Meetings Blog Nov 15, 2018
Può accadere che tu debba incontrare un cliente per definire alcuni dettagli, oppure che debba visitare una location per il prossimo evento. In ogni caso, spostarsi da un luogo all’altro è la vita quotidiana di un organizzatore di eventi. Essere efficienti e concentrarsi sulle cose importanti mentre si è fuori dall’ufficio è un’abilità inestimabile. Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a farlo.
Magari non sei fisicamente presente, ma stai lavorando. È importante che tutti i collaboratori lo sappiano, perché è probabile che nella casella di posta le e-mail continuino ad arrivare. Imposta una risposta automatica che spieghi che sei “fuori ufficio”, indica una persona di contatto alternativa e che risponderai ai messaggi il prima possibile. Cerca di non fare un messaggio standard: aggiungi un tocco creativo anticipando ciò che potresti ricevere mentre sei fuori ufficio. Potresti cogliere l’occasione per reindirizzare i tuoi interlocutori alla tua newsletter o a una pagina di iscrizione, o magari anche un’opportunità di networking condividendo i tuoi dati sui social media affinché possano seguirti/partecipare.
Sei in viaggio, quindi avrai bisogno di un bagaglio. Prepara le valigie con saggezza e pensa in anticipo al tuo viaggio e a ciò che potrebbe servirti. Che viaggi su strada, in treno o in aereo, ti consigliamo di scegliere sempre valigie di buona qualità per trasportare i tuoi effetti personali: è importante che il bagaglio arrivi sano e salvo a destinazione. Pensa a ciò che devi portare con te e investi nel kit più adatto: non te ne pentirai!
Se hai molti bagagli da trasportare (o dispositivi pesanti come il computer portatile), scegli una valigia con le ruote: spalle e schiena ti ringrazieranno. In alternativa, se devi portare solo lo stretto necessario, usa uno zaino.
Verifica com’è il clima nella tua destinazione per essere sicuro di mettere in valigia l’outfit perfetto. Scegli capi versatili, in modo da poter riutilizzare lo stesso capo di abbigliamento per occasioni diverse. Non dimenticare il necessaire. Controlla le regole della compagnia aerea, soprattutto se non hai intenzione di imbarcare il bagaglio, perché potresti non poter portare con te contenitori superiori a 100 ml.
Quando fai le valigie, ricorda di mettere i pantaloni, i maglioni e le scarpe in fondo al trolley. Metti in alto i capi più leggeri, come abiti, gonne o camicette. Gli indumenti che non si stropicciano, come i jeans o le magliette, possono essere arrotolati all’interno della valigia.
Siamo nel 2018, quindi la questione non è se usare o meno la tecnologia durante il viaggio, ma quali dispositivi tecnologici portare con sé e per cosa saranno utili. Il tuo cellulare ti aiuterà a gestire molte delle tue esigenze, quindi assicurati di sfruttarlo al meglio.
Il lavoro a distanza è essenziale al giorno d’oggi, soprattutto in un settore come quello dei meeting ed eventi. Scopri alcune applicazioni veramente utili in questo sito.
Per esempio, dai un’occhiata a TripIt o TripCase. Facilitano la gestione e il monitoraggio di tutte le prenotazioni di viaggi, cene, ecc. Se vuoi essere ancora più organizzato, Todolist ti permetterà di non dimenticare nessun impegno, nemmeno il più piccolo. E anche se viviamo in un mondo collegato alle reti Wi-Fi, devi essere pronto ad accedere ai tuoi documenti anche non avendo una connessione a Internet. Carica tutto su Google Drive, One Drive o DropBox e stai tranquillo: quando tornerai online, tutto sarà perfettamente sincronizzato.
Naturalmente, i gadget moderni richiedono energia, quindi tieni sempre caricabatterie e alimentatori portatili di scorta in una delle tasche del bagaglio ben selezionati (non dimenticare gli auricolari!).
A che ora del giorno ti piace mangiare? Hai una routine preferita per quanto riguarda cosa e dove mangiare? È chiaro che quando si hanno appuntamenti fuori dall’ufficio o da casa è necessario trovare un’alternativa. Programma la giornata e trova un luogo adatto per ricaricare le batterie. L’ideale sarebbe poter organizzare pranzo e cena, ma se non ne hai la possibilità, ti consigliamo di individuare dei luoghi dove poter fare uno spuntino veloce. Puoi anche portare con te degli spuntini salutari per avere quella carica di energia in più di cui corpo e mente hanno bisogno quando bisogna dare il meglio di sé.
Non sottovalutare il potere di una buona dormita. Cerca di riposare il più possibile e approfitta di qualsiasi luogo che si presti a questo scopo. Ad esempio, un breve pisolino in aereo o in treno può aiutarti a recuperare le forze. Segui questo consiglio e ti ritroverai rigenerato, fresco, e pronto al 100% per affrontare qualsiasi appuntamento o meeting.
Naturalmente ci saranno dei ritagli di tempo da sfruttare durante il processo di programmazione. Questi momenti possono essere occupati dal contatto con altri clienti, dalla conferma dei relatori, dalla lettura delle notizie del settore e dall’aggiornamento delle pagine dei social media (soprattutto se ci si trova effettivamente da qualche parte per scattare e condividere foto/informazioni specifiche). Ricorda però che questo tempo può essere utilizzato anche per riflettere o per pensare a nuove idee creative per il tuo evento.
Ogni organizzatore di eventi è consapevole dell’importanza del tempo, quindi rimanere produttivi quando si è fuori ufficio significa massimizzare la propria produttività per ognuno dei minuti preziosi che ci separano dal prossimo grande giorno. Come disse una volta l’imprenditore Peter Drucker, “efficienza è fare le cose bene; efficacia è fare le cose giuste”. Entrambe sono le chiavi del successo.
