Nel mondo degli affari di oggi, caratterizzato da ritmi frenetici, la produttività è diventata un fattore chiave per determinare il successo. Per i professionisti che si trovano spesso in viaggio per lavoro o che operano in vari ambienti di lavoro, padroneggiare l’arte della produttività è essenziale. Che tu sia un organizzatore di eventi sempre in movimento o un viaggiatore business che cerca di ottimizzare la propria efficienza, questo articolo risponderà alle tue esigenze per raggiungere il successo ovunque tu sia. Tieniti pronto ad esplorare le strategie chiave e i consigli degli esperti che trasformeranno il tuo modo di lavorare e di viaggiare, migliorando le tue prestazioni.
Supporto tecnologico: Utilizzo delle app di produttività mobile
L’organizzazione e l’efficienza sono fondamentali per ottenere una produttività eccellente. Fortunatamente, la tecnologia è venuta in nostro soccorso con diverse applicazioni di produttività del lavoro da mobile che potrebbero trasformare il nostro modo di lavorare. Queste sono le nostre applicazioni preferite per la produttività mobile che ti aiuteranno a risparmiare tempo e a semplificare il tuo flusso di lavoro quando sei in viaggio:
- Trello: Il nostro tool preferito per la gestione dei progetti; è molto intuitivo e perfetto per la collaborazione. È possibile organizzare la pagina in diverse categorie utilizzando delle etichette, ad esempio per i diversi clienti o aree. Include liste di controllo e date di scadenza per semplificare il flusso di lavoro.
- Asana. Con questa applicazione è possibile assegnare e dare priorità alle attività e agli elenchi di cose da fare. È sempre inclusa un’ottima visualizzazione dei dati relativi agli obiettivi del team attraverso grafici e diagrammi.
- Evernote: Se si vuole abbandonare le copie cartacee e iniziare a usare un’applicazione digitale, questa è quella giusta. È possibile trasferire i propri appunti in un taccuino cloud e aggiungere note, documenti, immagini, file audio e persino video in un unico posto.
- RecueTime: A volte, il miglior consiglio per aumentare la produttività del lavoro è quello di concentrarsi. Questa applicazione elimina le distrazioni e aumenta la concentrazione monitorando il lavoro svolto. Dà degli obiettivi e mantiene motivati; indica il momento ottimale per lavorare in modo mirato e avverte anche se si hanno troppi compiti alla volta.
- Se si ha bisogno di bloccare l’accesso a determinati siti web o account di social media quando si lavora, quella giusta è Freedom. Questa applicazione fornisce anche il rumore ambientale. È possibile sincronizzare Freedom su tutti i dispositivi per tenere lontane le distrazioni durante le ore di lavoro.
Rimanere carichi di energia per aumentare la produttività del lavoro
Per garantire le massime prestazioni durante tutta la giornata lavorativa, è fondamentale rifornire il corpo e la mente con i nutrienti giusti. Se viaggi di frequente o se stai lavorando a progetti impegnativi, adottare abitudini alimentari consapevoli e incorporare pratiche energizzanti può migliorare significativamente la tua produttività e il tuo benessere generale.
- Alimenti che stimolano la produttività celebrale: Nutri la mente per ottenere il massimo delle prestazioni. I pesci con un’alta percentuale di grassi e di omega-3 contribuiscono alla salute del cervello. La frutta ricca di antiossidanti, come i mirtilli, e il consumo quotidiano di verdura potenziano le capacità cognitive.
- Ricarica le tue batterie mentali con delle pause di riflessione: dedica cinque minuti alla respirazione e riposa gli occhi per un momento.
- Fai delle pause energizzanti e dei pisolini che ti ristorino: I sonnellini e le pause possono essere l’arma segreta della produttività del lavoro. Scopri quali sono gli orari in cui sei più produttivo e affronta i compiti più impegnativi in quel lasso di tempo. Nel frattempo, puoi fare una passeggiata o un po’ di stretching per svegliare il corpo e rivitalizzare la mente.
- Attenzione a caffeina e zuccheri! Ricaricati in modo intelligente: La caffeina può dare una spinta temporanea, ma una quantità eccessiva porta a dei cali di energia. Evita gli snack zuccherati per mantenere stabili i livelli di energia e la concentrazione.
