"Come organizzare un grande evento di successo"

1 — Qual è il miglior evento a cui ha partecipato? Di quale è più orgogliosa in termini di risultati?

Personalmente, uno dei miei ricordi più belli è il Vertice sulla sicurezza nucleare del 2014. L’evento si è tenuto all’Aia (che dista circa 20 km dalla nostra proprietà) e ha visto la partecipazione di 58 leader mondiali, 5.000 delegati e 3.000 giornalisti. Presso l’ NH Conference Centre Leeuwenhorst abbiamo accolto alcune delle più potenti piattaforme radiotelevisive del mondo, come la NBC, i servizi segreti statunitensi, l’esercito tedesco e gran parte delle forze di polizia olandesi. Per tre giorni consecutivi l’hotel è stato completamente pieno. Abbiamo servito circa 5.000 menù al giorno in loco e la collaborazione ricevuta, soprattutto dai militari olandesi, è stata incredibile.
L’hotel ha ospitato anche la 35ª edizione del Congresso Internazionale di Fundraising. Anche le 34 edizioni precedenti si sono svolte qui, presso l’NH Conference
Centre Leeuwenhorst. I fundraiser di tutto il mondo sono venuti a Noordwijkerhout per condividere conoscenze ed esperienze al fine di elaborare nuove strategie e rendere il mondo un posto migliore.
Un altro evento importante di cui siamo orgogliosi è stato uno dei nostri più grandi eventi annuali: 1.400 persone hanno partecipato a un programma aziendale per apprendere gli uni dagli altri, evolvere e diventare manager migliori. L’evento è iniziato la domenica sera con una cena di benvenuto; non un menù a buffet, ma un menù servito al tavolo per ciascuno dei 1.400 partecipanti. Un’operazione su larga scala per la quale siamo orgogliosi di aver offerto la migliore qualità e il miglior servizio. E cosa ha significato questo per noi? Tutti i piatti sono stati serviti entro 18 minuti, le richieste dietetiche sono state accuratamente soddisfatte, le bevande sono state servite non appena gli ospiti sono entrati nella sala, ogni membro del personale ha servito gli ospiti con il sorriso sulle labbra e, naturalmente, con un atteggiamento proattivo.

2 — Qual è la cosa più importante da tenere a mente quando si organizza un evento?

Ci sono alcuni aspetti importanti da tenere in considerazione, ma la cosa più importante in assoluto sono i nostri clienti. La loro soddisfazione è il fattore chiave e credo che possiamo ottenerla attraverso la cooperazione e il lavoro di squadra. Organizziamo il vostro (e il nostro) evento come un solo team. Inoltre, non diciamo mai di no, personalmente credo che ci sia sempre una soluzione a qualsiasi ostacolo che si possa incontrare.

3 — Esiste un trucco o un sistema che vi aiuta a comprendere le esigenze dei clienti?

Può sembrare semplice, ma il trucco principale consiste nell’aprire le linee di comunicazione e chiedere ai clienti cosa desiderano. Ascoltare e agire di conseguenza non accade così spesso come pensiamo. Naturalmente, questo è un compito molto importante per il nostro ufficio prenotazioni e cruciale durante l’evento. I nostri ambasciatori NH sono in contatto costante con gli ospiti per assicurarsi di soddisfare immediatamente le loro esigenze.
Gli organizzatori di catering hanno un ruolo importante nella preparazione di meeting ed eventi. Il nostro chef crea un menù e invita i clienti a una degustazione. Ma come facciamo a sapere se è davvero di loro gradimento? Per essere sicuri al 100%, stiamo sviluppando un test che ci aiuti a capire esattamente cosa piace ai nostri clienti. A tal fine, poniamo domande come: “Preferisce il gelato alla vaniglia o alla mora?”, “Desidera un cappuccino o un espresso?”, ecc. I risultati ci permettono di determinare le preferenze del cliente. I nostri progetti futuri prevedono l’adattamento di questa tecnica ai buffet e, quando il test mostrerà cosa piace al cliente (ad esempio, dolce, salato, amaro, ecc.), saremo in grado di consigliare il tipo di buffet adatto ai gusti scelti.

4 — Esistono formati validi per tutti i tipi di eventi o ogni evento deve essere personalizzato?

Ogni evento è diverso. Forse non in termini di contenuto, ma ogni interlocutore è diverso e richiede un approccio diverso. Anche se il referente è lo stesso, i partecipanti, le circostanze, l’umore del referente, i delegati, ecc. sono diversi. Tutto ciò influisce sull’evento. Il nostro compito è leggere tra le righe, adottare un approccio personale e creare l’evento perfetto per i nostri clienti.
Ogni volta impariamo cose nuove e teniamo conto di queste preziose lezioni per l’evento successivo.

5 — Al giorno d’oggi il feedback dei consumatori è molto importante. In che modo le opinioni dei partecipanti contribuiscono a migliorare il servizio?

Il nostro obiettivo è quello di non ricevere mai un feedback negativo dopo l’evento, semplicemente perché una volta che l’evento ha avuto luogo, non possiamo più intervenire. Una parte del nostro team si concentra su una valutazione quotidiana in cui ascoltiamo le esperienze dei nostri clienti, discutiamo il programma del giorno successivo e valutiamo quello del giorno precedente. Questo potente strumento aiuta noi e i nostri clienti a prestare attenzione a ogni dettaglio, a superare le aspettative e a rendere ogni evento indimenticabile!

6 — Quali sono le richieste più frequenti dei clienti: tecnologia all’avanguardia, catering personalizzabile, servizi rispettosi dell’ambiente…?

Una combinazione di tutti questi elementi. Il catering è sicuramente un aspetto sempre più importante in ogni evento. Ecco perché disponiamo di organizzatori di catering, come ho spiegato prima. E personalmente, credo che la tecnologia sia l’aspetto più importante per i nostri clienti. Questo può significare eventi non cartacei, in cui ogni partecipante ha il proprio schermo personale dove può visualizzare le presentazioni e lavorare; oppure app sviluppate per condividere contenuti come il programma dell’evento, oltre a inviare messaggi con le ultime novità. Ma è anche un ottimo modo per i partecipanti di fare networking.