Meetings Blog Ago 06, 2019
Ambientata all’inizio del XX secolo in una villa immaginaria in Inghilterra, “Downton Abbey” è un period drama che è diventato un successo televisivo. Sono passati 5 anni dalla sua prima edizione e nel 2019 si concluderà, questa volta sul grande schermo. È passato un po’ di tempo da quando abbiamo visto i membri del cast, ma… come dimenticare l’affascinante franchezza di Violet Crawly, interpretata da Maggie Smith, per non parlare dell’accattivante maggiordomo Charles Carson, interpretato da Jim Carter, o della saggia governante Mrs Hughes?
Questi ultimi due fanno parte dello staff che gestisce e provvede alla manutenzione della grande casa e sono quelli che supervisionano l’attività degli altri membri dello staff per assicurarsi che non si trascuri alcun dettaglio.
Hai mai pensato ai dettagli dietro le quinte dell’ organizzazione di una casa?
Assumersi la responsabilità
È sempre indispensabile che ci sia un leader durante tutte le fasi di un evento. Che si tratti di accogliere gli ospiti all’arrivo, di supervisionare la cucina o di coordinare tutto ciò che accade, qualcuno deve assicurarsi che tutto si svolga in modo fluido ed efficiente.
Proprio come un maggiordomo o una governante, è probabile che tu o la persona da te designata dobbiate essere presenti per ricevere tutti i partecipanti, in modo che tutti siano accolti nel giusto modo quando arrivano alla location.
Si tratta di figure responsabili dello svolgimento e che devono essere a disposizione degli altri membri del team o anche dei partecipanti per rispondere a eventuali domande o dubbi. Ciò significa che tu, o il “maggiordomo” designato, dovrai occuparti del programma dell’evento, sapere chi arriva e a che ora, coordinare gli orari di tutte le persone coinvolte e, se possibile, avere tutte le risposte alle domande che possono sorgere.
Il protocollo nella pratica
In qualità di organizzatore di eventi, sai che è essenziale che sia sempre in vigore un protocollo di emergenza e che tutti i membri del team siano a conoscenza dei suoi dettagli. Questo include il cliente e il proprio team, in modo che tutti siano allineati in caso di necessità. I fan di “Downton Abbey” sanno che i personaggi che lavorano nella villa hanno questo concetto ben radicato.
Chi è responsabile dell’intera procedura?
I sistemi di allarme sono in funzione?
Dove sono le uscite di emergenza?
Esiste un punto di raccolta designato?
Chi è responsabile della supervisione di tutti?
Queste sono solo alcune delle domande che devono essere prese in considerazione quando si considera un protocollo di evacuazione o un piano di primo soccorso e sicurezza.
Ma non tutti i protocolli devono essere legati a un’emergenza. Potrebbe trattarsi dell’arrivo di alcuni partecipanti VIP, o forse di assicurarsi che l’atmosfera dell’evento sia quella che avevi programmato.
Qualunque sia il protocollo, dovrai accertarti che tutto sia pronto e che il tuo team ne sia a conoscenza.
Cambio di sala – cambio di stato d’animo
Affinché l’energia di un evento fluisca come si desidera, è essenziale giocare con le diverse atmosfere dello spazio per eventi.
Dalla lounge di benvenuto alla sala principale, fino ai rinfreschi e all’area per le conversazioni informali, è importante avere un’idea ben concepita della funzione che svolgono le diverse aree dello spazio scelto.
Proprio come in un palazzo signorile, i partecipanti si spostano da una sala all’altra nelle diverse fasi della giornata, come già detto, per far fluire correttamente l’energia dell’evento. Tuttavia, non per incoraggiare alcun tipo di separazione tra i sessi o il “rango”.
Se il tuo evento prevede la presenza di relatori che hanno preparato discorsi ricchi di informazioni, potresti voler includere un numero adeguato di pause, in modo che i partecipanti possano sgranchirsi le gambe e tornare con la mente sgombra, pronti a ricevere e condividere idee.
Conta su Downton Abbey
Quindi, che tu sia un fan di “Downton Abbey” o meno, non puoi negare che ci sono molte somiglianze nel modo in cui funziona il mondo del MICE. Non sei d’accordo? Allora ti suggeriamo di guardare questa iconica serie televisiva e di trarne ispirazione per il tuo prossimo evento, magari modificandone elementi relativi al luogo, al dress-code o all’intrattenimento.
Quanto a noi, c’è qualcosa che possiamo fare per te? Parlaci dei tuoi progetti e faremo del nostro meglio per aiutarti.