Dedica un po’ di tempo al riposo: Rivitalizzare la produttività
In un mondo frenetico come quello in cui viviamo, è essenziale riconoscere l’importanza del riposo come fattore di produttività. Prevedere un periodo di tempo dedicato al riposo è una necessità per la produttività e per il benessere a lungo termine. Le pause ci permettono di ricaricare le energie fisiche e mentali, di migliorare la creatività e di sostenere prestazioni ottimali. Punta a 8 o 9 ore di sonno ogni notte per far sì che tutto sia in regola.
Alcuni motivi per seguire una routine di riposo quotidiano sono:
- Chiarezza mentale: Il riposo permette alla mente di ricaricarsi, migliorando le capacità decisionali e di risoluzione dei problemi.
- Creatività: Le pause offrono lo spazio mentale per intuizioni creative e nuove prospettive.
- Aumento dell’attenzione: Intervalli di riposo regolari prevengono l’affaticamento mentale, consentendo la concentrazione.
- Riduzione dello stress: Le pause riducono lo stress, promuovendo un ambiente di lavoro più sano e migliorando il benessere generale.
- Migliore salute fisica: Il riposo favorisce il recupero fisico, riducendo il rischio di problemi di salute associati a periodi di lavoro prolungati.
Pianificare tutto è la chiave per padroneggiare la produttività
Se si vuole raggiungere la produttività in un ambiente di lavoro frenetico, l’arte dell’organizzazione diventa fondamentale. Organizzando gli impegni, fissando obiettivi chiari e gestendo il tempo in modo efficiente, si riesce a rimanere concentrati, a ridurre lo stress e a liberare il proprio potenziale reale. Ecco alcuni consigli per riuscirci:
- Crea liste per ogni cosa: Inizia la giornata con una chiara tabella di marcia degli obiettivi che vuoi raggiungere. Scrivi le tue priorità, scadenze e impegni e monitora tutto. In questo modo, riuscirai ad adattarti meglio ai cambiamenti imprevisti.
- Stabilisci obiettivi SMART: Definisci gli obiettivi a breve e a lungo termine. Devono essere Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e con un Tempo definito. Così facendo, guideranno ciò che fai e forniranno una direzione al tuo lavoro.
- Utilizza tecniche di gestione del tempo: Pomodoro, il sistema di blocco del tempo e la regola dei due minuti sono alcuni modi per ottimizzare il tempo e guadagnare in efficienza. Fissa delle fasce orarie specifiche per ciascuno dei tuoi impegni.
- Delega: Quando sei in viaggio, puoi chiedere a un collega di assumersi alcune delle tue mansioni. Informalo in maniera dettagliata in modo che sappia cosa fare. Questo può fare una grande differenza sul tuo carico di lavoro.
- Mantieni l’elasticità: È fondamentale pianificare, ma anche essere aperti ai cambiamenti di programma, di attività o di priorità in un ambiente di lavoro dinamico. Accetta il cambiamento e sii pronto ad adattarti quando arriva il momento.
- Assicurati di programmare anche un po’ di tempo per te: Trova l’equilibrio tra vita privata e lavorativa, programmando il tempo per gli hobby, il riposo o quello da trascorrere con gli amici e la famiglia. Questo equilibrio è uno degli aspetti più importanti della produttività. Prenditi cura di te stesso e ricarica le energie, aumenterà la tua produttività del lavoro.
Prova spazi di lavoro non convenzionali
Se il lavoro d’ufficio solito non ti soddisfa più, libera la tua creatività e produttività distaccandotene e scegliendo ambienti non convenzionali. Esamina questi spazi unici che rinvigoriranno la tua mente e ti ispireranno pensieri innovativi. Tra gli spazi di lavoro innovativi ci sono:
- Spazi per il co-working: Lavora fianco a fianco con professionisti di vario tipo. Interagisci con persone dalla mentalità affine, condividi idee e collabora in un’atmosfera dinamica e stimolante.
- Caffetterie: A volte tutto ciò che serve per migliorare la produttività è un ambiente accogliente, con un’atmosfera serena, l’aroma del caffè appena fatto e musica soft.
- Ritiri nella natura o ispirazionali: Immergiti nella bellezza della natura. Partecipa a workshop di crescita personale e svolgi delle attività che mettano in discussione il tuo modo di pensare e ti permettano di avere una nuova prospettiva di lavoro.
