente un allestimento moderno, un buffet scenografico e molte iniziative eco-compatibili. Accertati di averne tenuto conto durante la preparazione dei tuoi eventi e da loro otterrai il punteggio massimo.

“Capisco che per le famiglie che non si frequentano il Giorno del Ringraziamento sia un giorno importante, ma noi stiamo insieme ininterrottamente. “ – Jay Prichett

Con questo partecipante, ciò che si vede è ciò che si ottiene. E se arriva alla riunione perché è stato costretto a farlo, questo può generare una certa tensione. Come Jay, il partecipante non contento di partecipare farà in modo di far conoscere agli altri partecipanti della sala la sua opinione su qualsiasi dettaglio che potrebbe non piacergli. Naturalmente, con Jay è probabile che il suo commento arrivi come un’osservazione sottile, ma tagliente, o come un semplice “Oh accidenti”.

Il tuo collega, responsabile dell’organizzazione del meeting, è a conoscenza dei partecipanti del tipo di Jay e chiede la tua esperienza su come gestirli e migliorarne l’esperienza.Tieni presente che Jay è il tipo di persona che non sopporta volentieri gli sciocchi, ma la prima impressione di scontrosità lascerà il posto al suo parere esperto e alla sua partecipazione non appena lo avrete coinvolto. Se vede l’opportunità di aiutare qualcuno in difficoltà, lo farà.

Come si può fare in modo che questo avvenga? Prima di tutto assicurati che il meeting sia ben oliato, con indicazioni chiare su dove, quando e quanto durerà. Organizza l’ambiente al meglio in modo da favorire la discussione e lo scambio di informazioni. Includi un supporto tecnologico per facilitare la condivisione dei dati, ma anche opzioni più standard come la carta, i post-it, la codifica dei colori, ecc. se è necessario un brainstorming. E per facilitare l’efficacia dell’incontro, assicurati di avere a disposizione un rinfresco e un confronto in sala. Quanto basta per tenere viva la mente.

“Mi piace che tu resti calmo, che prima pensi e poi agisci. Ne ho bisogno nella mia vita”. – Gloria Pritchett

Ora immagina di avere Gloria al tuo evento, ma non come ospite… come oratore principale! Vestita di tutto punto, non si accontenterà di essere la protagonista della presentazione. Vorrà essere la vera star dell’evento! Il che, sebbene possa sollevare problemi, può essere affrontato facilmente con un po’ di programmazione.

A patto che non crei altri problemi, cerca di assecondare il suo desiderio di sentirsi importante e concorda con lei in anticipo il modo in cui fare un’entrata appropriata. Puoi preparare una sala privata in cui la signora possa incontrarsi con gli altri relatori della giornata – un’ottima occasione per fare rete e condividere esperienze – e offrire alcuni dei cibi e dei rinfreschi che sai che apprezzerà. Ricordare i piccoli dettagli, come far trovare il suo drink preferito sul palco o al tavolo, può davvero fare la differenza con questo tipo di ospiti.

Asseconda le sue aspettative. Se si aspetta 2.000 persone e ce ne sono solo 300, rimarrà delusa. Assicurati che sappia in anticipo a che tipo di pubblico dovrà rivolgersi. Non dimenticarti di condividere il suo discorso sui social media durante la sessione e assicurati che sappia che l’hai fatto! Questo migliorerà l’esperienza per tutti quando, più tardi, sarà libera di socializzare con la platea.

La cosa meravigliosa degli esseri umani è che siamo tutti diversi, spesso con personalità molto eterogenee. Il che può causare problemi, se non si è preparati ad affrontare gli approcci non convenzionali alla vita di alcune persone. Ma come organizzatore di eventi, sempre un passo avanti, puoi garantire che l’allestimento di ogni tuo evento sia perfetto, per soddisfare tutti, indipendentemente dal carattere più o meno ambizioso o fuori dal comune.