Apr 11, 2016
Si parte da un dato ovvio: gli spazi di lavoro e la tecnologia si stanno evolvendo rapidamente, e forniscono agli utenti una moltitudine di nuove opportunità per riunirsi e collaborare, senza la necessità della presenza fisica delle persone nelle sale meeting.In un recente studio pubblicato dalla rivista “Wired”, Ryan Anderson, direttore strategico di Herman Miller, il più grande produttore di mobili per ufficio degli Stati Uniti, ha dichiarato che l’uso dell’ufficio rappresenta il 25% delle riunioni tenute, che indica chiaramente un cambiamento nella cultura aziendale. Oggi la tecnologia ci permette di contribuire e collaborare senza essere fisicamente nello stesso luogo delle persone con cui lavoriamo. Inoltre, è importante coinvolgere tutti i soggetti interessati nel processo decisionale. Di conseguenza, la flessibilità, i notevoli risparmi sui costi di viaggio e il considerevole aumento della produttività sono i principali catalizzatori del cambiamento.
Qualcosa di così semplice e importante come consentire una flessibilità totale e una maggiore produttività. Qualche anno fa abbiamo letto sui media che sia in Spagna che in molti altri Paesi del mondo il numero di telefoni cellulari per abitante era superiore al numero di abitanti.Di recente la stampa ha anche riportato uno studio pubblicato dall’Osservatorio Nazionale per le Telecomunicazioni e la Società dell’Informazione (ONTSI), che conferma che il numero di smartphone rappresenta quasi il 60% dei telefoni cellulari presenti sul mercato. Senza dubbio, questo dimostra il crescente interesse per la mobilità degli utenti. Ecco perché oggi le aziende prendono in considerazione i vantaggi dell’utilizzo di piattaforme di comunicazione unificate (come ad esempio Skype for Business) o prodotti per la collaborazione multipoint (come ad esempio kapp iQ) che permettono di lavorare su tutti i dispositivi mobili proprio come in ufficio. La questione non è dove o come, ma quando.
È vero che guardare uno schermo non è la stessa cosa che guardare negli occhi di un’altra persona, ma ritengo che siano complementari e non incompatibili.
Per esempio, nella mia azienda, come in molte altre, abbiamo più riunioni settimanali e, come la maggior parte dei professionisti, a volte ci incontriamo per affrontare argomenti specifici e alcune volte con persone che non conosciamo, per vendere, collaborare o lavorare a progetti comuni. Per me non ha senso che tutti debbano recarsi in un luogo specifico ogni volta che è necessario un team meeting. Questo incide sui costi, sul tempo investito per spostarsi da un luogo all’altro, sull’avvio del progetto, ecc. Non sempre sono necessari incontri fisici. A volte una riunione virtuale può essere sufficiente, tenuto conto degli ordini del giorno, del tempo e dei costi.
A mio avviso, la cosa più importante è lavorare in modo collaborativo per risolvere problemi specifici o collaborare in un contesto di squadra per sviluppare idee e progetti. I meeting vengono convocati per completare compiti, assegnare incarichi o progetti, discutere idee e/o strategie o prendere decisioni specifiche. Non sono fini a se stessi.
In sintesi, i meeting vengono convocati per essere più produttivi in termini di qualità e quantità, non semplicemente per passare il tempo. È qui che la tecnologia è essenziale. La capacità di vedere, ascoltare, condividere e lavorare contemporaneamente sui contenuti è ciò che rende le aziende più efficienti e quindi molto più competitive.
La tecnologia offre all'utente la possibilità di migliorare le proprie prestazioni
Dipende dallo scopo del meeting. Esistono piattaforme molto potenti e molto economiche, come Skype for Business, che per 1,50 euro al mese per utente consente di avere fino a 1000 partecipanti, indipendentemente dal dispositivo utilizzato o dal fatto che si disponga o meno del software.
Questa è la parte migliore: sono talmente semplici che possono utilizzarle tutti.
Non posso parlare per tutti i brand, ma se guardiamo ad esempio quanto abbiamo detto prima (Skype for Business e kapp iQ), entrambi sono prodotti intuitivi e facili da usare con curve di apprendimento molto brevi.
Skype for Business è una sofisticata piattaforma di comunicazioni unificate (considerate una versione evoluta delle videoconferenze) che offre una combinazione di chat, video HD, audio, contenuti e molto altro. Ma la cosa più importante è che l’utente non deve preoccuparsi di nulla. Skype for Business funziona tramite una semplice applicazione e la sua versione Meeting Room Systems , come quella disponibile presso NH Hotel Group in molte sedi in Europa, è ancora più facile da usare. Il sistema è dotato di rilevatori di presenza che fanno partire tutto quando l’utente entra nella stanza. Una volta acceso, sullo schermo appare un grande pulsante blu che avvia il meeting. E questo è tutto. Letteralmente dieci secondi per iniziare. Con questo sistema, i partecipanti situati in diverse parti del mondo possono vedere e ascoltare tutto ciò che accade nella sala, oltre a vedere, interagire e contribuire ai contenuti presentati.
Nel secondo caso, kapp iQ, si tratta di una superficie collaborativa dove tutti possono vedere, scrivere o salvare i contenuti da qualsiasi dispositivo (mobile o desktop). Questo contenuto viene memorizzato in un’app, in modo da non dover riempire il dispositivo con le immagini delle diapositive. Con kapp iQ, l’utente può portare a casa tutti gli appunti in modo semplice e organizzato.
Guardiamo in faccia la realtà. Non abbiamo tempo libero illimitato per seguire la formazione necessaria per utilizzare ogni nuovo strumento. Se la tecnologia non è facile da usare, gli utenti probabilmente non adotteranno lo strumento e quindi non lo useranno regolarmente.
Non importa quale sia il tipo di meeting. Da un team di vendita che esamina i risultati o stabilisce gli obiettivi, a una sessione di brainstorming, fino a un team creativo che lavora a un nuovo progetto, tutti i meeting sono possibili con questa tecnologia.