- Terrazze panoramiche: Porta la tua produttività a nuove altezze su una terrazza all’ultimo piano con viste panoramiche come queste. L’aria fresca e panorami da sogno creano l’ambiente perfetto per pensare in modo innovativo.
Automatizza le attività per semplificare
L’automazione si presenta come un fattore di cambiamento per la produttività del lavoro. Snellisci le operazioni ripetitive, sfrutta la tecnologia per gestire i processi di routine e guadagnare efficienza. In questo modo, avrai più tempo per concentrarti su attività o obiettivi più impegnativi.
- Utilizza
strumenti di automazione delle attività per snellire il flusso di lavoro. Questi sono alcuni esempi: ClickUp, Tallyfy, Jira o Wrike.
- Sfrutta al meglio l’automazione delle e-mail con modelli, filtri e-mail e sequenze di e-mail predefinite per situazioni specifiche.
- Analisi dei dati automatizzata: Consente di prendere decisioni basate sui dati. Questi strumenti acquisiscono, elaborano e ricavano informazioni sui dati con un semplice clic.
L’automazione minimizza gli errori e riduce il tempo dedicato alle attività ripetitive, consentendoci di completare più cose in meno tempo. Potrai concentrarti sulla pianificazione strategica, sulla risoluzione dei problemi o su altre attività che possono contribuire al successo del tuo team.
Evita il multitasking
Il multitasking appare spesso come la soluzione per ottenere di più in minor tempo. Ma in realtà è vero il contrario, e ad oggi è più noto come “killer della produttività“. Ostacola l’efficienza e riduce la qualità del lavoro, portando a errori che si rivelano a volte molto lunghi da correggere. Aumenta lo stress cerebrale e riduce le prestazioni cognitive, e può incidere pesantemente sul proprio benessere. La capacità di concentrarsi su un solo compito viene compromessa, con conseguente mancanza di concentrazione.
Elimina le distrazioni: L’importanza della concentrazione per la produttività del lavoro
in un mondo digitale come il nostro, le distrazioni sono dietro ogni angolo: social media, cellulari, telefoni o il procrastinare può distrarre anche le menti più disciplinate. Ecco alcuni consigli per evitare le distrazioni e creare un ambiente di lavoro produttivo:
- Poni dei limiti alla tecnologia: Stabilisci dei periodi di assenza dalla tecnologia durante la giornata lavorativa per limitare l’accesso ai social media e alle applicazioni non essenziali.
- Implementa la funzione Non disturbare: Attiva la modalità Non disturbare sul telefono o sul computer durante le sessioni di lavoro più intenso per silenziare le notifiche ed evitare le interruzioni.
- Crea uno spazio di lavoro privo di distrazioni: Individua un’area specifica per il lavoro, libera da distrazioni e rumori. Riduci al minimo il disordine e fai in modo che lo spazio di lavoro favorisca l’attenzione e la concentrazione.
Crea una routine produttiva per te stesso
Una routine quotidiana efficace può essere il tuo migliore alleato quando si tratta di perseguire la produttività del lavoro. Ottimizza il benessere fisico, mentale ed emotivo. Questi sono i nostri migliori consigli per instaurare una routine:
- Individua le tue priorità: sia personali che professionali. Struttura la tua routine quotidiana in funzione di esse.
- Suddividi la giornata in blocchi: per il lavoro, l’esercizio fisico, la famiglia, la respirazione, ecc.
- Crea un rituale mattutino: Inizia la giornata con energia e impostala in modo positivo. Puoi meditare, scrivere un diario o fare esercizio fisico per preparare la mente e il corpo alla giornata.
- Programma tutto la sera prima.
- Sii realistico: La tua routine deve essere flessibile. Evita di impegnarti eccessivamente o di incastrare fra loro i tuoi impegni in modo troppo rigido, cosa che può portare all’esaurimento.
- Sii coerente e paziente: Creare la routine perfetta per te richiede del tempo. Sappi essere gentile e paziente con te stesso mentre crei nuove abitudini e ti adatti al tuo programma.
In conclusione, una routine studiata attentamente, che elimini le distrazioni e favorisca la concentrazione, permetterà di sviluppare una produttività unica e di ottenere un notevole successo sia nella vita professionale che in quella privata. Che si tratti di girare il mondo come professionista sempre in viaggio o di affermarsi in ambienti di lavoro dinamici, la padronanza della produttività è un’abilità indispensabile.
