Meetings Blog Ott 13, 2017
Quando 20 anni fa il fondatore di Microsoft, Bill Gates, predisse che non sarebbe passato molto tempo prima che tutti potessero comunicare attraverso un dispositivo mobile, anche lui sarebbe rimasto stupito da come questa tecnologia portatile abbia trasformato la vita di tutti i giorni. E nell’odierno mondo degli smartphone e delle applicazioni per l’organizzazione degli eventi, mai come in questo momento sono preziosi come ausilio per il raggiungimento degli obiettivi. Vediamo cinque applicazioni attualmente sul mercato che hanno attirato la nostra attenzione. Forse ti presenteremo la tua app preferita per organizzatori di meeting per molti eventi a venire.
Inizialmente un po’ sottovalutata, è molto probabile che se hai scaricato un’applicazione personalizzata per eventi, tu abbia usato un prodotto DoubleDutch. L’azienda esiste dal 2011 e la sua offerta mobile consente di sviluppare un’app per tenere sotto controllo il coinvolgimento dei partecipanti alla propria fiera o conferenza. La chiave del successo di questo prodotto è abbastanza semplice: incoraggiando i partecipanti a interagire in modo intuitivo tramite il cellulare, si ottiene un’esperienza migliore e più controllata, con la possibilità di raccogliere i dati relativi al loro coinvolgimento e utilizzarli per il follow-up e i miglioramenti futuri.
Dai sondaggi e dalle inchieste per i partecipanti, ai giochi di discussione e all’interazione in diretta attraverso un feed di attività, l’app crea l’opportunità di facilitare il networking e di concentrare l’attenzione dei partecipanti su connessioni adeguate in momenti reciprocamente concordati. L’uso della messaggistica collegata al GPS consente inoltre di inviare aggiornamenti in base alla posizione del partecipante, comprese le informazioni relative a un relatore nelle vicinanze.
L’obiettivo di Attendify, secondo le parole dell’azienda, è quello di “aiutare gli organizzatori di eventi a costruire relazioni più profonde con i loro partecipanti attraverso applicazioni mobile per eventi coinvolgenti e social-first”. E per fortuna lo fanno piuttosto bene. Alimentando le relazioni tra tutte le parti interessate all’evento, questa app completamente personalizzata per la programmazione di meeting rende la vita di un organizzatore molto più facile e le soddisfazioni che ne derivano giustificano più che ampiamente il tempo, per quanto breve, investito in anticipo. Impostare l’app è facile e veloce e, una volta che i partecipanti l’hanno in mano, viene naturale il desiderio di interagire con gli altri. Questo non solo aiuta la loro esperienza nel giorno dell’evento – il social network è associato alla guida dell’evento – ma fornisce una visione eccellente di come l’evento si è svolto, per non parlare degli aggiornamenti in diretta sui problemi che devono essere risolti durante la giornata. Attendify pone inoltre un forte accento sulla relazione tra i partecipanti e gli espositori o gli sponsor, mettendo al centro il ROI (ritorno sull’investimento).
Se per te semplificare le attività di gestione dei progetti è una sfida, prova Trello. Oltre al suo aspetto pulito e ordinato, la funzionalità drag-and-drop è semplice e l’applicazione consente la collaborazione tra diversi team. Se tutti i soggetti coinvolti sanno in quale fase si trova ogni richiesta specifica, non ci sono scuse per una comunicazione errata. L’intero processo di organizzazione dell’evento, dall’inizio alla fine, utilizzando Trello può essere gestito in modo divertente, e una volta in corso tutto ciò che resta da fare è accedere a una delle bacheche per vedere rapidamente cosa è stato fatto o cosa richiede ancora un intervento.
Dalle fiere alle riunioni aziendali, Superevent può essere personalizzata per offrire un’applicazione che si adatta alle tue esigenze. La sua funzione di social media può metterti in contatto con i partecipanti e i relatori in uno scambio di comunicazioni che può continuare anche dopo la conclusione dell’evento. L’app offre la possibilità di coinvolgere l’audience che partecipa a sondaggi e inchieste che consentano a te e agli altri soggetti interessati di comprendere meglio le aree chiave determinate durante il processo di costruzione. Con una partecipazione più elevata e un maggior numero di partecipanti che beneficiano del networking incentivati dall’app, Superevent è in grado di cogliere i fattori chiave di successo per la maggior parte degli organizzatori. Gli sviluppatori, consapevoli del fatto che i delegati spesso pianificano il loro tempo su voli privi di copertura dati, hanno assicurato il supporto offline.
La parola chiave quando si parla di TapCrowd è ancora una volta personalizzazione. La conoscenza dell’audience, degli obiettivi e del tono dell’evento può essere utilizzata per sviluppare un’esperienza unica ogni volta che si utilizza l’app, che poi fornisce informazioni presentate in modo ordinato (planimetrie, notizie sulla mostra, ecc.) su un’unica piattaforma. Attraverso le notifiche push è possibile interagire direttamente con i partecipanti e rimanere al corrente di tutto ciò che accade sul campo in tempo reale. È abbastanza semplice preparare l’app in funzione degli obiettivi e il team che ne è responsabile offre anche un supporto durante tutto il processo e durante l’evento stesso.
Queste sono solo alcune delle numerose opzioni a disposizione di chi si occupa di prenotazioni e organizzazione nel settore degli eventi e, man mano che i nostri dispositivi mobili diventano più veloci e più intelligenti, insieme all’insaziabile ingegno degli sviluppatori di app, si può star certi che ce ne saranno altre all’orizzonte. Terremo gli occhi aperti su qualsiasi nuova applicazione per l’organizzazione di meeting ed eventi e vi proporremo un’altra recensione nei prossimi mesi.
