Entrevistamos a Dianne Budion Devitt, pionera en la industria de los eventos y reuniones. Diseñadora, productora, consultora, ponente, profesora y autora, Devitt es fundadora de DND Group. Actualmente también es presidenta del capítulo de Nueva York de la ILEA (International Live Events Association).
Mar 03, 2017
Abbiamo intervistato Dianne Budion Devitt, pioniera nel settore Meeting ed Eventi. Designer, produttore esecutivo, consulente, speaker, insegnante e scrittrice, la Devitt è fondatrice del DND Group. Attualmente è presidente della sezione ILEA (International Live Events Association) di New York.
Approfondisci la lettura sul suo percorso relativo all’organizzazione degli eventi, il motivo per cui gli eventi personalizzati sono il futuro del settore e il modo in cui la tecnologia continua a cambiarne la progettazione.
Mi occupo del settore Meeting ed Eventi da quasi 30 anni.
In realtà è stato lui a trovarmi! Stavo lavorando a tempo determinato per un’azienda specializzata in viaggi basati sullo scambio e mi hanno consigliato di partecipare a un pranzo organizzato dall’HSMAI. Sapevo che stavo cercando qualcosa che combinasse la mia formazione teatrale con il mondo degli affari. Ho incontrato il team di una Destination Management Company chiamata Safaris, la prima compagnia multi-città di questa categoria, e sono diventata manager per il Nord-Est. Il resto è storia.
Apprendere i veri obiettivi del dietro le quinte che i miei clienti vogliono raggiungere e trasformare questa visione in un’esperienza incentrata sulle persone.
Gli eventi e i meeting che ho prodotto e curato nel corso degli anni si sono sempre incentrati sul coinvolgimento, cioè sull’interazione piuttosto che sul design. In realtà lo trovo più facile di prima, perché viviamo in un’epoca in cui la scoperta del piacere delle esperienze tattili fa da contraltare al mondo digitale in cui viviamo.
La tecnologia sta cambiando il modo di progettare gli eventi in molti modi e questo mi piace molto! Dal punto di vista della progettazione e della produzione, le scelte per gli effetti e le esperienze di vera stimolazione sensoriale sono infinite. Conoscere l’audience, pianificare e progettare senza distogliere tempo reale e bilanciandolo con la realtà virtuale o altro è la prossima frontiera che gli organizzatori dovranno esplorare.
Quando ho iniziato a lavorare nel settore, l’unica attenzione da parte del planner era sulla logistica, anche se la magia dei primi momenti era tutto ciò su cui si concentravano i precursori nella progettazione di meeting ed eventi come la conosciamo oggi. Venivano organizzate feste ed eventi a tema con esperienze interattive o riguardanti una destinazione. Non ci concentravamo sul “branded engagement” (il coinvolgimento del marchio). Mi chiedo se l’attenzione di allora, che si concentrava esclusivamente sulle persone e sul divertimento, abbia avuto risultati più duraturi nell’instaurare relazioni.
Gli eventi non sono i nipoti delle PR o della pubblicità, come invece è accaduto per molti anni mentre il settore cresceva. L’ILEA (International Live Events Association) continua a crescere e a lasciare il segno. La mia previsione è che le relazioni pubbliche e la pubblicità si evolveranno sempre di più nella sfera degli eventi dal vivo, mentre gli eventi organizzati sono il modo più efficace e comprovato per una comunicazione faccia a faccia e un impatto duraturo.
Gli eventi del futuro dovranno soddisfare i dati demografici dei partecipanti. Si concentreranno maggiormente sui gusti, sulla musica, sulle vibrazioni e su come personalizzare le situazioni di gruppo in modo da rispondere alle esigenze di una società sofisticata. La personalizzazione di massa continuerà a evolversi, poiché il lusso di un’esperienza ben eseguita è senza soluzione di continuità.
Quello dell’intrattenimento.
Organizzare un evento in un hotel presenta dei vantaggi che dipendono dall’evento stesso. Ci sono molti fattori da tenere in considerazione, soprattutto quando si parla di branding e altri criteri. In generale, i vantaggi del noleggio in-house, ovvero sedie, tavoli, biancheria, team culinario interno, assenza di prenotazione delle camera da letto e tutti i servizi offerti dagli hotel, rispondono alle esigenze di eventi specifici e a necessità geografiche. Gli hotel dispongono di spazi flessibili; alcuni sono sindacabili, altri no. Altre location offrono l’opportunità di creare una tela bianca o un ambiente a tema che diventa il teatro – lo spazio – l’ambiente. In base all’obiettivo e agli scopi, la scelta diventa ovvia. Stabilirlo è difficile, perché ci sono molti fattori da valutare prima di scegliere.
“Pause caffè”: renderle efficienti; allestimento funzionale; utilizzare contenitori per caffè da un litro! Tenere caffettiere singole per le piccole riunioni
“Illuminazione”: illuminare ciò che va evidenziato.Se il palco è illuminato, ma i tavoli e/o le postazioni di ristoro non lo sono, la gente non riesce a vedere. Ampia illuminazione per leggere i menù. Utilizzare l’illuminazione come effetto, ovunque e comunque. Le possibilità di scelta nel campo dell’illuminazione sono davvero tante e sorprendenti.
“Attrezzature e personale dell’hotel”: Le attrezzature devono essere pulite, funzionanti e dotate di supporti in caso di necessità. Il personale dell’hotel è un’estensione del mio team in loco e ha un ruolo molto prezioso, in quanto il team Eventi coordinerà le risorse interne e quelle dello staff.
Nella mia esperienza, mi rivolgo direttamente o mi metto in contatto con un collega nello spazio eventi. La prenotazione in hotel offre un criterio diverso con aziende come Meeting Sites Resource o Meeting Evolution, poiché tutto è basato sui dati per il ROE.
Le tre condizioni necessarie affinché un evento sia un successo per me sono:
Sviluppare un rapporto franco con i miei clienti e mantenere una comunicazione continua ed efficace durante le fasi di pre, on-site e post evento.
Progettare un’esperienza che soddisfi e superi l’obiettivo e la visione dei miei clienti, rispettando i parametri di budget.
Assemblare e lavorare con un team esperto e affidabile per ridurre al minimo i rischi.
Inoltre, occorre sviluppare una vera e propria esperienza sensoriale incentrata sui partecipanti e su ciò che si richiede in base ai dati demografici. Ad esempio, se un gruppo è composto da “appassionati di vini”, il focus si concentrerà sul gusto. I nostri sensi vengono potenziati dalla tecnologia e il loro uso sarà più importante che mai.
Ho la fortuna di avere molte storie da ricordare nel corso della mia carriera. I due eventi più importanti (oltre a quelli personali) che ricorderò sempre sono l’organizzazione del matrimonio della figlia di un Pastore locale in un campo da basket che ha attirato l’intera Congregazione e la collaborazione con il MIT per il 40° anniversario dello sbarco dell’Apollo sulla Luna. Sono grata di aver passeggiato con il primo uomo che ha camminato sulla Luna.
E a tutti gli organizzatori di eventi personalizzati e agli aspiranti tali, ricordate che questo mestiere è un privilegio. Non c’è lavoro più speciale che riunire le persone per qualsiasi motivo, e ce ne sono molti, perché questo, e solo questo, è ciò che cambia veramente il mondo: un evento alla volta.
