Meetings Blog Mag 20, 2019
Fisiologia. Biologia molecolare. Anatomia. Psicologia. Probabilmente non sono questi i termini che ti aspetteresti di trovare all’inizio di un articolo dedicato all’organizzazione di meeting ed eventi. Tuttavia, se prendiamo in considerazione tutte le discipline nel loro insieme, aggiungiamo un po’ di citologia e di modellazione matematica, arriviamo alle neuroscienze, lo studio del sistema nervoso e, in particolare, del cervello. La comprensione di questo aspetto può essere di grande aiuto quando si cerca, ad esempio, di esercitare una influenza sottile o di decidere gli orari dell’agenda di un evento. Quindi, mettiamo in moto i nostri neuroni e diamo un’occhiata al funzionamento del cervello.
Il cervello umano ha 100 miliardi di neuroni, ogni neurone collegato ad altri 10 mila neuroni. Avete sulle spalle uno degli oggetti più complessi dell'Universo, 'Michio Kaku'
I neuroscienziati hanno scoperto che l’ippocampo e le regioni della corteccia prefrontale del cervello ci aiutano a tracciare il nostro percorso da A a B. E gli studi hanno confermato che prendiamo decisioni sul presente e sul futuro sulla base di informazioni registrate nel passato. Questo è abbastanza semplice da capire, ma come possiamo sfruttare a nostro vantaggio queste conoscenze sul comportamento umano nei meeting e negli eventi? Innanzitutto, la scienza ci ricorda che è fondamentale avere una conoscenza completa di ogni nuovo luogo. Visitarlo in anticipo, esaminare tutte le aree che potrebbero essere utilizzate e valutare i percorsi da seguire per garantire una gestione ottimale dello spazio: evitare gli intasamenti, scaglionare gli orari di arrivo dei partecipanti, l’ordine delle sessioni, ecc. È improbabile che i partecipanti si rendano conto che stai utilizzando la loro attività cerebrale subconscia, ma lo apprezzeranno comunque.
Non c’è dubbio che il coinvolgimento dei partecipanti nelle sessioni può incentivare comportamenti differenti, che possono rivelarsi vantaggiosi per loro e per l’evento. Partecipare alle discussioni (in genere sono preferibili i piccoli gruppi) può aiutarli a memorizzare le informazioni, quindi pensa a come dare ai partecipanti ruoli personalizzati durante la giornata. Essere fisicamente attivi può anche renderli più motivati a partecipare, rendendo l’evento più dinamico ed evitando un’eventuale apatia. Ci sono poi studi che hanno dimostrato che chi partecipa a un’attività recepisce le informazioni meglio di chi si limita a osservare. Sorpreso? Nonostante molte persone siano spaventate dal pensiero di avere un pubblico, test come le scansioni cerebrali mostrano che la semplice partecipazione a un compito di gruppo attiva lo striato ventrale, l’area che controlla l’attività motoria, rispetto a chi svolge lo stesso compito da solo. Tieni in considerazione questi aspetti quando prepari le sessioni.
Più la scienza si è addentrata nello studio del cervello, più cose abbiamo imparato su di esso. Il cervello di ognuno di noi funziona in modo diverso nel corso della giornata e questo è un aspetto che è possibile sfruttare nell’organizzazione di un evento. La mattina è il momento perfetto per le situazioni di maggiore pressione, grazie al cortisolo che riduce i livelli di stress. Il pomeriggio è il momento migliore per le sfide cognitive, perché è il momento in cui la corteccia del nostro cervello ha il suo picco di attività metabolica, anche se bisogna ricordare che l’energia cala dopo pranzo.
Un’altra variante è legata all’età. È probabile che i partecipanti più anziani abbiano subito un restringimento dell’ippocampo e che i loro neuroni comunichino a un ritmo più lento. Per questo motivo, la loro capacità di ricevere nuove informazioni o di recuperare quelle immagazzinate nella memoria potrebbe essere ridotta rispetto ai loro colleghi ventenni. Tuttavia, sappiamo che i cervelli più maturi aumentano la ramificazione dendritica, il che rende più facile per chi ha un’età maggiore avere una visione più generale di un argomento. Forse vale la pena di scorrere le date di nascita dei tuoi invitati per capire come sfruttare i loro talenti naturali.
Non vogliamo che il nostro invito all’azione suoni come una vendita offensiva, quindi l’impiego di tecniche più morbide può essere utile per i nostri obiettivi. Numerosi studi dimostrano che le persone sono influenzate da ciò che fa il loro gruppo di pari; condividere queste informazioni può essere una risorsa efficace.
“Quattro altri potenziali partecipanti stanno valutando la possibilità di prenotare” è una frase che potrebbe aiutare quando offri i biglietti ai tuoi partecipanti.
“L’89% dei nostri partecipanti condivide con noi ciò che pensa dell’evento una volta terminato” è una frase che sicuramente motiverà la partecipazione al feedback. Individua e scegli i comportamenti che ti sono più utili, evitando i messaggi che possono generare confusione.
Lo scrittore e scienziato Sam Harris suggerisce che il nostro benessere dipende dall’interazione tra gli eventi nel nostro cervello e gli eventi nel mondo reale. Forse non arriverai a conseguire un dottorato di ricerca in materia, ma potrai approfittare di alcuni aspetti generali che potranno aiutarti a organizzare e mettere in atto la tua prossima convention.
Vale la pena ricordare, naturalmente, che un altro aspetto dell’essere umano è la nostra unicità, quindi, nonostante queste regole pratiche, la conoscenza individuale dei partecipanti è sempre estremamente preziosa. Esplora le menti degli altri e cerca di attivare gli interruttori per il successo.
