Agustina Quirno è Corporate Events Manager presso Furlong-Fox. In questa intervista condivide con noi le sue esperienze e punti di vista sul settore.
Congressi di Farmacia, Eventi Automotive, Organizzatore di eventi
Apr 29, 2019
Ho iniziato a lavorare alla gestione degli eventi su sollecitazione della mia amica, mentore e capo Gabriela Olivieri, direttore eventi di Furlong-Fox. Nel 2010 aveva bisogno di una persona che sviluppasse l’area commerciale del dipartimento e, sapendo che mi occupavo di vendite pubblicitarie fin da quando ero giovane, mi ha tentato con la proposta.
In Argentina, e credo che questo ci definisca in tutti gli ambiti, siamo incapaci di pianificare a medio e lungo termine. E quando riusciamo a farlo, siamo esperti nel boicottare ciò che abbiamo messo insieme. Questo, all’interno delle aziende e nell’ambito di meeting ed eventi, significa che tutte le richieste che ricevete sono per ieri. Quando le inviano in tempi più lunghi, vogliono risposte immediate, come se fosse una cosa urgente. Questo fa sì che progettare un programma di meeting ed eventi per un’azienda e farlo rispettare e realizzare in tempo, generando risultati e informazioni di valore per il processo decisionale, sia un compito titanico.
Questo settore presenta variabili chiave che devono essere prese in considerazione fin dall’inizio. La prima è la grande importanza del Codice di Compliance di ogni azienda dell’industria farmaceutica. La scelta della città ospitante, dell’hotel e del programma in generale è regolata e condizionata dal Codice di Compliance.
In secondo luogo, è essenziale sviluppare un programma di gestione logistica per i professionisti – strumenti tecnologici e formazione delle risorse umane – per poter contattare efficacemente i partecipanti, poiché da questo compito dipende gran parte del successo dell’evento. E poi ci si aspetta quello che tutti sperano quando si organizza un evento: che sia indimenticabile e che i partecipanti se ne vadano sentendosi diversi da come sono arrivati.
Nelle riunioni di piccole e medie dimensioni, i partecipanti vogliono luce naturale, e uno spazio in cui vedere un po’ di natura, nelle pause delle sessioni. Nei grandi eventi, con più di 100 partecipanti, i clienti chiedono location originali, diverse, non standard, facilmente accessibili, che permettano loro di lavorare con i fornitori di servizi che hanno scelto, e soprattutto che siano flessibili con la negoziazione dell’allestimento anche pochi giorni prima dell’inizio dell’evento. In caso contrario, questa mancanza di flessibilità fa un’enorme differenza sul budget finale e il cliente la percepirebbe come un’aggiunta inaspettata alle spese.
Per diventare competitivi, la sfida principale di chi organizza meeting ed eventi è quella di creare programmi esemplificativi di eventi che siano efficienti e a basso costo
L’industria farmaceutica del nostro Paese è molto forte. I laboratori riescono sempre a mantenere alti livelli di investimento che li rendono attori indispensabili. Ciò che accade attualmente è che tutti hanno dipartimenti di approvvigionamento o di acquisto molto professionali, che richiedono reportistica, strumenti tecnologici per il contatto con i professionisti e team di consulenti altamente qualificati. Questo requisito, basato sull’elevato volume di investimenti, in Argentina sta facendo lievitare i costi strutturali e le tariffe che le aziende sono disposte a pagare non li coprono. Per diventare competitivi, la sfida principale di chi organizza meeting ed eventi è quella di creare programmi esemplificativi di eventi che siano efficienti e a basso costo.
Questo settore è quello che permette agli organizzatori di realizzare grandi eventi. Con il giusto tempo di programmazione, si possono realizzare eventi indimenticabili. In anni di buona produzione automobilistica – che purtroppo non è quella del 2019 – questo settore richiede lanci di prodotti, test drive per la stampa, stand alle fiere, viaggi incentive per i concessionari, formazione per diversi settori, tra gli altri. Questo rende possibile per gli organizzatori mostrare creatività in ogni aspetto. Anche se è complicato essere sempre originali, tendiamo a lavorare con le ultime tendenze, provando diversi modi per comunicare e influenzare i partecipanti e creare eventi su misura al 100%. Fondamentalmente, il segreto sta nel conoscere tutti i dettagli del nuovo lancio e gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere con l’evento.
