Jeff Hurt comments on the NH Meetings blog about the changes that the M&E sector has experienced in recent years and the role of technology.
Mag 21, 2018
Il nostro ospite di oggi è Jeff Hurt, di Velvet Chainsaw Consulting. Ha iniziato la sua carriera nel settore M&E per organizzazioni no-profit, fino a passare all’altro lato del business, iniziando a lavorare nel mondo della consulenza per eventi. Nel blog di NH Meetings, Hurt parla dei cambiamenti nel settore M&E e dell’impatto della tecnologia sul processo di organizzazione e sviluppo degli eventi.
Si potrebbe dire che sono un bambino esploratore e curioso di cinque anni, intrappolato in un corpo adulto. È così che mi sento la maggior parte del tempo. La mia formazione accademica è ad indirizzo didattico, con un progetto post-laurea nel campo dell’androgogia (processi di apprendimento del cervello adulto). Organizzo meeting ed eventi dal punto di vista dell’apprendimento, della scienza e della sociologia.
Dopo la laurea, ho lavorato come insegnante e ho collaborato con un’associazione giovanile locale, imparando molto sul settore M&E. Poi ho ampliato il mio curriculum e sono finito a lavorare per organizzazioni no-profit nel campo degli eventi e dell’istruzione. Ho lavorato anche per istituzioni governative e aziende operanti negli stessi settori. Circa 8 anni fa sono passato a una società di consulenza per eventi, specializzata in istruzione e organizzazioni no-profit.
Velvet Chainsaw Consulting è un team di sei persone, ognuna con la sua propria area di competenza. Effettuiamo valutazioni a 360 gradi su conferenze di grandi e medie dimensioni, dall’approccio commerciale al mercato di riferimento, agli sponsor, alla programmazione, al marketing, alla pianificazione strategica, al quadro legale e istituzionale, ecc. Non facciamo diagnosi, ci limitiamo a prescrivere il livello successivo a cui secondo noi i leader possono portare un evento.
Attualmente, uno dei nostri progetti più importanti è quello di supporto all’Associazione Medica Canadese nel ripensare le sue riunioni annuali, oltre a ridisegnare il programma e l’integrazione con gli aspetti legali di altre conferenze dell’Associazione Medica Canadese.
Un altro progetto a cui stiamo lavorando è quello che riguarda lo sviluppo di una nostra conferenza incentrata sulla metacognizione, per imparare a usare il nostro cervello quasi preistorico nell’ambiente del XXI secolo, attraverso le neuroscienze del pensiero intelligente. Sappiamo che concentrarsi sugli stimoli del lobo frontale del nostro cervello è lo strumento più competitivo che abbiamo per il futuro.
Innanzitutto, ciò che amo di più del lavoro nel settore M&E sono le persone. In altre parole, tutti coloro che mi sfidano e mi motivano a pensare in modo diverso quando si tratta di progettare esperienze migliori per i partecipanti. La seconda cosa è conoscere nuovi mercati e settori al di fuori dell’industria ricettiva. Tendo a trarre ispirazione da altri settori e professioni per ricavarne le mie idee migliori. La terza cosa è sperimentare costantemente nuovi format e programmi per meeting ed eventi che forniscano nuovi concetti di apprendimento ed esperienze più fresche. Rifletto sempre sulle cose e cerco di migliorarle.
Uno dei cambiamenti più grandi ed evidenti nella prenotazione delle location e nell’organizzazione degli eventi è la possibilità di visionare le sedi online. Posso farmi rapidamente un’idea di una location, dei suoi spazi, dei suoi dintorni, della sua posizione, della sua vicinanza ai mezzi di trasporto o ai punti di riferimento e così via. Stiamo anche assistendo in prima persona al fatto che i partecipanti si presentano con richieste sempre più complesse, come cibo sano o restrizioni dietetiche specifiche, la necessità di spazi di lavoro durante l’evento o il desiderio di esperienze che facciano la differenza, non i tipici eventi di routine.
Stiamo ancora scoprendo vantaggi e svantaggi degli strumenti tecnologici nei nostri eventi. Dispositivi mobili, mappatura 3D, meeting ibridi, firme digitali, sistemi di risposta del pubblico, realtà virtuale e realtà aumentata sono solo alcuni degli strumenti che vediamo durante gli eventi. D’altro canto, stiamo iniziando a verificare le prove scientifiche di come le nostre abitudini dell’essere sempre connessi e sempre online possano distrarci dalla realtà. Queste abitudini ci fanno dimenticare l’ovvio: la multifunzionalità non è altro che un mito. Dobbiamo renderci conto che il prossimo strumento tecnologico dovrebbe aiutarci a connetterci davvero e non essere solo la sorpresa del giorno al nostro evento.
