Meetings Blog Feb 06, 2020
Il successo dell’evento o del meeting che si sta organizzando rimane un obiettivo fondamentale per qualsiasi organizzatore. Il modo con cui ci si arriva, ovviamente, può prendere diverse strade e dipende da una moltitudine di fattori. I progressi della tecnologia hanno aperto ulteriori strade verso il successo – sia in fase di organizzazione, sia per la giornata stessa, sia per l’analisi successiva – e i professionisti devono tenersi aggiornati sulle novità disponibili e su come queste possano contribuire al raggiungimento dei loro obiettivi.
In questo senso, abbiamo approfondito alcuni degli sviluppi più recenti che caratterizzano il volto in costante cambiamento della tecnologia per eventi, e “volto” è letteralmente una delle parole chiave…
Ormai di uso comune in applicazioni come lo sblocco di un nuovo smartphone, il riconoscimento facciale sta diventando sempre più determinante nel settore dei meeting ed eventi. Grazie alla possibilità di riconoscere le persone e di classificare i partecipanti in base all’età, al sesso, all’etnia e così via, la tecnologia ci aiuta a gestire aspetti come il flusso di traffico e la profilazione per migliorare i processi di check-in e di sicurezza. L’osservazione dei partecipanti da parte di un sistema computerizzato, anziché da parte di un essere umano, offre i vantaggi di una maggiore precisione dei dati dimostrandosi anche più conveniente. L’identificazione degli invitati può anche consentire di personalizzare le esperienze della giornata per garantire che gli ospiti ne traggano il massimo beneficio, ma di questo parleremo più avanti.
Non c’è dubbio che la raccolta dati nel corso degli anni abbia promosso un costante processo di miglioramento degli eventi, facendo tesoro di ciò che è stato fatto in precedenza. Ora, invece, l’obiettivo è quello di acquisire un feedback in tempo reale che consenta di apportare miglioramenti durante l’evento. Se un aspetto del viaggio del partecipante non produce i risultati attesi, si possono apportare delle modifiche per non perderlo del tutto: magari un aggiustamento del servizio o un cambiamento nella comunicazione che lo riguarda. Questo circolo di informazioni in tempo reale consente anche di proporre offerte basate sulle reazioni, alcune delle quali non erano state previste in fase di programmazione.
Da questa raccolta dati derivano le opportunità di offrire una migliore esperienza post-evento, eliminando il tradizionale ritardo che si verifica naturalmente per l’analisi e la sua comprensione. Un follow-up immediato sui social media, ad esempio, mirato a quei comportamenti che sono stati rilevati durante l’evento, può garantire un percorso rapido e senza intoppi per preservare l’interesse dei partecipanti. Riunire tutti i dati disponibili e rispondere tempestivamente è fondamentale per massimizzare il successo futuro.
L’avvento della realtà virtuale è stato rapidamente seguito da una sua adozione su larga scala nel settore dei meeting ed eventi. I costanti miglioramenti apportati alla tecnologia hanno aumentato le possibilità di una sua applicazione per gli organizzatori, e ciò non accenna a diminuire. Uno degli utilizzi più ovvi è quello di consentire agli organizzatori di poter verificare da lontano le location scelte, utilizzando immagini 3D per progettare gli spazi e prenotare le camere senza lasciare l’ufficio. Durante l’evento, l’uso di cuffie o occhiali per la realtà virtuale può far uscire i partecipanti dall’ambiente in cui si trovano e portarli in un luogo assolutamente diverso, dove possono essere coinvolti in modo più profondo e interattivo. La realtà virtuale non solo può aiutare gli organizzatori a essere più efficienti e a fare un uso migliore del loro tempo, ma c’è anche un chiaro legame con le iniziative ecologiche e la riduzione dell’impronta di carbonio.
L’idea di rendere più personalizzata l’esperienza dei partecipanti non è una novità per gli organizzatori di eventi, e la tecnologia sta diventando sempre più importante per raggiungere questo obiettivo. Che si utilizzi il Bluetooth o il Wi-Fi, oggi è possibile farsi un’idea più precisa degli interessi dei partecipanti e prendere decisioni di conseguenza. Abbiamo già parlato dell’importanza di raccogliere dati, che possono essere utilizzati per personalizzare l’evento e soddisfare i desideri dei partecipanti influenzando i loro comportamenti. Oltre a migliorare la loro esperienza, questo fornirà anche a noi informazioni per migliorare e diventare più efficienti, tenendo conto di un vincolo comunemente citato dagli organizzatori: il tempo.
Con un tale sviluppo tecnologico in atto per l’industria MICE, e senza alcuna possibilità di rallentare il ritmo del progresso, la domanda per il 2020 è se l’industria dei meeting ed eventi sia in grado di tenere il passo. Con l’espansione delle reti 5G, molto di ciò che faremo in futuro sarà collegato al Web spaziale, con la combinazione di mondo reale e virtuale. Gli organizzatori che sono disposti e in grado di utilizzare la tecnologia a proprio vantaggio ne raccoglieranno i frutti, purché lo facciano con saggezza. Rivolgiti al nostro team di esperti di NH Hotel Group e fai un salto nel futuro con noi…