La nostra premessa principale è quella di rimanere sempre aggiornati. Ricerchiamo nuove tendenze, contattiamo fornitori di mercati non legati all’organizzazione di eventi, creiamo nuovi modi di presentare le nostre proposte. E soprattutto lavoriamo per ottimizzare il budget. Perché sappiamo che un’idea meravigliosa fuori budget avrà un effetto negativo su chi la riceve a causa della sua irrealizzabilità.
Il nostro team è interdisciplinare e punta a integrare professionisti con background diversi e competenze non convenzionali per avere una visione più ampia e articolata dell’evento.
Negli ultimi anni, il settore argentino dei meeting ed eventi è diventato più professionale. Esiste un gran numero di aziende interamente dedicate a questo business, dalle grandi imprese ai piccoli imprenditori, ma tutte lavorano con un alto livello di impegno per i risultati. E questo perché anche i clienti e gli utenti di ciascuna azienda si sono evoluti insieme a loro. Servono idee che abbiano un impatto, ma che siano realizzabili e che garantiscano un ROI tangibile e concreto. Se investono in un evento, devono sapere per cosa lo fanno e perché. E rispondere a questa domanda in modo professionale è ciò che facciamo noi organizzatori di meeting.
Se analizzassi l’evoluzione degli ultimi anni, evidenzierei due tendenze che, a mio avviso, sono le più importanti. La prima, quella dell’acquirente, che oggi è pronto a esigere risultati qualitativi e quantitativi in un evento, e noi dobbiamo agire di conseguenza. L’altra è quella del design dell’evento che, con l’avanzare della presenza dei social media nella vita degli esseri umani e dell’iperconnessione, ci costringe a progettare gli eventi come “luoghi di incontro”, in modo che ogni ospite possa vivere un’esperienza unica e personalizzata. Ogni evento è una sorta di “avventura da scegliere”, che sia per 50, 200 o 1000 persone, quindi la sfida più grande è quella di avere un impatto su ognuno di loro e che duri nel tempo.
Conoscevo NH Hotel Group già prima di iniziare a lavorare nel settore degli eventi, perché avevo apprezzato i loro hotel durante i miei viaggi nel mio Paese e nel mondo. Oggi NH Hotel Group è un partner fondamentale perché è presente nella città di Buenos Aires, nell’interno dell’Argentina e in tutto il mondo con diversi brand. Questo ci assicura di trovare sempre la giusta location per ogni evento. NH Hotel Group riesce sempre a gestire le risposte alle nostre richieste in modo tempestivo, ed è flessibile quando è necessario in una trattativa. Ho avuto modo di visitare alcune nuove strutture degne di nota, soprattutto del brand NH Collection . In particolare, ritengo che NH Hotel Group sia una catena che riesce a garantire standard di servizio eccellenti e coerenti in tutte le sue proprietà, indipendentemente dalla loro ubicazione, e questo ci aiuta nell’organizzazione e nel sapere che non avremo sorprese.
Il più grande successo conseguito dal nostro team è che negli ultimi 25 anni siamo riusciti a mantenere molti dei clienti con cui il dipartimento eventi Furlong-Fox ha iniziato. Ne abbiamo inseriti molti di nuovi, alcuni dei quali raccomandati da altri clienti, ma siamo riusciti a mantenerne molti da quella fase iniziale. E credo che questo sia il nostro più grande orgoglio. Sapere che continuano a fidarsi di noi. Ed è anche la nostra sfida più grande, perché dobbiamo continuare ad avere un impatto su di loro, ottenendo risparmi, risultati affidabili ed essendo sempre più professionali in un contesto mutevole, volatile e incerto.