Molti dei nostri clienti sono alla ricerca di strumenti di benchmarking o di metriche che possano aiutarli a diagnosticare la salute e la sostenibilità finanziaria dei loro eventi. Un’altra richiesta comune è quella di aiutare i comitati consultivi di conferenze e i relatori ad adottare modelli di presentazione, apprendimento e programmazione del XXI secolo per soddisfare le esigenze e le aspettative dei partecipanti.
I nostri clienti vogliono spesso idee innovative, fresche e all’avanguardia da sviluppare nei loro eventi. Vogliono le tendenze di oggi e di domani. Li aiutiamo a scoprire nuove opzioni, ma preferiamo mostrare loro come diventare trend setter ed essere essi stessi trend setter. È questo che li distinguerà dagli altri competitor e dagli altri eventi. Quando riusciamo ad aiutare i nostri clienti a interiorizzare i processi di innovazione e a iniziare a pianificare pensando al futuro, abbiamo dato loro “la canna per pescare da soli”, per così dire.
Un modo per affrontare i potenziali clienti nel settore M&E è conoscere il mercato di riferimento dei propri partecipanti. Occorre dedicare tempo alla ricerca, chiedere ai partecipanti cosa li tiene svegli la notte, cosa li fa alzare la mattina. Mettersi nei loro panni per un giorno e capire cosa li motiva. Solo così è possibile progettare esperienze congressuali che li aiuteranno a superare e a differenziarsi dalla concorrenza.
Ora abbiamo accesso in tempo reale alle persone e alle location, cosa che non accadeva in passato. I video a 360 gradi ci permettono anche di muoverci in remoto all’interno di una location e di avere un’idea dello spazio. Disponiamo anche di strumenti che personalizzano un evento, con la possibilità di personalizzare le strategie di marketing. Possiamo personalizzare le sessioni di networking cerebrale o impostare esperienze di apprendimento specifiche. O anche attività di coaching individuale. Continueremo a organizzare eventi che non rispondono a un unico modello e, allo stesso tempo, eventi multiformi che fanno sentire ai partecipanti di essere parte di qualcosa di più grande della loro tribù.
Gli eventi diventeranno più grandi e più piccoli allo stesso tempo. E i tempi di prenotazione tenderanno ad accorciarsi progressivamente. La preferenza dei partecipanti per esperienze uniche, personalizzate, su misura e sempre più sofisticate aumenterà. I nostri partecipanti vorranno partecipare a eventi con tecnologie mai viste prima, che mantengano un tocco personale e un servizio impeccabile.
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Anni fa, lavoravo per un’associazione ambientalista senza scopo di lucro in Texas. Organizzava una conferenza annuale con 1.500-2.000 partecipanti, che si alternava tra le principali città del Texas. Era il nostro 25° anniversario e in coincidenza con la conferenza annuale ho organizzato una conferenza sull’ambiente di due giorni per i bambini, con una partecipazione prevista di circa 50 bambini. Immaginate la nostra sorpresa quando si sono presentati 350 giovani provenienti da tutto lo Stato per partecipare al nostro evento. Ho assunto 15 insegnanti che hanno sviluppato un proprio corso sulle questioni ambientali, con corsi elettivi nel pomeriggio. Ho anche assunto agenti di polizia fuori servizio della zona per garantire la sicurezza e professionisti di M&E per gestire le attività amministrative. Ho assunto una squadra di cucina per aiutare con i pasti e un paio di infermieri per rafforzare il servizio medico. Abbiamo portato i bambini dall’hotel che fungeva da centro operativo a una scuola superiore che abbiamo affittato come sede principale dell’evento. Abbiamo organizzato nuovi giochi collaborativi all’aperto in gruppi di 100 bambini, gonfiato mongolfiere giganti e svolto attività di gruppo come l’osservazione della fauna selvatica con gite in yacht per osservare i pipistrelli locali che si alzano in volo alla ricerca del pasto serale. Il giorno della chiusura, oltre 2.000 adulti hanno visitato la conferenza sull’ambiente. Il successo è stato tale che l’iniziativa è proseguita negli anni successivi.
