Amanda Thurlow has held various jobs in the events industry for over 10 years. From conceptualization to logistics and marketing, she has been involved in all stages of the event planning process.
Feb 07, 2019
Il mio primo ruolo ufficiale nel settore degli eventi è stato quello di amministratore del team di vendita di eventi della Ricoh Arena, sede del Coventry City Football Club, prima che venisse costruito lo stadio. Il mio ruolo era flessibile, mi occupavo di una grande varietà di incarichi, tra cui la vendita di conferenze, le visite guidate con casco protettivo, la scelta di stoviglie e vasellame, la ricerca di personale, la gestione dell’accoglienza nel giorno dell’inaugurazione e molto altro. In seguito, ho lavorato nel team di vendita dell’Hilton Birmingham Metropole, uno dei più grandi hotel per conferenze delle Midlands, ma ho presto deciso che avrei preferito occuparmi dell’organizzazione di eventi. Ho assunto il ruolo di amministratore di eventi presso un’associazione, passando poi a coordinare mostre e sponsorizzazioni e quindi a organizzare conferenze e seminari. Ho imparato molto dalle persone che mi circondavano e ho anche formalizzato il mio apprendimento attraverso un diploma in gestione di eventi e un certificato professionale CIM in marketing.
Attualmente lavoro a tempo pieno in un’altra associazione come responsabile del coinvolgimento dei soci. Si tratta di un incarico dai vari aspetti, che prevede in parte l’organizzazione di eventi per i soci, da un workshop per 30 persone a una cena celebrativa per 500 persone.
Più recentemente, dopo essere stata molto attiva sui social media per diversi anni, nell’ottobre 2017 ho lanciato un blog www.amandathurlow.com , per condividere le mie esperienze come professionista nel settore degli eventi.In questo sito scrivo di eventi, destinazioni, location per questo settore e altro ancora. Quest’anno sono stata invitata come moderatrice alla conferenza dell’Association of Executives Member Engagement e al The Annual Exchange. Sono stata anche invitata a far parte della giuria della Meeting Industry Association #miaList2018 e sto apprezzando molto queste nuove opportunità.
Durante la mia laurea in Lingua inglese, Letteratura inglese e Drammaturgia, avevo intrapreso un’esperienza lavorativa presso il teatro locale. Ero stata coinvolta dal team nell’organizzazione di un festival artistico all’aperto e mi era piaciuto molto. Negoziavo i prezzi per le casette di servizio in loco, organizzavo grandi forniture d’acqua per appesantire le strutture aeree, partecipavo alle riunioni con le autorità locali per la sicurezza e la chiusura delle strade. Il mio capo mi suggerì di prendere in considerazione l’organizzazione di eventi come professione, perché avevo una predisposizione naturale per questo tipo di cose. Ho lavorato con lui anche ad alcuni festival musicali locali e ho avuto modo di ascoltare i suoi racconti d’inizio carriera sulle conferenze che aveva organizzato. Tutto questo mi ha fatto riflettere sulle opportunità che avevo a disposizione. È stato allora che ho scritto a Compass Group per lavorare alla Ricoh Arena, dato che le notizie locali parlavano del fatto che lo stadio avrebbe incluso una sala espositiva appositamente costruita e strutture per eventi. Sono stata fortunata ad avere questa ispirazione e a poter usufruire di un valido mentore durante i primi anni della mia carriera.
L’organizzazione di eventi è diventata meno stagionale. Quando ho iniziato, l’estate era un periodo tranquillo, in cui si aveva la possibilità di ripulire gli armadi dell’ufficio e archiviare tutte le pratiche. Una volta terminata la stagione, a novembre, e avvicinandosi il Natale, il carico di lavoro si alleggeriva. Ora non è più così. Gli eventi sono a ciclo continuo.
L'organizzazione di eventi è diventata meno stagionale
Nel periodo del crack finanziario, gli eventi sono stati considerati un’opportunità commerciale e questo ha aumentato la loro popolarità tra i dipartimenti o le strutture di organizzazione di eventi non tradizionali. I team di marketing, in particolare, hanno posto maggiore enfasi sugli eventi, riconoscendo il valore degli incontri di marketing diretti.
La concorrenza per le prenotazioni è aumentata, dato che i partecipanti possono scegliere tra un numero sempre maggiore di eventi. Anche le tendenze nelle prenotazioni sono cambiate: ora si tende a prenotare all’ultimo minuto piuttosto che in anticipo, il che aumenta lo stress degli organizzatori di eventi. È necessario un marketing molto più intenso su vari canali. Le aspettative degli organizzatori di eventi sono cambiate di conseguenza.
I partecipanti chiedono più esperienze nell’ambito di un solo evento, e per ottenerne il coinvolgimento, gli organizzatori di eventi devono essere sempre più creativi nell’offerta. Questo significa tenersi al passo con le tendenze del pubblico e del settore e cercare di offrire sempre di più.
Gli strumenti emergenti sono infiniti e in continua evoluzione, dalle piattaforme di programmazione operativa degli eventi più sofisticate alla realtà virtuale, alle app per eventi e all’intelligenza artificiale. Esistono strumenti che vanno a vantaggio dell’organizzatore dell’evento, dei partecipanti e di entrambi. L’altro giorno ho partecipato a un evento in cui si parlava del futuro della blockchain e dei probabili cambiamenti che ne deriveranno per questo settore. Bisogna stare al passo con i cambiamenti.
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I primi passi da fare nell’organizzazione di un evento sono comprenderne gli scopi e gli obiettivi. Tutti gli eventi hanno dei messaggi chiave da trasmettere. Gli eventi di successo trasmettono questi messaggi in modo creativo. Di solito rifletto un po’ sulle mie idee e poi le butto giù in un elenco. Chiedo il parere di altre persone del mio team e considero le risorse disponibili. Questo di solito aiuta a definire le idee più realizzabili.
L’organizzazione di eventi offre così tante sfide che è difficile selezionarne solo una. Per me è una sfida il marketing degli eventi, l’utilizzo di diversi metodi che incentivano la vendita di eventi e il monitoraggio dell’aumento delle prenotazioni. Il tutto esaurito di un evento è molto gratificante, ma anche frustrante: se solo avessi più spazio e potessi vendere più posti!
La maggior soddisfazione è che, qualunque sia la sfida, bisogna trovare un modo per superarla. La capacità nel risolvere i problemi è essenziale per un organizzatore di eventi. Con il tempo e l’esperienza si diventa più abili nell’affrontare le sfide: relatori che rinunciano all’ultimo minuto, soffitti dell’hotel che cedono e allarmi antincendio nel bel mezzo delle sessioni sono state tutte sfide da affrontare sul campo. Ho imparato da ogni situazione e sono stata più preparata ad affrontarla la volta successiva.
Alla fine di un evento che è andato bene, provo una grande soddisfazione. Nonostante tutte le sfide affrontate prima e durante l’evento, si è riusciti a portare a termine il tutto e i partecipanti hanno apprezzato l’esperienza. Essere un organizzatore di eventi è come essere un cigno. Tutte le manovre avvengono sott’acqua, ma ciò che si vede è solo la fluida leggiadria della parte superiore. Ecco perché l’organizzazione di eventi è considerata una tra le professioni più stressanti. È necessario essere sempre al passo con i tempi, ragionare in modo autonomo e trovare soluzioni ai problemi, creando al contempo esperienze impeccabili per i partecipanti.
I KPI variano a seconda degli obiettivi dell’evento. I KPI di un evento dedicato alle vendite sono diversi da quelli di un evento stampa/lancio di un prodotto o di un evento a scopo formativo. Tutti gli eventi dovrebbero comunque raccogliere i feedback dei partecipanti, da considerarsi a mio parere il punto chiave per misurare il successo dell’evento. Le domande poste dovrebbero servire a misurare se l’obiettivo degli eventi è stato raggiunto, al di là di quanto sia stato soddisfacente il catering o la location.
Sempre più aziende si renderanno conto del potere di costruzione di relazioni e comunità dei social media. Molte aziende utilizzano i social media solo per vendere e perdono l’opportunità di interagire con i clienti. I social media costituiscono un modo diretto con il quale è possibile coinvolgere il pubblico in base ai suoi tempi, su argomenti di suo interesse. La tecnologia è in continuo sviluppo e continuerà a offrire modi sempre più innovativi in questo senso.
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Un numero sempre maggiore di aziende inizierà a comprendere i vantaggi della collaborazione con i social media influencer specifici del settore. Sono ambasciatori di questo settore, già attivi nei confronti del loro pubblico. Si possono creare partnership e collaborazioni sia all’interno dei vari settori, a seconda del tema dell’evento, sia all’interno del settore eventi. Anche le differenze tra influencer B2C e B2B diventeranno più chiare. Sebbene il marketing influencer nel settore della moda e della bellezza sia ben consolidato, nel settore B2B e degli eventi è ancora in fase emergente.
La struttura del club EWL è cambiata di recente, quindi il ruolo di presidente regionale non esiste più, ma io sono ancora un ambasciatore del club. Il mio ruolo consiste essenzialmente nel far conoscere il Club EWL, sia attraverso il passaparola che sui social media. Inoltre, interagire con i membri sia di persona che online per contribuire a creare una rete efficace. I cinque consigli principali che condividerei con altri eventprof sono:
Il settore sta già adottando misure per ridurre l’uso delle cannucce di plastica, ma sarebbe opportuno che un numero crescente di eventi aderisse a questa visione. Eventi come il Farnborough International Air Show incoraggiano attivamente i partecipanti a servirsi di borracce riutilizzabili, cosa che si è rivelata positiva all’inizio di quest’anno.
Le misure di sostenibilità sono più realizzabili quando l’intera filiera lavora insieme allo scopo di orientare il comportamento dei partecipanti. Non ho partecipato all’Imex, ma sono a conoscenza delle numerose iniziative messe in atto per compensare le emissioni di anidride carbonica, ridurre gli sprechi alimentari, riciclare e riutilizzare i prodotti avanzati per contribuire alle iniziative delle comunità locali. Nel tempo libero faccio volontariato per un ente di beneficenza a favore dei senzatetto e mi piacerebbe che più enti potessero beneficiare dei rifiuti prodotti durante gli eventi, fermo restando che l’obiettivo principale dovrebbe essere quello di ridurre i rifiuti.
